懂得拒絕才能專注,不讓彼此尷尬的「婉拒四步驟」

懂得拒絕才能專注,不讓彼此尷尬的「婉拒四步驟」
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我們想讓你知道的是

蘋果電腦創辦人賈伯斯曾在接受美國商業週刊訪談時,說過一句話,大意是:「只有學會說不,你才能專注在那些真正重要的事情上。」 這說明了如果要獲得職涯或生活任何層面上的成功,我們不能一昧地say yes,懂得「適當拒絕」是讓我們能專注在真正重要的任務的關鍵之一。

朋友是個平面設計師,原本在一間設計公司做得挺開心的,殊不知上次聚會突然嚷嚷著快受不了了。原來他的部門近期人事調動,團隊調來了個公司資深同仁。那同事總想著要討好主管、好在年底的時候爭取升遷,所以很多不合理的專案都一股腦地答應下來。

「她最喜歡晃過來說:『欸,幫我設計個海報吧!簡單就好,不礙事吧?』但她不知道,海報設計視覺上要突出又協調,需要花上我多少時間?!」朋友嘟囔著:「一次、兩次幫忙,我倒沒什麼,但已經好幾次了!我自己原本的設計都要加班才能完成,好累!」

同桌的朋友都勸他好好拒絕對方、說出自己的難處,不然這樣一直加班也不是辦法。只見他露出更苦惱的表情:「但我一想到她是為了工作請我幫忙,就不好意思拒絕啊!而且想到如果我說『不』,那場景會有多尷尬?」

在職場上,這樣的狀況並不罕見:自己明明已經很忙了,但同事突然有事請你幫忙,我們或許常因為不好意思拒絕,而硬著頭皮答應下來。結果,反而耽誤了自己手上的工作,事後感到懊惱的之餘,可能還會氣自己有些懦弱、為何連一個「不」都說不出口。

如果以上的情況對你來說不陌生,你並不孤單,很多人都是如此。

但拒絕人為何這麼難呢?

身而為人,我們大多需要確定自己有被同儕群體接納,並藉此建立起歸屬感、發展出我們在社會中的身份與階層。因此我們難以拒絕他人,有時是想避免生活中和同儕間的衝突和僵局,並且希望能夠被喜歡的人所接納。

另外,有些時候,我們會想到對方可能會非常失望,而不忍心拒絕。但現實是,我們的精神與體力都是有限的,不可能滿足所有人的需求。

蘋果電腦創辦人賈伯斯(Steve Jobs)曾在接受美國商業週刊訪談時,說過一句話,大意是:「只有學會說不,你才能專注在那些真正重要的事情上。」 這說明了如果要獲得職涯或生活任何層面上的成功,我們不能一昧地say yes,懂得「適當拒絕」是讓我們能專注在真正重要的任務的關鍵之一。那要如何委婉、不讓彼此尷尬的說「不」呢?

這邊提供給有這類困擾的朋友一個「婉拒四步驟」:

第一步:停頓

當對方說出了一個讓你為難的要求,在回應的時候,我們可以運用表情和一些發語詞。比如說露出沈思的表情並且發出「嗯……」的聲音,停頓至少三秒再回答。這時候大部分的人,已經可以隱隱感受到你不是那麼方便、甚至有些困擾。而這樣的開場,也可以讓你有些空檔去思考自己的狀況,並醞釀接下來的台詞。

第二步:讓對方知道你理解他的的處境

倘若你面對的是一個你想跟他維持良好關係的人,而對方平常為人也挺溫和的,只是這個請求來的不是時候。那你可以用更同理的方式,讓他知道你是有思考過他的立場的。比如:「我知道你最近接了很多專案、非常忙碌,也確實需要有個人幫忙設計海報。」或者簡單一句:「我明白你的意思。」然後再接「但是⋯⋯」。

第三步:堅定說出自己的不便

你可以老實說出近期手上需要優先處理的事情,但切記不要帶著抱怨的語氣。如實的說出你的困難,例如:「我最近手上有三個專案在忙,而且最近家人身體不好需要照顧,沒辦法再像以前那樣加班了。」

這個時候大部分的人都應該要知道,你真的沒空幫忙了。

第四步:提供替代解決方案

最後一步,也是讓這個對話能夠比較圓滿結束的步驟是「提供其他意見」。像是:「你可以試看看問其他公司裡的設計師,或者我可以幫你問問看認識的接案設計師!」

若是難度較低的問題,你也可以建議對方:「你可以上網搜尋看看有幾款免費工具,應該可以解決你現在的困難喔!」

用1,2,3,先停頓,理解對方的處境,說出自己的困難,然後提供其他替代方案。這樣你就可以在不失禮貌的前提下拒絕,也讓對方理解你無法幫忙的難處。

也許一開始開口拒絕,我們都會非常緊張。但可以試著每次開口前提醒自己為什麼要拒絕對方。前陣子有本書《努力了多久才可以喊累》上面有句話是這麼寫的:「你體諒別人的為難,只好為難了自己。」當我們答應他人的要求,隱藏成本不僅僅是自己的心力還有與你所珍惜的人相處的時間。為了自己所珍視的人事物,不要氣餒,高明而委婉的拒絕是可以被練習的!

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本文經軒言文創授權轉載,原文發表於此

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航