《OTPR敏捷工作法》:老闆說要做的我都做到啦,為什麼說我績效不好?

《OTPR敏捷工作法》:老闆說要做的我都做到啦,為什麼說我績效不好?
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我們想讓你知道的是

要擺脫這種低價值循環除了靠老闆之外,其實還有其他方法,我們得透過自我回顧與復盤,並讓自己針對現況盡快採取行動才行。

文:游舒帆

目標誤區:錯把手段當目的,與老闆的目標出現嚴重分歧

「這是老闆說要做的,我也都做到啦,但老闆卻說我績效不好。」

員工跟老闆之間總有一條思維上的鴻溝,老闆覺得員工無法站在自己的角度思考,員工心裡也想著老闆為何不把目標交待清楚。

已故哈佛商學院教授西奧多.萊維特(Theodore Levitt)曾說:「人們想買的並不是1/4英吋的鑽孔機,而是牆上1/4英吋的那個孔。」

這句話我相信大家都曾耳聞過,消費者的目的是有個1/4英吋的孔,讓他可以掛上吊鉤或其他擺設,只要能弄出1/4英吋的孔的方法都可以,而用鑽孔機鑽只是其中一種方法。

有篇網路文章提到,有一天公司的CEO交代一位員工去幫他買兩隻螃蟹回來,這位員工聽命行事,到市場去買了兩隻新鮮的紅蟳回來,老闆一看他用菜市場的袋子帶了兩隻紅蟳回來,劈頭就罵這位員工,他要的是大閘蟹,是要送人的。

這位員工覺得自己真的很倒楣,老闆自己沒講清楚,怎麼反過來怪他呢?他摸摸鼻子自認倒楣離開了老闆的辦公室。

老闆此時又叫了另一位員工小陳進他辦公室,交代他去買兩隻大閘蟹,並說明這是要送人的,此外,也要小陳順便買兩瓶洋酒回來。

小陳聽到老闆指示,沒急著動作,而是先問了幾個問題:「老闆,請問需不需要在禮盒上加註任何祝賀詞?如果我買重量重一些的,份量足、誠意夠,您看看這樣是否恰當?」

老闆聽了覺得很有道理,便回:「好,大的好,然後這是要送我岳父的,他非常愛吃大閘蟹,上次我買去送他的他特別喜歡。」

小陳又問:「還是老闆您告訴我上次您買的那家店,我到那邊去買,您岳父如果喜歡上次那間的大閘蟹,這次又能再吃到肯定更開心。」

老闆聽了點點頭,表示沒問題。小陳接著問:「老闆,請問洋酒也是要送給您岳父的嗎?」

老闆說:「那是要給劉董的,上次我們碰過面,你知道的那位,他上次來找我送了我兩瓶酒,我想說要回送一下,你幫我看看哪些酒送人比較恰當,價錢的話,稍微貴一點沒關係,誠意比較重要,要抓個費用的話,那就控制在五萬塊吧。」

小陳說:「好的,我知道附近有間洋酒行,我來處理,那我一樣包裝好寫上祝賀詞,老闆您看這樣是否還有什麼需要交代的。」

老闆想想:「沒有了,你處理得很好。」

像這種案例,在職場上層出不窮,幾乎每天都在發生,像小陳這種人常被其他人評價為「會拍老闆馬屁」,然而實際上他是更懂得如何提問,透過提問將老闆背後的目標識別出來,才不會像前面那位員工一樣,做了許多事,但卻沒有達成老闆的期待。

在工作場合中,請務必把重點放在背後的目標上,才不會總是白做工。

分工誤區:將自己的績效寄託於老闆、同事身上

「如果你的績效沒達成,請問主要的原因是什麼?」

這個問題是我在帶領組織轉型或策略規劃工作坊時很常問的問題,各位也可以猜猜最常見的答案是什麼?

就是「合作部門的配合」。我發現業務部門會說產品部門能準時上線產品,並且還要確保品質;產品部門會說業務部門不要提一些客戶根本不需要的鳥需求;客服部門會說業務部門不要亂接案子、技術部門處理問題的速度要提高;研發部門會說人力資源部門招募速度太慢;人力資源部門則會說行銷部門管理失當、人員流動率太高⋯⋯。

大家都在檢討別人,我以前帶領的研發團隊,在我剛接任時他們是這麼跟我說的:「我們程式品質不好,工作量太大,專業不受尊重,這些都源自於業務部門亂提需求、亂壓時程。」

我問他:「那我們有什麼方法解決這些問題呢?」他頓時語塞說:「其實我也不知道。」

我告訴他:「你能想到哪些是我們改變作法後,對方也非得改變的嗎?把改變的主動權拉回自己身上。」

他告訴我他想不到怎麼做,我告訴他:「如果你覺得對方壓的時間不合理,那無論如何得溝通,如果你覺得他提的需求很爛,那你就反過來提一個更好的。」

他說:「但那是業務部門的責任。」

我說:「不管是誰的責任,當他沒有做好該做的事,受傷害的始終是我們,什麼都不做,那就是繼續受傷害,但如果我們先針對問題解決,得益的也會是我們,你同意嗎?」

當公司成長到一定規模,分工開始複雜,部門與部門間、員工與員工間的溝通變多,大家也都有自己的職責與KPI,運作順暢時就會合作無間,若有問題時就多了可以推卸的對象,但這種工作上的相依性,也成了依賴。

當我的績效過度依賴他人時,其實我是缺乏績效主動性的,對方表現好我就好,表現差我就只能喝西北風。在職場上我們不只要管好上級,還要管好橫向部門,因為上級交辦的任務某種程度就決定了你的價值,而橫向部門則是為你實現價值的夥伴,你們得有相依性,但不能過度依賴。

高能低效:能者多勞,無止盡的低價值循環

「這件事情找James討論一下。」

「那個計畫問一下James的意見。」

「等等找James聊一下。」

公司裡面總有一個叫James的人是大家最愛找的人,最難搞、最繁瑣的工作常會落到這個人身上。他永遠有開不完的會、有喬不完的事、有準備不完的報告,老闆有事會想到他,同事有事也會想到他,這人幾乎沒有一天不忙的。

這人能力很強,但往往在處理一堆鳥事,他擁有核彈級的威力,卻總是在處理步槍等級的問題,只因為他能把這些事情處理得比別人更好。也因為他可以搞定這些問題,所有人都很習慣來找他,他只能被逼得在這種低價值的循環中度過。

他是不懂拒絕嗎?可能是。

他是不了解什麼才是他真正的價值嗎?可能是。

我們可能花了很多時間在解決別人的問題,但卻很少有機會專注於處理自己的問題,很多主管常說:「上班時間都在處理別人的事,只有下班時間才是自己的。」

要擺脫這種低價值循環除了靠老闆之外,其實還有其他方法,我們得透過自我回顧與復盤,並讓自己針對現況盡快採取行動才行。

上述這些問題,是許多職場工作者時常會出現的盲點,也是導致我們在職場上拚命加班卻難以展現價值的關鍵問題。若要解決這些問題,我們似乎有琳瑯滿目的東西得學,商業思維、目標管理、專案管理、時間管理、敏捷思維等等。然而,上述任何一個領域都需要透過長時間的實踐來累積經驗,或許得花上五年、十年,都難以速成。

過去我在職場擔任專業經理人十多年,指導超過500位以上的部屬,從事培訓相關工作乃至於成立商業思維學院的這三年,參與過我的課程或接受過我指導的學生人數也超過5000人。我為了讓大家能普遍性的提高工作績效,除了傳授商業思維外,我也將自己多年來的工作方法加以設計,讓大家有機會借鑒我的經驗加速成長。

相關書摘 ▶《OTPR敏捷工作法》:用「數據」客觀看待自己每週的行程,別讓感覺欺騙了你

書籍介紹

本文摘錄自《OTPR敏捷工作法拿回績效主導權 讓工作做得更快、更好、更有價值(隨書附:OTPR操作手冊)》,時報文化出版

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作者:游舒帆

有效運用OTPR,一個月後你就能感受到明顯的改變,三個月後你會發現自己有長足的進步,只要半年時間你在工作上的主控權會愈來愈大,能創造的價值也相對具體,此時,你就會真正進入高績效人士的行列中!

敏捷工作法立體書封面
Photo Credit: 時報文化

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航


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《國際大風吹|行動講堂》Ep1:氣候變遷引發飢餓浩劫,我們如何即刻救援?

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我們想讓你知道的是

《國際大風吹|行動講堂》直播節目,由李漢威、蔡尚樺聯手主持,與資深媒體人范琪斐對談,帶領觀眾一窺全球正面臨的嚴重氣候變遷、迫切的糧食危機,以及世界展望會在全球各地展開的救援任務。

於5月3日首播的《國際大風吹|行動講堂》直播節目,由李漢威、蔡尚樺聯手主持,與資深媒體人范琪斐對談,除了帶領觀眾一窺全球正面臨的嚴重氣候變遷、迫切的糧食危機,也帶觀眾認識世界展望會在全球各地展開的救援任務,並邀請各界一同付出行動,與世界展望會一起集結眾人之力、力挽狂瀾,守護飢寒交迫的社區家庭與兒童,同時醫治急需挽回的自然環境。

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全球氣候變遷,引發嚴峻糧食危機

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而全球極速暖化、氣候變遷帶來的極端氣象,也引發物種滅絕、蟲媒傳染病、生態系統崩潰、致命熱浪、缺水和農作物減產等後果。事實上,在NASA最新的研究也表示,最快在2030年,氣候變遷就會影響全球玉米和小麥的生產;而這項結論,也呼應了聯合國IPCC發布的《氣候變遷與土地報告》。如果不採取有效的因應措施,到了2050 年,氣候變遷將導致全球糧食產能下降5~30%。

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由於在家庭生計捉襟見肘時,某些脆弱地區的家長,往往將童婚視為撫養子女的唯一辦法;此外,還可能迫使兒童從事危險的勞動工作以協助生計,卻讓他們處於剝削和虐待的嚴重危機。家庭暴力、人口販賣、童婚以及童工問題等,種種暴力不但嚴重影響脆弱兒童的身心狀況,也剝奪了兒童的基本權利與未來前途。

此外,來賓范琪斐也強調,氣候難民、飢餓危機已是現在進行式,且正在擴大蔓延中。當災難發生,首當其衝的是弱勢國家、弱勢人民,以及老弱婦孺等弱勢族群。這些處於社會底層的弱勢兒童,背負著悲慘命運,令人不忍卒睹。然而,除了感到悲痛沈重以外,我們也要知道自己是有能力做出改變行動的人。

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世界展望會人道救援三大策略-緊急回應、調適、減緩

「一個地區的糧倉受到影響,生活在地球村的每一個人都必須共同承擔。」氣候變遷造成的毀滅性後果,迫使流離失所的人數創歷史新高,全球正在與本世紀最嚴重的飢餓危機抗戰,而你我都肩負起一定的責任。

例如:人道救援第一線的世界展望會,總是在第一時間搶救因遭受氣候變遷影響的區域和家庭,並針對緊急程度分別訂定短、中、長期的執行策略,恢復家庭與社區生活的韌性,提升居民災變的應變力與經濟彈性,以及促進兒童的長期福祉與發展。具體來說,世界展望會三大行動策略,包括:

  1. 緊急回應:世界展望會首先提供挽救生命的急迫性服務。例如:供給糧食、臨時居住所、乾净飲用水、簡單醫療設備,以及心理支持。
  2. 調適:世界展望會與當地社區一同尋求能有效減少氣候變遷危害的策略和措施,以事先預防的措施,減少損害、提升韌力,並開發有益當地生計的機會。
  3. 減緩:主要是針對溫室氣體減量,規劃長期措施。例如:透過減少排入大氣中的溫室氣體,或將溫室氣體以吸收儲存的方式,降低大氣中溫室氣體的濃度含量,以推遲、甚至避免氣候變遷發生,降低全球氣候變遷所帶來的衝擊。例如:在世界展望會的宣導下,當地居民改為使用低耗能爐具,取代傳統用大量燒木頭;或是運用生質沼氣煮飯系統,善用農業廢棄物、動物糞便產生沼氣,進而轉化成燃料,減少多於碳排。另外,世界展望會也會幫助地區建設太陽能等再生能源。
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過去十年,世界展望會推行的「自然再生法」(FMNR,farmer-managed natural regeneration)幫助了超過百萬公頃亞非地區再生土地,有600萬人因為FMNR增加農穫,遠離飢餓。

若不立即作出改變行動,災難將迅速蔓延至全球各個角落,別等到發生到我們身上時,才後悔莫及。

為孩子迎戰氣候變遷!飢餓三十救援專線:(02)8195-3005 即刻救援動起來


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關於《國際大風吹|行動講堂》

由《國際大風吹》李漢威、金鐘主持人蔡尚樺聯手主持,每集《國際大風吹|行動講堂》直播節目將邀請重磅來賓,帶大家深入淺出、探討急需人們重視的國際議題,並呼籲各界付出實際行動,向需要幫助的人伸出援手,展開即刻救援。


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