從兩篇論文看如何提升「遠距工作」的品質與效率?

從兩篇論文看如何提升「遠距工作」的品質與效率?
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我們想讓你知道的是

人們究竟該不該選擇遠距工作呢?又該如何才能促進自己遠距工作的效率呢?

WFH(Work From Home,屬於遠距工作telework的一種)在疫情的蔓延下興起,然而我們真的適合遠距工作嗎?又該如何提升遠距工作的效率?接下來我會透過兩篇論文的分享,帶你看看怎麼樣科學地提升遠距工作的品質。

對比傳統工作者,有研究指出遠距工作者會更容易滿意自己的生活,且能更有效率。然而,也因為做事被看見的程度降低了,遠距工作者也面臨了在升遷上的不易。人們究竟該不該選擇遠距工作呢?又該如何才能促進自己遠距工作的效率呢?

立陶宛的學者發表的一篇研究中,提出數個相關因素作為變數,探討何者是遠距工作最重要的因子。這些相關因素包括:

  1. 可以從家中獲得工作所需文件的可能性
  2. 在最有生產力時工作的可能性
  3. 長官的信任
  4. 長官的支持
  5. 減少與同事的溝通
  6. 要照顧家人的可能性
  7. 生病時在家工作的可能性
  8. 節省通勤開銷的可能性
  9. 在家工作的適合度

這篇論文針以遠距工作上的四個面向作為結果來討論,總結說來,「家中作為遠距工作的適合度」,也就是環境狀況(溫度、噪音、人體工學是等)會是每個結果都會有的主要決定點。

除了共有的環境狀況外,其他面向也各有專屬的影響因子──

整體滿意度(是否滿意遠距工作):

  • 生病能否在家上班,也就是對於自己狀況調整的彈性。
  • 監督者對自己遠距工作的信任,監督者有沒有讓遠距工作者「感受到」被信任,還是會一直盯著、要寫工作記錄等。

遠距工作的優勢(有看到遠距工作的帶來的好處):

  • 可以少掉跟同事的不必要溝通、冗會,因為每次的討論可以著重在該專注的項目。
  • 能在最有生產裡的時間工作,可以自由調整哪項工作要在何時完成。

發展機會與前景(遠距工作會讓自己感到更有未來):

  • 關於這一點,關鍵要素會是監督者是否支持。如果上司是支持的,並不是因為公司政策、突發狀況而讓下屬、夥伴不得不遠距,而是真的覺得遠距能合乎價值、帶給彼此效益,這樣得到監督者的支持,會對於遠距工作者,帶來「未來仍能有發展」的深刻感受。

生產力(遠距工作讓我更有產能與產量):

  • 如何減少跟同事不必要的溝通,相對來說能提升單位時間的溝通效率,並能有更多時間進行生產。
  • 另外有個很有趣的點,是「要照顧家人的機率」。如果遠距工作讓你得時不時回應家中長輩的要求(該吃飯了!)或是要時不時顧小孩、甚至是貓狗跑來打亂,都會讓自評生產力有所降低。

其他沒有上榜、不過仍執得一提的是,論文中提到家中小孩的數量會減少工作的滿意度,以及遠距工作者有沒有在辦公室工作的選擇權,是被逼迫遠距,還是辦公室文化開放遠距工作。還有統計上,較年長的工作者也會較不適應遠距工作,因為在溝通工具與習慣上較難調整。

要怎麼樣提升遠距工作效率?

一、創造任務的多元性

另一篇密西根大學的經典論文〈Assessing Job Design and the Nature of Work〉有提到這樣的環境,有哪些重要的因素,這邊取其結果各分類中最重要的一項:創造任務的多元性。

我們的大腦喜歡新東西,而找到自己適合任務多樣性的Pattern,能協助提升遠距工作的效率。多樣性的分類法,舉例來說可以用輸入、整理與輸出來簡單區分,搜集訊息等輸入可以集中一塊時間;整理內容、安排時間等喬事情的可以一個區壞;回覆信件等產出事項集中一塊。

二、增加資訊的處理能力

在遠距工作時,資訊會如潮水般湧入,哪些要優先處理與怎麼處理等,都是相當值得每一個人探索並設計自己的方案。

舉例來說,集中在每天早上看臉書與新聞;每收到一個新訊息、新消息後,丟入個暫存區,安排時間處理這些暫留事項。更細部的技巧可以參考GTD,或是子彈筆記都很合適。

三、提升社交上的的支持

在遠距工作時,我們會減少非必要的溝通,因為每一個溝通都是需要喬時間、喬耳機;甚至最簡單的互動,也都多了「聽到鈴聲、按下接聽鍵」這樣的動作。這一層的認知消耗,使遠距工作者會減少很多跟人互動、哈拉與相處的機會。

反過來說,遠距工作中如何建立合適的對話、垃圾話與神奇想法的溝通管道,也是很重要的關鍵。

四、人因工程考量很重要,讓自己的環境舒適

舉凡螢幕大小、燈光亮度、座椅舒適度、姿勢正確度甚至到廁所位置等等,都屬於人因工程的範疇。如果把自己遠距工作的環境,打造成在上方待久一點也不會不舒服的話,大多數人都不會想拒絕方便場域。(更多人因工程的注意事項

五、觀察自己如何會更滿意

遠距工作只是工作型態的一種,儘管在疫情下我們得試著學習這樣的方式,然而重點是找到自己真的適合、滿意的人生。

要怎麼找到?首先很重要的一點,是要先知道自己對什麼滿意,會想追尋什麼;又或是對什麼不滿意、不想靠近什麼,都會是很好的起始點。

心態上,我們怎麼面對遠距工作?

關於遠距工作,最重要的不是在出現變化(如疫情)時重新學習新的工作方式或工具,而是試著在變化來臨且需要調整時,讓新工具、新方法能輔助我們想要的生活模式。

工具和方法其實都不是重點,重點是我們想怎樣生活。當我們不再專注於「如何學新東西」,而是「專注於創造我們渴望的生活型態」。那麼自然而然,我們便能學會如何用適合的工具和方法,來過上理想生活。

本文經George Chan授權轉載,原文刊載於此

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航