改變字體、製作表格、追蹤修訂⋯⋯這些「文書軟體」相關的英文怎麼說?

改變字體、製作表格、追蹤修訂⋯⋯這些「文書軟體」相關的英文怎麼說?
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我們想讓你知道的是

使用文書軟體時,我們有時會製作表格、增加行距、追蹤修訂等等,一起用英文聊聊常見的文書軟體功能吧!

文:April Lu

無論是就學還是就業,不可或缺的其中一項基本能力就是文書軟體的操作,像是如何使用追蹤修訂等等,那就一起來用英文聊聊常見的文書軟體功能吧!

Bob的弟弟Jimmy今年剛升國中,第一次要用電腦文書軟體寫作業,身為好哥哥代表的Bob義不容辭出手教弟弟。先學會以下三個關於電腦文書軟體的常見字詞,然後一起參與他的教學過程吧!

change the font 改變字體

font為名詞,意思是「字體」,change the font即為「改變字體」。補充:font size(字體大小)、font style(字體風格)。

I didn’t like any of the default fonts in Word so I downloaded a new one

我不喜歡Word的預設字體所以就下載了一個新的。

AutoSave(n.)自動存取

AutoSave為Microsoft系列軟體的一項功能,由automatically(自動地)和save(存取;儲存)兩字組成,指的即是「自動存取」功能。

Bob always turns on AutoSave when he opens a new Word file.

Bob 每開啟一個新的Word檔案,一定都會打開自動存取功能。

make a table 製作表格

這裡的table指的並不是「桌子」,而是「表格」,因此make a table指的也不是「製作一張桌子」,而是「製作表格」。表格中,橫排的「列」稱為row,直排的「欄」則是column。

Jimmy made a three-by-three table.

Jimmy做了一個三列、三欄的表格。

Bob的教學開始了!

Bob: Don’t worry, Jimmy, I’ll help you. What is the title of your homework?
Bob:別擔心,Jimmy,我會幫你。作業的標題是什麼?

Jimmy: Um… “The Most Unforgettable Summer.”
Jimmy:嗯…「最難忘的暑假」。

Bob: Very well, then first you type the title right here at the start …
Bob:很好,那麼你先在最一開始這裡打上標題…

Jimmy:(typing)This font looks terrible!
Jimmy:(打字)這字體也太醜!

Bob: If you want to change the font, just click here. There’s plenty of others to choose from.
Bob:如果你想改變字體,只要點選這裡就有很多其他字體可以選。

Jimmy:(clicking)Much better!
Jimmy:(點選)好多了!

Bob: Alright, and before you start, you better turn on AutoSave so that you won’t lose anything.
Bob:好,在你開始前,你最好先開啟自動存取,這樣你才不會遺失檔案。

Jimmy: What’s AutoSave?
Jimmy:什麼是自動存取?

Bob: It saves your file automatically. Hence the name “AutoSave.”
Bob:它會自動幫你儲存檔案,所以才叫「自動存取」。

Jimmy: I see… And how do I make a table? I want to have a table at the beginning.
Jimmy:我懂了…還有我要怎麼製作表格?我想要在一開頭放個表格。

Bob: That’s simple. Click here. How many rows and columns do you want?
Bob:很簡單。點這裡。你要多少列、多少欄?

Jimmy自己也很有想法呢!接著學習以下三個關於文書處理的英文字詞吧!

line spacing(n.)行距

space意指「空間」,line spacing指的即是the space between each line,也就是「行間的空間;行距」。補充:動詞double-space意思是「使擁有兩倍行高」。

My friend suggested that I double-space my essay, but my teacher wouldn’t allow us to change the line spacing.

我朋友建議我把報告調成兩倍行高,但我的老師不允許我們改變行距。

footnotes 註腳

footnotes意思為「註腳」,常搭配insert這個動詞,意指「安插;插入」,例如:insert an image(插入圖片)。

Footnotes are included in the word count.

這字數涵蓋註腳內容。

track changes(n.)追蹤修訂

track意指「追蹤;記錄」,change表示「更動;修改;修訂」,track changes指的即是文書軟體的「追蹤修訂」功能。Google文件的「追蹤修訂」功能則是稱為suggesting(建議操作)。

Jimmy used track changes to edit Michael’s essay.

Jimmy用追蹤修訂來編輯Michael的論文。

單字都記好了嗎?開始囉!

(An hour later)
(一小時後)

Jimmy: Look! I’ve written 500 words!
Jimmy:你看!我完成了五百字!

Bob: Great! Oh wait, you said that your teacher will check it online and send it back to you, right?
Bob:太棒了!噢等等,你說你的老師會在線上改好然後寄給你,對吧?

Jimmy: Yeah, so?
Jimmy:對啊,怎麼了?

Bob: I would suggest changing the line spacing to 1.5. This will make it easier to read.
Bob:我建議你把行高調成 1.5 倍,會比較好讀。

Jimmy: Okay.
Jimmy:好。

Bob: And what are these brackets about? There’re so many!
Bob:還有這些括號是幹嘛的?有好多!

Jimmy: Oh, it’s because I want to add some supplementary information.
Jimmy:喔,那是因為我想補充說明。

Bob: Maybe you should put those pieces of extra information in footnotes. Click here, and and you can insert footnotes.
Bob:或許你可以把它們挪到註腳。點這裡就可以插入註腳。

(15 minutes later)
(15 分鐘後)

Jimmy: All done!
Jimmy:都完成了!

Bob: Good job! Now you could send it to your teacher. I assume she’ll use track changes to check your homework and leave some comments.
Bob:很棒!現在可以寄給你老師了。我想她應該會用追蹤修訂改作業、寫評論。

Jimmy: What’s that?
Jimmy:那是什麼?

Jimmy真是認真!以上提到的文書作業功能都很常見,下次遇到外國同事或同學就知道怎麼用英文說明囉!

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本文經VoiceTube看影片學英語授權刊登,原文發表於此

責任編輯:游家權
核稿編輯:翁世航