《組織再進化》：討厭卻又戒不掉！企業不只會議太多，根本會議成癮

文：亞倫．迪格南

開會還是不開會？這問題糾纏每個發自內心討厭開會的人，我們眼看開會成效不彰，也許──只是也許──根本沒必要開什麼會。綜觀許多文化，許多世紀，人們會團聚圍坐在火邊，現在沒理由認為我們已然進化到超越這個需求，但會議確實氾濫成災，遠遠超乎合適的程度。

平均來說，上班族每個月要開62場會，而且認為半數以上是浪費時間。在美國，不必要的會議導致370億美元的薪資損失。企業不只會議太多，根本會議成癮，行事曆上不見天日，放眼盡是一場接一場會議。彷彿無論是需要資訊、決策或意見回饋，反正開會就對了。

大家討厭開會，卻戒不掉，因為沒有別種方法能做事。軟體服務供應商Salesforce主管阿夫沙（Vala Afshar）的推特發文巧妙點出開會文化的諷刺之處：「你可能必須請上級同意一筆500美元的開支……找來20個人，開了一小時的會，卻沒人注意這件事。」

另一方面，新科技興起，熟悉的人能善用科技從不同時空溝通協調。有些團隊採用Slack等通訊應用程式，減少24％的開會時間。有些公司更猛，實在受不了開會，索性完全禁掉，認為浪費時間且毫無必要。

我們只有這些選擇嗎？要不就把煩透了的會開好開滿，要不就半個會都不開？皮克斯動畫工作室的「智囊團會議」（Braintrust）是另一條路。皮克斯善用這種獨創的開會方法，19部片奪得首週票房冠軍，15部片抱得奧斯卡獎，爛番茄分數平均為88.5％。

智囊團會議的概念很簡單，不管片子還在什麼狀況，先在皮克斯最資深的導演、編劇和故事師等面前播放，然後是兩小時的自由討論，形式不拘，作家史考特（Kim Scott）稱這段意見回饋時間為真心話大放送。大家把自我擺在門外，針鋒相對，直言不諱，流彈四射，但不是針對個人，只是使盡全力要讓片子更好。

皮克斯的共同創辦人暨總裁卡特莫爾（Ed Catmull）說：「電影──而不是電影製作人──被放在顯微鏡底下觀看。」

智囊團會議和傳統會議還有另一點不同。智囊團會議沒有實權。會議目標不見得是解決問題，而是看見問題，追溯根源，提出意見，讓創意團隊能著手調整，最終由導演決定修改方向。「我們並不希望由智囊團會議替導演解決問題，原因在於我們的解方恐怕不會比導演和創意團隊來得更好。」在智囊團會議結束後，團隊能把片子看得更清楚，好好發掘其中的美好。

無論我們喜不喜歡開會，會議若是開得好，比其他任何溝通方式的頻寬更大──即每秒有更多資訊。當大家齊聚一堂，不只耳聽別人怎麼說，還能眼觀與感應肢體語言、情緒和氣場，自己的鏡像神經元跟著活躍。我們可以握手，可以呼吸相同的空氣，可以肩並肩。

連以遠距工作聞名的公司，例如自動網頁程式設計公司（Automattic，知名產品為免費部落格軟體 WordPress）、吉特實驗室網路公司（GitLab）和貝斯肯軟體公司等，也會定期召開全球會議。

人類在100萬年間演化出的諸般特性，並不因為視訊會議的發明就煙消雲散。如果我們想建立信任，想分享意念，想熱切合作……終究得聚在一起。

思考挑戰

狀態更新之死。在我工作上遇到的會議中，有一種相當常見卻成效很糟，那就是團隊向上級說明工作進度，換取意見回饋或祝福打氣。許多高階主管認為，這種狀態更新至關重要，是掌握多個專案的最佳方法。然而這樣聚在一起給「真知灼見」其實弊大於利。

首先，上級通常缺乏對錯綜工作內容的通盤了解，不甚進入狀況，要不就問出天真的問題，要不就給出不負責任的建議。狀態更新是在找麻煩，開會前夕或許又有變動，先前耗費多時的準備形同浪費。

此外，你大概能想見，這類會議淪為膨風的表演，各團隊當作表現的舞台，過度準備，平均每週花四小時做登場準備。替代做法則遠遠簡單得多，上級可以選擇加入團隊，成為工作流的一部分，不然就在專案開始或團隊要求時加入建議流程。我的一位同仁愛說：「狀態就活在軟體裡吧。」真是至理名言。

一對一之樂。員工喜歡的是每一或兩週跟主管一對一會面。多數主管會語帶驕傲地說，他們很常直接聽職員彙報，「這是他們的時間」。我們身為主管是在為員工服務，對吧？

的確。但我有個也許會令你意外的發現：一對一會面常用來處理暗藏的組織失能。當人員缺乏決策權，一對一會面成為唯一推動事情往前進的機制。當人員沒辦法化解衝突，一對一會面成為政治角力的舞台。

好的一對一會面能提供意見回饋、教學指導、加深關係，雙方有機會在工作上攜手努力，但如果你發現一對一會面變成是用來處理其他未解的需求，不妨開門見山，請員工開誠布公聊一聊。

治理。這些年來，公司治理變成在強調順從和規避風險，我們忘記真正的管理來自參與和所有權，而非恐懼。簡單來說，如果我們希望組織學習與調整，希望大家奉公守法，那就需要用分散式機制來引導和改變組織。

一個做法是鼓勵各團隊每月開治理會議，目標是人人有機會發表意見，提出團隊的架構、策略、資源……任何方面能做何改變，以期協助公司追尋宗旨。如今全球成千上萬家公司正靠全員參與制、全體共治和其他方法做這件事。你不妨想像公司裡的所有團隊持續精進，改造產品、服務，甚至公司本身。

Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

會議的實行