《組織再進化》:討厭卻又戒不掉!企業不只會議太多,根本會議成癮

《組織再進化》:討厭卻又戒不掉!企業不只會議太多,根本會議成癮
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我們想讓你知道的是

在美國,不必要的會議導致370億美元的薪資損失。企業不只會議太多,根本會議成癮,行事曆上不見天日,放眼盡是一場接一場會議。

文:亞倫.迪格南

開會還是不開會?這問題糾纏每個發自內心討厭開會的人,我們眼看開會成效不彰,也許──只是也許──根本沒必要開什麼會。綜觀許多文化,許多世紀,人們會團聚圍坐在火邊,現在沒理由認為我們已然進化到超越這個需求,但會議確實氾濫成災,遠遠超乎合適的程度。

平均來說,上班族每個月要開62場會,而且認為半數以上是浪費時間。在美國,不必要的會議導致370億美元的薪資損失。企業不只會議太多,根本會議成癮,行事曆上不見天日,放眼盡是一場接一場會議。彷彿無論是需要資訊、決策或意見回饋,反正開會就對了。

大家討厭開會,卻戒不掉,因為沒有別種方法能做事。軟體服務供應商Salesforce主管阿夫沙(Vala Afshar)的推特發文巧妙點出開會文化的諷刺之處:「你可能必須請上級同意一筆500美元的開支……找來20個人,開了一小時的會,卻沒人注意這件事。」

另一方面,新科技興起,熟悉的人能善用科技從不同時空溝通協調。有些團隊採用Slack等通訊應用程式,減少24%的開會時間。有些公司更猛,實在受不了開會,索性完全禁掉,認為浪費時間且毫無必要。

我們只有這些選擇嗎?要不就把煩透了的會開好開滿,要不就半個會都不開?皮克斯動畫工作室的「智囊團會議」(Braintrust)是另一條路。皮克斯善用這種獨創的開會方法,19部片奪得首週票房冠軍,15部片抱得奧斯卡獎,爛番茄分數平均為88.5%。

智囊團會議的概念很簡單,不管片子還在什麼狀況,先在皮克斯最資深的導演、編劇和故事師等面前播放,然後是兩小時的自由討論,形式不拘,作家史考特(Kim Scott)稱這段意見回饋時間為真心話大放送。大家把自我擺在門外,針鋒相對,直言不諱,流彈四射,但不是針對個人,只是使盡全力要讓片子更好。

皮克斯的共同創辦人暨總裁卡特莫爾(Ed Catmull)說:「電影──而不是電影製作人──被放在顯微鏡底下觀看。」

智囊團會議和傳統會議還有另一點不同。智囊團會議沒有實權。會議目標不見得是解決問題,而是看見問題,追溯根源,提出意見,讓創意團隊能著手調整,最終由導演決定修改方向。「我們並不希望由智囊團會議替導演解決問題,原因在於我們的解方恐怕不會比導演和創意團隊來得更好。」在智囊團會議結束後,團隊能把片子看得更清楚,好好發掘其中的美好。

無論我們喜不喜歡開會,會議若是開得好,比其他任何溝通方式的頻寬更大──即每秒有更多資訊。當大家齊聚一堂,不只耳聽別人怎麼說,還能眼觀與感應肢體語言、情緒和氣場,自己的鏡像神經元跟著活躍。我們可以握手,可以呼吸相同的空氣,可以肩並肩。

連以遠距工作聞名的公司,例如自動網頁程式設計公司(Automattic,知名產品為免費部落格軟體 WordPress)、吉特實驗室網路公司(GitLab)和貝斯肯軟體公司等,也會定期召開全球會議。

人類在100萬年間演化出的諸般特性,並不因為視訊會議的發明就煙消雲散。如果我們想建立信任,想分享意念,想熱切合作……終究得聚在一起。

思考挑戰

狀態更新之死。在我工作上遇到的會議中,有一種相當常見卻成效很糟,那就是團隊向上級說明工作進度,換取意見回饋或祝福打氣。許多高階主管認為,這種狀態更新至關重要,是掌握多個專案的最佳方法。然而這樣聚在一起給「真知灼見」其實弊大於利。

首先,上級通常缺乏對錯綜工作內容的通盤了解,不甚進入狀況,要不就問出天真的問題,要不就給出不負責任的建議。狀態更新是在找麻煩,開會前夕或許又有變動,先前耗費多時的準備形同浪費。

此外,你大概能想見,這類會議淪為膨風的表演,各團隊當作表現的舞台,過度準備,平均每週花四小時做登場準備。替代做法則遠遠簡單得多,上級可以選擇加入團隊,成為工作流的一部分,不然就在專案開始或團隊要求時加入建議流程。我的一位同仁愛說:「狀態就活在軟體裡吧。」真是至理名言。

一對一之樂。員工喜歡的是每一或兩週跟主管一對一會面。多數主管會語帶驕傲地說,他們很常直接聽職員彙報,「這是他們的時間」。我們身為主管是在為員工服務,對吧?

的確。但我有個也許會令你意外的發現:一對一會面常用來處理暗藏的組織失能。當人員缺乏決策權,一對一會面成為唯一推動事情往前進的機制。當人員沒辦法化解衝突,一對一會面成為政治角力的舞台。

好的一對一會面能提供意見回饋、教學指導、加深關係,雙方有機會在工作上攜手努力,但如果你發現一對一會面變成是用來處理其他未解的需求,不妨開門見山,請員工開誠布公聊一聊。

治理。這些年來,公司治理變成在強調順從和規避風險,我們忘記真正的管理來自參與和所有權,而非恐懼。簡單來說,如果我們希望組織學習與調整,希望大家奉公守法,那就需要用分散式機制來引導和改變組織。

一個做法是鼓勵各團隊每月開治理會議,目標是人人有機會發表意見,提出團隊的架構、策略、資源……任何方面能做何改變,以期協助公司追尋宗旨。如今全球成千上萬家公司正靠全員參與制、全體共治和其他方法做這件事。你不妨想像公司裡的所有團隊持續精進,改造產品、服務,甚至公司本身。

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會議的實行