《組織再進化》:公司「官僚體制」的代價,就是買包衛生紙都得等180天

《組織再進化》:公司「官僚體制」的代價,就是買包衛生紙都得等180天
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我們想讓你知道的是

組織負債極常源自膝反射般的反應。每當有事情出錯,我們立刻提出某個職位、規定或程序,以期避免日後重蹈覆轍。這樣子過了十幾二十年,原本只有一個步驟的程序愈長愈大,變成足足有20個步驟。

文:亞倫.迪格南

官僚體制的代價

根據某間聯邦所屬企業的員工表示,購買廁所用品需要六個月前置時間,你得先提出申請,取得問題評估報告書,然後提出辦理申請,由採購工程組核可採購作業,他們會聯絡供應商以確保按表進行,並確保所用的產品符合監管要求。如果你運氣不賴的話,180天後就能拿到你的衛生紙啦。

我們稱這種現象為:官僚體制。多數人一聽到這個詞就想到繁文縟節與效率低落。相較於科學管理的「單一最佳方式」,官僚體制反而像是在找出單一最差方式──步驟最多,所耗人力最多,浪費的時間也最多。

「官僚」(bureaucracy)這個單字源自「bureau」(法文的「辦公桌」)加上「-kratia」(希臘文的「權力」或「統治」),所以原義還真的是在辦公桌後管理,講起來沒什麼問題。

倫敦商學院教授哈默爾(Gary Hamel)設法計算我們所失去的時間與精力,向官僚體制宣戰。他與論文共同作者薩尼尼(Michele Zanini)進行大規模的勞動力分析,指出在美國約2380萬個管理職當中,大概有半數非屬必要。

他們留意到一波新公司(其中許多家有出現於本書中),這些公司把主管對上職員的比例砍半,但表現蒸蒸日上。如果其他各家公司有樣學樣,1250萬個主管能空出雙手去做其他更具績效的事情。

除了管理階層的浪費之外,美國勞工每週總共花了7億1000萬小時在內部遵循事務(compliance activity)上,例如編預算和計畫,這占了他們工作時數的16%。然而根據預估,將近半數的內部遵循事務不具價值。換言之,官僚體制等於每年浪費900萬名勞工的產能,而這齣戲碼仍在持續上演。

加總起來,等於2150萬個員工遠未發揮潛能。若每位員工是從事有附加價值、經調整平均每年為14萬1000美元GDP的工作,則可以替美國經濟增加三兆美元的產值。我把這個數字的每個零都完整寫出來吧:$3,000,000,000,000。如果你是放眼國際的人,研究指出海外的浪費金額為5兆4000億美元。這就是官僚體制的代價,是組織的隱藏負債,我們每天都得支付利息。

組織負債

如果你的公司欠錢,你會很清楚。財務負債不可等閒視之,如果沒處理好,公司就破產了。如果你在開發軟體,你或許也有科技負債,亦即為了在程式碼上抄近路所付的錢。不過還有另一種負債遠遠未獲留意,卻足以完全摧毀你公司的文化,那就是組織負債(organizational debt)。

布蘭克(Steve Blank)是精實創業運動的先驅,當初把組織負債定義為:「新創公司在初期階段為求『有做出來就好』,而在公司人事/文化上做的妥協。」創業者缺乏時間、資源或意願去做困難的事,於是先不擬定員工訓練和入職培訓等重要規劃,或是讓人員繼續長期待在不適任的職位。

然而組織負債遠遠不只如此;不僅新創公司面臨組織負債,我想連成熟的大企業都同受其累。根據我的定義,組織負債是任何不再適用的組織架構或政策。依此定義,組織負債可謂各形各色,層出不窮。

組織負債極常源自膝反射般的反應。每當有事情出錯,我們立刻提出某個職位、規定或程序,以期避免日後重蹈覆轍。這樣子過了十幾二十年,原本只有一個步驟的程序愈長愈大,變成足足有20個步驟,不然就是五個不同程序互相錯綜交纏,一個簡單的決定需由10個主管批准,諸如此類,愈演愈烈。

事情愈搞愈複雜,風險隨之提高,所以我們只好變出新的規則和職位加以因應,亦即設立各專案管理辦公室。我們想建立秩序,卻適得其反,換來上千條愚蠢規則與失序,無法因應外界變化。

組織負債也常源自改變。在這個世界,我們的角色、規定和程序隨時唯恐過時,起初也許完美適用,現在卻完全扯後腿。此外,由於我們變得更常換工作,很多規定或做法當初出現時,我們人還不在其位。

愈來愈多人開這個大家都討厭的月會?這就是負債。用去年的預算當作今年預算的基線?這就是負債。公司規定員工不能在社群媒體上提工作的事情?這就是負債。我們務必得問:「如果能從零開始,我們會怎麼做?」如果不是現在這個做法,可該改了。

重點在於:為了避免組織負債的陷阱,我們需要經常留意,多加簡化。我們訂的職位、規定和程序需要很靈活,與時俱進。可惜官僚體制不僅造成組織負債,還阻礙我們的因應。組織負債加劇官僚體制,官僚體制保護組織負債,真是令人頭疼的一對拍檔。

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書籍介紹

本文摘錄自《組織再進化:優化公司體制和員工效率的雙贏提案》,時報文化出版

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作者:亞倫.迪格南
譯者:林力敏

是什麼讓公司無法實現目標?又是什麼讓你無法發揮最好的工作表現?決策瓶頸、官僚主義、留不住人才、超負荷的會議和信件。們的組織壞掉了,但我們可以修好它。

迪格南曾幫助微軟、嬌生、嘉信理財、Airbnb等客戶徹底改造了他們的作業系統,取得非凡的成功。根據多年來的轉型顧問經驗,他提出未來世界的理想公司新型態──「進化型組織」。

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Photo Credit: 時報文化

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航


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