《不見面的說話練習》:別再講話講一半!要客氣但「動機」更重要

《不見面的說話練習》:別再講話講一半!要客氣但「動機」更重要
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我們想讓你知道的是

習慣把話分成「兩段」表達的人,通常是「怕打擾了別人的客氣行為」,但衷心建議:「一段」講完即可,對方聽起來才不會狐疑,也更了解你的意思。

文:王介安

話不要說一半

現代人有個有趣的溝通方式,就是只留言提問,但並沒有把動機講出來:

「明天你會在公司嗎?」

「今天晚上你有空嗎?」

「下了班要直接回家嗎?」

「待會兒你會很忙嗎?」⋯⋯

這一切聽起來就是,他想跟我們約時間見面,或想找我們協助某些事,但沒把動機講出來,聽到的人只會有個:「?」

也只能回覆:「什麼事嗎?」心裡面的OS是:「什麼事說吧!」這樣的感覺不太好。

習慣把話分成「兩段」表達的人,通常是「怕打擾了別人的客氣行為」,但衷心建議:「一段」講完即可,對方聽起來才不會狐疑,也更了解你的意思。

下次請直接這樣留言吧!

「明天你會在公司嗎?如果你在的話,我想去跟你討論訂單的事。」

「今天晚上你有空嗎?如果有空的話,想找你一起吃飯。」

「下了班要直接回家嗎?如果你要直接回家的話,請你幫我買個便當。」

「待會兒你會很忙嗎?如果不忙的話,想請你幫我一件事。」

所以,請別再講話講一半!要客氣,也要有動機,很重要。

另外,有些人習慣用傳送鍵當成逗號,訊息就會分成好幾句傳出去。人們在接受訊息的過程的心理感受,會因為看到的內容而影響自己的觀點。在接受訊息的第一時間會產生一種情緒反應,在第二時間又會有另外一種情緒反應。

比方說,你發出了一個訊息對接收者來說,不是愉快的事,他已經在第一時間產生不好的情緒,然後你又斷斷續續地針對同一個事件發許多話語,分句傳送只會讓他不好的情緒更加乘。

分段發話,有時候還會讓接收者心情產生三溫暖的狀態。一個真實的個案是這樣的,主管發了一個訊息給員工:「今天上午你面對客戶處理的事,讓客戶非常不高興。」員工看到了,想說,糟了!又要被數落了!第二句話發來了:「這個客戶常常就是這樣子,情緒很不穩定,你也別放在心上。」員工心想,天哪,嚇死人了!

所以,請把該講的話全部寫完,再發送出去吧!

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關於已讀不回:造成不必要的誤會與猜疑

在人與人相處的過程當中,很常遇到的一個情況是,對方說了,你沒有回應。對方就認為你明白了、你了解了,甚至你接受了。這是一個非常恐怖的現象,因為你並沒有把你真正的認知講出來,對方也不知道你在想什麼,對方只會用他的理解來解讀(猜測)這件事。最後,這樣一廂情願的情況出現之後,你再來解釋,再來收拾,都來不及了,甚至引來雙方爭論不休,還不歡而散。

收到和理解,在訊息發送的過程當中,絕對是兩回事。所以,請千萬不要再已讀不回!總有些人會認為,我說了,你就應該要了解。如果在第一時間,沒辦法回覆對方的訊息,至少你應該回覆說:「收到了,我會想一下。」或是:「收到了,我現在還在忙,待會兒再回你。」否則,寧願別讀取!

工作群組注意事項

在通訊軟體這麼發達的今天,這種「單向傳遞」的方式,造就出太多的誤解,不得不謹慎處理。尤其是許多團隊會有通訊的「群組」,當有些人發起討論,可能已經討論到第三件事,但是你對於第二件事情有意見,你突然插進來回過頭討論第二件事,其他的人會覺得錯愕,一時之間討論會全部亂掉,還有可能會讓人覺得,你到底有沒有進入狀況啊?!

在我們做的職場訊息傳遞研究當中,我們會建議「群組」溝通的方式,是以「傳遞工作內容」或「分享工作進度」為主,不要「討論工作內容」,關於討論、協調、溝通,請直接開會討論,電話會議、視訊會議、見面會議都行,效能是最高的。

倘若在群組裡面討論,你一言、我一語,有些時候你看了一下大家討論的內容,認為這個工作項目和你無關,就沒特別注意,後來大家話鋒一轉,談到了屬於你的工作,但你卻完全忽略了,最後工作出錯,那你就成了那個忽略訊息的冤大頭!

書籍介紹

本文摘錄自《不見面的說話練習:只用手機、簡訊與視訊,也會成就三分情的厲害溝通術》,大田出版

作者:王介安

當全世界正式進入「遠距」工作模式,當「遠距溝通」成為全球主流,只能面對鏡頭與麥克風的你,要如何說話與溝通才能發揮職場效能?只能透過群組報告工作和說明自己的創意,要如何表達才能取得信賴成就業績?

王介安堪稱是媒體、主持、配音、廣告、行銷等多領域的「說話教主」,目前專注口語傳播教學,第一線接觸各行各業在「遠距溝通」的無助與困擾,完全理解無法達到「見面三分情」的核心與問題所在。

他針對不見面溝通的影響力、延伸力、控制力、表演力、文字力,透過實際案例,精準分析,設計練習題,讓你一步一步累積自己的溝通實力。無論你有多少專業,多少經驗知識,在與人說話溝通的背後,你可以越來越了解別人的需要,也越來越清楚自己的成長,這才是與人說話溝通最溫暖的禮物。

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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航