《低歸屬感世代》:科技會以顯著和隱晦的方式折損生產力,以三項行動來遏止這個問題

《低歸屬感世代》:科技會以顯著和隱晦的方式折損生產力,以三項行動來遏止這個問題
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我們想讓你知道的是

雖然有些人還是相信,科技正使我們的生產力大增,或者多工是現實,但實情卻是,同事才是關鍵要素。當同事是精通自身主題的專家,聰慧、和善、勤勉並有強烈的工作倫理時,就會有助於你變得更聰明和更有成效。

文:丹.蕭伯爾(Dan Schawbel)

以三項行動來優化生產力

科技會以顯著和隱晦的方式來折損生產力。對於怎麼遏止這個問題,以下分享三點想法。

行動一: 少拖延

當我們想要避開討厭的差事,或至少是把無可避免的事延後時,常常就會轉移到手機上來玩遊戲或閱讀新聞報導。當我們缺乏結構、焦慮或對自己感到不確定時,就會把任務從各種令我們有壓力的事換成比較有樂趣的事。人很容易掉入拖延的陷阱,而且會變得更加容易,因為應用程式和網站多得不得了,使我們在任何時候想從工作中消失並把自己帶入新的事物時,就能轉移注意力。拖延使我們損失的不是只有工作時間。我們所損失的還有私人時間,因為它畢竟是我們在工時當中就該做好的工作,卻需要在此時加以彌補。私人時間消失後很快就會轉化為不快樂和過勞。

活動: 消滅拖延

每當你在做案子時,把它拆分成較小的任務會很有幫助。當你這麼做,整個案子就會變得比較不令人卻步和比較好管理,要拖延下去也會比較吃力。比方說針對公司可能會推出的新服務,你必須做可行性研究。以下就是拆分過程或可怎麼進行:

  1. 向經理詢問服務的範圍和其他任何會對研究有所輔助的相關資訊。這會確保你們兩人掌握相同的狀況,而有助於你們滿足或(希望是)超越期望。
  2. 訂出時間表來顯示,你需要在什麼時候把案子做完,連同過程可達成的若干里程碑。把里程碑和最後的到期日寫進行事曆,並設定提醒。
  3. 辨認出競爭商品。知道競爭對手在賣什麼將有助於你評估市場規模,讓你辨認出方法。
  4. 來區隔自家的服務,並向管理階層顯示,你對於既有的情況有持續在更新消息。
  5. 蒐集各行各業的研究和其他資源,把它放進主檔案,使你能把它納進提報裡。把研究連同你的想法、建議、圖表和圖示放入提報檔。
  6. 召開團隊會議並提報。徵詢反饋。

行動二: 抗拒完美主義

科技為我們賦予了近乎無限的能力來編輯、調整、排除瑕疵,以及使一切變得更完美。問題是,我們花愈多的時間來編輯照片,並確保動態更新會使我們看起來成功又快樂,所浪費的時間就愈多,搞定的事就愈少。我確定各位會坦承,為了替團隊變更拍照濾鏡或修改一句話的動態更新,所花的時間如果是用在更重要的差事上可能會更好。那些在完美主義中掙扎的人所忽略掉的是,有缺點才會激發我們的創意,使我們獨特,並形成更強固的羈絆。

事實在於,沒有所謂完美這回事,所以拿它來要求自己或他人是在浪費時間和心力。我相信,完美主義是把短處偽裝成長處。我們認為,變得完美能讓我們在工作上更有成效和成功,然而力求完美會耗盡我們的時間,引發焦慮,使我們不快樂。我們是生活在步調快速、隨時開機的世界裡,完美主義並不管用。

假如你在工作上動作緩慢,另一位願意工作得更聰明和更快速的工作者就會把你取代掉。完美主義者或許要花上幾小時才會把一封電子郵件寄出去,到最後則要以更長的工時才會完成跟非完美主義者一樣的事。你認為這會如何影響到公司,以及公司能否跟其他擁有較少完美主義者的組織來競爭?

我們所追尋的完美包括為所有的提問找到完美的答案,而科技在這點上固然可以幫上忙,但通常會有個流弊。「網際網路是機器。輸入提問,它就吐出答案。可是當你在網路上找不到你要的答案時,會發生什麼事?」漢威的資深主任凱雅.厄里克問道。「『找不到答案的困境』會導致下列階段:(1)混亂:必然是我沒有打對關鍵字;(2)沮喪:我需要的為什麼沒出來?(3)恐慌:哦,不!答案找不到!(4)領悟:在電腦有搜索引擎前,人類就有大腦了。如此過度依賴科技,並指望別人來解決我們的問題,不但枯竭了社會的創意和至關重要的解決問題技能,還壓抑了我們當成功領導人所需要最緊要的技能:社會互動。」

當你是完美主義者時,你在只需要順其自然的時候,陷入嘗試修改的無限循環中。工作交付失敗就會傷害到你、團隊、公司和顧客。為了防止這點,當自己和其他任何人不停在修改,而可能不慎使案子延遲做完時,就要訂下後果。舉例來說,你有一個月就不准遠端辦公,或者你就警告每個人,未來的案子延遲做完會影響到獎金。

當你有員工是完美主義者時

領導人:麻煩你為四月要推出的新廣告文宣設計圖案好嗎?

員工:好,我會盡快畫出草稿讓你審視。

(兩週後⋯⋯)

領導人:我想看一下草稿。我們需要把事情敲定,以便能得到管理高層的最終核准。

員工:我還在決定要用什麼字型,所以需要更多的時間。我在一週內把東西給你好嗎?

這聽來或許荒謬,在職場上卻不斷在發生。像挑字型這麼大的事(而且有可能並不是),可以由經理在收到作業的一、兩天後提出幾個選項,就能替每個人減少許多的焦慮。

行動三: 停止多工

當我們同時在電腦上查看電子郵件、在手機上做動態更新並參加電話會議時,我們或許會試著說服自己,我們是在多工,但並不是。當大腦聚焦在別的事情上,你就無法真正去關注某人在說什麼。在牽涉到科技時,這點尤其為真。假如你同時在發簡訊給朋友,老實說,你有全心在開會嗎?以這種超級英雄般的能力來一次做好幾件事是你想像出來的虛構場景。

有數十項神經科學的專題研究證明,大腦不會同時做多項任務。我們反而是在任務之間迅速跳來跳去。當我們從電話會議轉換到動態更新、再到電子郵件上時,大腦中會有停止和啟動的過程,等到毫無事情發生時,它就會在各步驟之間引發瞬間停滯。你必須真的停止說話(或是放得很~慢),才會去發那則簡訊。你不見得會留意到停滯,但它就是有。說到底,你是在把三件任務做得更拙劣,而不是把能力發揮到滿檔來一次做三件事。

如何列出優先順序, 而不要多工

要避免浪費一大堆時間去試著多工,最好的辦法就是成為專家來為工作量列出優先順序,使自己隨時在對的時間聚焦在對的案子上,而不是多個案子一次全來。首先不要對眾人請託你的每件事都說「好」,因為要同時管理每件事是不可能的。反而要聚焦在最重要的事情上,再把其餘的委派給隊友。

財捷(Intuit)的人才延攬主任德瑞克.巴托斯寇尼斯(Derek Baltuskonis)在經理的幫助下,學會了列出優先順序的藝術。「我的經理真的幫助我了解到要怎麼工作得更聰明和更有效率,靠的是把工作全部看一遍,學習要怎麼把工作排序,把對營業最重要的事列為優先,並確實把那件事做好。」他告訴我。「每當有新的事出現時,我會試著去想一下的不單是工作的重要程度,還有對這點加以權衡,看有什麼會因此沒辦法搞定,以及這點有多至關重要。」當然,列出優先順序合情合理,但在實務上,相斥的需求可能會使它變得複雜。德瑞克處理這些處境的方法則是,把案子完成八〇%,等獲得反饋後再往前進。追求一〇〇%的完美會拖慢他的進度。

什麼會真正衝擊到我們的生產力?

雖然有些人還是相信,科技正使我們的生產力大增,或者多工是現實,但實情卻是,同事才是關鍵要素。當同事是精通自身主題的專家,聰慧、和善、勤勉並有強烈的工作倫理時,就會有助於你變得更聰明和更有成效。當我們問到員工,除了薪水,還有什麼會在工作上激勵他們時,有過半都說:「同事。」而當我們問到,什麼事會啟發他們在工作上有創意時,有超過四〇%都說:「我周遭的人。」只不過要切記的是,這反過來也是一樣。假如同事懶散、愚蠢又討厭,你就會比較沒成效,比較沒效率,也比較不可能拿到有趣的案子、背負更多責任或升官。

知道這一切後,很顯然的是,徵聘對的員工將有助於增進整個團隊的產出、創意和生產力。要尋找的人選是,與隊友合得來,並在職涯中展現出一貫的進步(這是工作倫理和聚焦能力強烈的信號)。除了詢問技能,還要問他們所偏好的工作環境,以及會激發他們把工作做到最好的隊友類型。然後排訂與團隊中的每個人一對一會面,看看他們合不合得來。

普遍來說,最有成效的人都會有意識和深思的是,要怎麼運用自己的時間,並為每天的日子建立結構。《為什麼這樣工作會快、準、好》(Smarter Faster Better)的作者查爾斯.杜希格(Charles Duhigg)告訴我,「最有成效的人就是比其他人更深入去思考自己在做什麼和為什麼要做的人」。

書籍介紹

本文摘錄自《低歸屬感世代:面對因科技而變得孤獨的一代,管理者該如何找回工作夥伴間的深刻連結?》,時報出版

作者:丹.蕭伯爾(Dan Schawbel)
譯者:戴至中

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把職場變得痛苦的,是人際間的疏離。

一本寫給數位時代領導者的忠告。
教你修補團隊關係,
讓員工對工作更有歸屬感。

當員工選擇發送訊息,而不是拿起電話或走幾步路到同事座位,
失去的,不只是幾秒鐘的交談,
而是日後深入交流、維繫情感的機會。

即時通訊、數位平台和視訊會議,改變了工作的地點和方式。根據統計,上班族每天花6.3小時查看電子郵件,一天發的訊息超過30則,在工作上能信任的朋友卻不到5個人。過度依賴科技或使用時機不當,將導致員工習慣「一個人」面對壓力,轉向社群媒體提供的慰藉,而不是向團隊內的其他人尋求協助、共同解決問題。

在低歸屬感世代,科技正在剝奪人跟人之間的情感交流,領導者需要創造更緊密的人際連結,才能提高團隊生產力及成就感,避免員工出現職業倦怠甚至辭職。

員工的人際關係會影響工作績效和投入程度。

領導力專家丹.蕭伯爾訪談不同年齡層的經理人,並發出了警訊,若員工間的關係疏離,將減損團隊彼此互助、發揮同理心的能力,為此,他提出了4個增進團隊連結的建議:

  1. 鼓勵團隊開放協作:為團隊架設共同工作平台,制定任務清單、互相追蹤進度,使團隊間的資訊彼此共享。
  2. 認可整個團隊的表現,而不僅僅是認可個別團隊成員:讓員工更有歸屬感和榮譽心,認同自己對團隊的貢獻。
  3. 促進共同學習:鼓勵團隊分享自己學習到的新知,例如某篇文章或某本書的內容。
  4. 敢於展示自己的弱點:這使你看起來更人性化,當同事遇到問題,也會更有勇氣向你求助。

面對科技帶來的隔閡,領導人必須主動拉近員工間的距離。

蕭伯爾歸納出5個步驟,可有效解決數位工具造成的誤會與衝突:

  1. 了解同事的需求、工作風格與個性,讓所有人感受到尊重。
  2. 年輕人偏好在即時通訊上得到立即、簡短的回覆;面對資深工作者則應該親自討論,或透過正式的電子郵件。
  3. 主動提供成員所需的資源,讓彼此的信任感更加穩固。
  4. 向外部顧問尋求幫助,在員工關係惡化前主動介入。
  5. 訂出指導原則,以便在衝突發生時迅速擋下。
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Photo Credit: 時報出版

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航