《讓老闆聽懂的簡報實力》:Q&A時如何優雅回答聽眾故意刁難的問題?

《讓老闆聽懂的簡報實力》:Q&A時如何優雅回答聽眾故意刁難的問題?
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我們想讓你知道的是

如果你遇到一個極度專業的問題,讓你不知道該如何回答時,不需要立即回答出一個不充分的拼湊答案。因為當你給出較弱或不正確的答案,所帶來的後續傷害會更大!

文:Madeleine鄭宇庭(以熙國際)

Q&A環節:優雅的處理辣手問題

在簡報過程中如何處理問答環節?

在演講問答環節中,總是會遇到觀眾發問令人感到回答困難的題目,這是不可避免的情況。有一些具有一定知識程度的的觀眾,他的任務就是問一些刁鑽的問題,想辦法考倒講者。

就我個人的演講經驗而言,我還滿樂意遇到願意挑戰我的觀眾,畢竟,有互動就有火花。在這些困難的問題當中,有些問題因為比較私人而令人尷尬,有些問題則需要複雜的回應,還有一些觀眾可能還會利用問答的環節來挑戰你,或者表達他們對你觀點的不認同。

我記得有一次演講的主題是關於贊成同性婚姻,但觀眾當中就有人因為宗教的關係堅決反對同性婚姻,於是藉由提問來抒發情緒。

他說:「如果全世界都變同性戀,那人類要怎麼有下一代?」

記住!雖然問題很可笑,但千萬別跟著陷入負面的情緒中,有時候惡劣的問題,是讓講者圈粉的最佳時機。

當時我回答:「到了那種時候,我就全力支持異性戀!」

觀眾就開始大笑!

在問答環節中雖然有些提問令人尷尬,但是講者如何幽默回應也是高智商的展現。當然,大部分的觀眾都是前來認真聽演講的,但講者在問答環節中的表現,也會使觀眾對簡報的看法產生重大的影響。如果希望自己的簡報能順利圈粉觀眾,那麼你需要具備可以解決在問答環節中提出的所有問題的能力。

五大技巧幫助你在問答環節中大放異彩

1. 不準備肯定搞砸,手感好是時時刻刻做好準備的結果

我們有一位學員Eric是上市櫃公司的董事,在外商任職超過30年,他一直對自己的演講功力很自滿,事實上他的英文表達能力也真的超好,只要稍微調整一下就好。

然而他曾經跟公司請假2年回美國陪小孩,兩年後他回任執行長,第一場董事會的簡報主題是公司接下來的營運策略,這場簡報他講的一塌糊塗,提出了一堆數字跟專業語言,使與會者必須要花比以往多一倍的時間思考,最後大家決定再開一次董事會。

我想要表達的是,英文簡報需要有英文溝通能力加上簡報的架構應用能力。而要將這兩種的能力加在一起成為複合式的技能,需要的是手感!跟烤蛋糕、設計、電腦能力一樣,不是一年前做得很好就能一直很好,長時間閒置著不使用,就算再專業也會鈍掉。

2. 補強的小作弊

在演講之前,可以為可能被詢問的潛在問題列出清單,有了潛在問題的清單後,將清單分為兩種不同的類別:

第一種是講者可以在演講中回答的問題。

如果你在問答準備中產生了一些潛在問題,表示你的講稿中存在漏洞。你可以將這些問題的答案編入講稿的結構中,而不是讓這些問題沒有答案。如果你明知道有這些大問題卻沒有預先準備,那就是在找自己麻煩。

你可能因此需要修改整個講稿的結構,才能讓這些新發現的問題融入你的講稿流程,雖然是個麻煩的大工程,但不要因此而阻止你這樣做。如果能好好的進行這些耗費時間的工作,將答案集成到講稿中,你的演講將變得更加強大。

第二類則是不想在演講稿中提到,又必須回答的問題。

建議你可以先分類出一個有可能會遇到的「挑戰問題清單」!

雖然我們永遠無法準確預料到在問答環節中所有會出現的尷尬問題,但是,因為你預先為一些潛在的問題準備了答案,而這樣的行為能夠有效幫助自己回答意料之外的棘手問題,因為你已經做好了心理準備。

當被問到尷尬的問題時,因為預先做好的準備工作,我們會變得較為冷靜,在心理上就能夠克服了意外和潛在的個人問題帶來的衝擊。

3. 不要因為演講主題專業而失去幽默

根據貝爾領導力研究所的一項研究指出,領導者最可取的兩個特徵是強烈的職業道德和良好的幽默感。在舞台上聽取觀眾提問時,請記住幽默的價值,並準備在適當的時候講幾句笑話。

例如,美國前總統比爾・柯林頓(Bill Clinton)曾在訪問中被問到穿什麼樣的內褲,是拳擊短褲(Boxers)或貼身短褲(Briefs)?他當時誠實的回答了這個問題,但事後表示對於自己誠實的回答感到後悔。

很多時候,面對觀眾的提問,不直接面對但幽默的回答可能會比起認真但無聊的答案還要加分。因此,在問答環節中,不要失去冷靜,也不要責罵提出問題的觀眾。相反的,對此要有幽默感,面對問題時給出幽默的回答,以此來轉移問題,或者透過誠實的回答簡單地笑著微笑,並且不要害怕在回應中取笑自己。

Brandy Reece寫的書《Putting the Ha! In Aha! : Humor as a Tool for Effective Communication》中提到,說服人們的最有效的幽默風格是自嘲的幽默。

我通常會建議,為了保持幽默感,不要太擔心犯錯。

如果犯了一個需要糾正的錯誤,只需重新傳達準確的正確信息,並開個關於錯誤的玩笑,但不要沉迷於此或讓它偏離路線。

如果犯了相對無關緊要的錯誤,像我的演講主題常常跟品牌有關,在演講當中我常把2018年跟2019年的品牌排行榜搞錯,就開個玩笑或根本不承認。但是,無論選擇如何處理錯誤,都不要讓觀眾因此失望。

根據《時代》雜誌的報導:人們在公開演講中最好的演講不是完美的表現,而是出錯後願意承認自己的錯誤。當然,你也可以故意犯錯,然後將其納入演講中,當講者採取這種新穎的方式時,觀眾通常能夠接受,並給予好評。

4. 白眼翻在心裡就好,溫暖熱情的回答問題

在問答環節中,切記要散發出溫暖。不要擔心意外的事情會冷卻你與觀眾的聯繫。

我最常處理的學員問題通常是,有些不如預期的觀眾常常讓他在演講之後對產業願景失去信心。但你必須知道,很多觀眾就是因為缺乏台上演講者的專業,才在台下聽演講啊!雖然自己夠專業,但聆聽問題並在回答答案時保持自然的微笑是演講者必備的態度。

此外,社會心理學家艾米・庫迪(Amy Cuddy)建議使用一種語調來創造人聲溫暖,透過直接了當、沒有假裝或是情感上的裝飾的語調,能讓你與人保持平等的高度。她說:「越來越多的研究表明,影響力和領導的方式始於溫暖。溫暖是影響的渠道:它促進信任以及思想的交流和吸收。」總結了交流時,溫暖的價值有多重要。

如果觀眾提出的問題讓你感到生氣,或是使你無法正常工作,請花點時間暫停一下,深呼吸並恢復冷靜。不要讓惱人的情緒占據自己,甚至做出憤怒的回應。如果講者的熱情變冷,與觀眾之間建立的任何聯繫也可能會因此冷卻。

5. 拖延戰術

如果你遇到一個極度專業的問題,讓你不知道該如何回答時,不需要立即回答出一個不充分的拼湊答案。因為當你給出較弱或不正確的答案,所帶來的後續傷害會更大!

列出你的聯繫方式。

當你遇到需要進一步研究或考慮才能回答的問題時,請觀眾與你聯繫,以便稍後提供答案。這樣的情況是表達幽默感的絕佳時機,當你因為一個困擾的問題而輕笑時,觀眾會比你更喜歡你的反應,好像你的自我已經完全縮小到跟觀眾一樣。

請助理或是團隊在旁邊把當下回答不了的問題做紀錄。

我每次被問到品牌的國際數據,當下回答不了,我都會說:

  1. 你問的問題好有趣,我們怎麼沒有想過
  2. 你很專業耶!我決定把舞台交給你。
  3. 可以請小編幫我做紀錄嗎?我回家研究一下再給精準一點的答案。
  4. 請大家把手機拿出幫我查一下!

問答環節的事前準備工作是成功發表演講的重要成分之一。由於大多數問答環節都在演講的結尾進行,因此講者在問答環節在這段時間內的表現將對觀眾產生持久的影響。

要如何用高調渲染的氣氛來結束問答環節,帶給觀眾最終的積極印象,並獲得熱烈的掌聲?你必須事先想想有可能發生的問答場景,並針對每一種有可能出現的情況制定應對的戰略計畫。為棘手的問題準備的越多,演講就越成功。

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書籍介紹

本文摘錄自《讓老闆聽懂的簡報實力:21堂必修英語簡報課,秒懂聽眾需求,一次學會演說魅力、深入人心的語言技巧》,時報文化出版

作者:Madeleine鄭宇庭(以熙國際)

有邏輯,有焦點,有故事,又有哏!
21堂必修英語簡報課,不再擔心老闆沒耐心、客戶不專心,
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每次開口,都是一場決定成敗的簡報!
英語簡報是外商、大企業必備的職場技能,
老闆懂不懂你的企畫、客戶對你的產品有沒有興趣、觀眾買不買你的帳,
取決於你開口的瞬間是否掌握了「國際溝通力」。

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在全球化趨勢之下,只會說英文卻不懂跟世界各國的人溝通是不夠的,改變思維,訓練資料蒐集力、語言溝通力、跨文化交流力和獨立思考力。
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根據調查,有9成以上的人,因為無法以英文清楚表達簡報,而使溝通效果大打折扣。蒐集上百句簡報最佳用語,應用在簡報的不同階段,抓住觀眾的注意力。
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事先設想簡報內容的缺點,讓論點更完備,預測Q&A時間的觀眾發問,用幽默對答圈粉觀眾,輕鬆化解衝突場面。

讓老闆聽懂的簡報實力(立封書腰版)
Photo Credit: 時報文化

責任編輯:羅元祺
核稿編輯:翁世航