五個實用辦公室英文例句:「你現在正在忙嗎?」怎麼說比較禮貌?

五個實用辦公室英文例句:「你現在正在忙嗎?」怎麼說比較禮貌?
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我們想讓你知道的是

不論是要找同事討論公事還是約吃飯,總要先問一下對方是否在忙。腦中浮現的第一句話是Are you busy? 嗎?或許這對非常熟的同事而言,還算可以接受,但其實這句話有點太過直接,顯得有些沒禮貌。

身處職場,總有需要跟同事溝通的時候。不知道該如何有禮貌地用英文請人幫忙或詢問對方是否在忙嗎?以下介紹五個實用的辦公室英文例句。

1. In the middle of something? 你現在正在忙嗎?

不論是要找同事討論公事還是約吃飯,總要先問一下對方是否在忙。腦中浮現的第一句話就是Are you busy? 嗎?或許這對非常熟的同事而言,還算可以接受,但其實這句話有點太過直接,顯得有些沒禮貌。In the middle of something就是「忙著做某事,正在忙」的意思。現在讓我們來看看例句吧!

A: Are you in the middle of something?
A: 你現在正在忙嗎?

B: Yeah, I’m working on the upcoming project.
B: 對啊,我在忙接下來的這個專案。

Sorry, baby, I was in the middle of a meeting. I didn’t mean to hang up the phone.

寶貝,抱歉,我那時正忙著開會,不是故意要掛電話的。

如果是要跟比較熟的同事隨口問句「在忙嗎?」、「有空嗎?」可以用 Have a minute? 或Do you have a minute?

A: Do you have a minute? I’ve got something to tell you.
A: 有空嗎?我想跟你說件事。

B: What’s the tea?
B: 有什麼八卦?

順道補充,tea在這裡不是「茶」的意思喔!這個表達方法跟變裝文化(drag culture)有關,在該文化的詞彙中,T(也寫作 tea)指的是truth(真相),後來隨著變裝文化越來越盛行、為人知,大家也漸漸開始用tea來代指「八卦」,因此spill the tea後來就有要人「跟我們講講八卦、把你知道的八卦講出來」的意思。

2. I have a few things coming up right now. 我現在有點忙。

跟前一點一樣,直接說I’m busy. 可能會顯得不太禮貌,這時你就可以用I have a few things coming up right now.(我正要處理幾件事情)來告知自己現在不太方便,或者也可以用I’m not available(+ to V)來表達「我目前沒空(去做某件事)」。當然,前面提到的In the middle of something也是選擇之一喔!

A: Jess, can you spare 10 minutes to talk about the meeting material?
A: Jess,請問你可以撥出10分鐘討論一下會議資料嗎?

B: Sorry, I have a few things coming up right now. I’ll let you know once they are done.
B: 抱歉,我現在手上有些事要忙,處理完了我會馬上通知你。

(Text)I’m not available(to talk)right now. I’ll call you back later.

(簡訊)我現在不方便說話。我稍後會回電。

3. I’ll get back to you later, is that okay? 晚點再回覆你可以嗎?

既然上面例句提到了「稍後回電」,那也順便來聊聊「我稍後回覆」的例句吧!

在這裡可以分口頭或訊息來往的呈現方式。首先在口頭表達I’ll call you back,表示「稍後回電」;如果是訊息來往,則可以用I’ll get back to you (soon). 表達「稍後回覆你」的意思。如果是對比較熟的同事,就可以說Talk to you later.(等等再跟你聊),也可以打成縮寫TTYL喔!

I’m still looking for the answer to your question. I’ll get back to you soon.

我還在找你問題的解答,稍後回覆你。

4. Would you do me a favor, please? 可以請你幫我一個忙嗎?

工作上,難免會需要他人幫忙,這個時候,保持禮貌絕對是上上策!Would you do me a favor? 就是個常見且客氣的用法。Favor 在這裡作為「幫助,善意行為」的意思,不要和flavor(口味,風味)搞混囉!也可以用Can / Could I ask a favor of you? 意思相同。還有另一句 Can you give me a hand? 也很常被用到,意思是「可以伸出援手嗎?」

Would you do me a favor and copy this document for me?

可以請你幫我複印這份文件嗎?

如果要有禮貌地麻煩別人,也可以使用以下句型:Could I ask / bother / trouble you to V ,用動詞不定式,例句如下:

Could I bother you to send me the file?

可以麻煩你將資料檔傳給我嗎?

5. Could you kindly help me confirm the following information? 能麻煩你協助我確認以下資訊嗎?

「請同事幫忙確認資訊」絕對是辦公室常見的場景,Could you kindly…這個句型是「可以請你…」非常禮貌的用法,與Could you please…用法相同,kindly和please擇一使用即可。而例句的主體「確認」使用confirm。

Confirm與make sure這兩個同樣帶有「確認」意味的字詞,差別在哪裡呢?Confirm為確認「一件事的正確性」,而make sure則是確認「一個動作會發生」。我們來看看例句吧!

I’d like to confirm my reservation at the hotel.
我想和你確認我旅館的訂房狀況。(訂房狀況的正確性)

I’d like to make sure you have my reservation.
我想確認你有收到我的訂房資訊。(確認訂房這個動作)

看完這些例句,是否覺得和同事講話時比較不會再無意間得罪人呢?記得隨時保持禮貌、和善,讓你人際關係大加分!

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本文經VoiceTube看影片學英語授權刊登,原文發表於此

責任編輯:游家權
核稿編輯:翁世航