不舒服的辦公室就像不舒服的床讓人生病,「開放式」辦公空間如何設計才不影響效率?

不舒服的辦公室就像不舒服的床讓人生病,「開放式」辦公空間如何設計才不影響效率?
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

開放式辦公室看似寬敞、較不阻擋人與人互動,但也可能造成空間內的人互相干擾,影響工作效率。即使是開放式辦公室,最好考慮實際上的交流需求,並也給員工彼此留點隱私。

最近剛好在規劃團隊新空間,進而搜尋起要怎麼樣設計「好」的辦公室?本文想藉由回顧經典論文,幫助我們釐清辦公室中影響夥伴反應的因素,進而調整而創造自己也喜歡的辦公空間。

每個人在人生當中,除了教室與家裡,最常待的位置很有可能就是我們的辦公室。不舒服的辦公室就像不舒服的床,待久了會有很多衍生症,而在團隊要實體工作的前提下,如果有能促進討論的氛圍,進而協助彼此增進健康與效率,對我來說會是重要的。那怎麼樣才能創造這樣的環境?在創造環境時,又有什麼要注意的?

先找出辦公室概念,再研究個體反應

背景架構是主要想找出對「辦公室」的不同定義與概念(辦公室的地點、佈置與使用上),進而考慮再怎麼樣的工作狀況下,會怎麼影響個體短期與長期反應。

研究中指出,傳統辦公室和新型辦公室最大的差異點在於:

  1. 辦公室地點,傳統 vs 遠距
  2. 辦公桌規劃,格狀 vs 開放
  3. 辦公室使用,固有 vs 共享
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Photo Credit:George Chan

而在工作性質上,會分成職業需求和職業資源,前者是工作會需要用到的個體能源,後者是支持個體達成目的的環境;短期反應有生理、心理(壓力、工作認知),長期的則是指效能與健康,細節的定義可以看表。

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Photo Credit:George Chan

結果部分,開放的辦公場域反而會增加認知負擔並惡化人際關係,可以想像畫面是,工作站比較近的話,思緒容易被打斷,眼角餘光瞄到他人時就會分心,尤其是針對很常去上廁所的夥伴。同時也會降低隱私與工作滿意度,自己的桌面、在做的事感覺無時無刻有人在看著,當然比較不能偷懶,但在瞭解這機制這後,如果仍想透過開放式辦公桌,有沒有藏著對彼此的一點點不信任呢?上述這些,進而就會降低工作滿意度。同時,共享的辦公桌會增加彼此的溝通,像是借些文具、詢問要不要一起吃飯等。

而沒有提到的部分,表示在這篇研究寫的同時,還沒有對應的證據(不代表後續沒有)。像是沒有「長期的研究」來證實遠距工作等對於長期的健康與效能的變化,也沒有證實遠距工作對工作性質、長短期變化的影響等。

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Photo Credit:George Chan

那身為主要設計辦公室的團隊領導者、甚至使用辦公室的成員,能怎麼做呢?這邊提供個人經驗與觀點,這邊假設可以用共享辦公桌促進溝通,所以下面的重點是取佈置(「格狀」-「開放」)的平衡。

佈置格局要有巧思,同事之間也得有默契

在辦公室佈置上,可以注意比起「完全的開放」,可以留點隱私給彼此,像是電腦螢幕的防藍光同時也有防窺作用的遮光片,以及動線設計上,盡量讓彼此的注意力不要那麼容易被影響,簡單可以是不要太高的反光版、或把空間燈降低一些(阻擋視線)。可以考慮建制些替代方案,像是通話亭,個人「先不要煩我」工作區(面窗吧台),或是另外拉出個共同工作桌,讓一些人開會或想一起cowork時可以過去。

而比較屬於個體能做的,除了推動領導者、團隊做出上方提到的幾個方案外,主要可以試著建立一些「默契」,完整版可以是「個人使用說明書」,總之列出自己的地雷與公約。

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Photo Credit:George Chan

第一階段可以先列出「What」,像是如不要在吃飽飯後找我開會、我剛到時臉會很臭,或是一個月有幾天姨媽來我脾氣會很不好。再來可以是「What if」,如果你真的一定要找我,我很有可能因此不太開心,這邊跟你說聲抱歉,以及解決方式「How」,例如你一定要找我、這時只要給我杯珍奶就能解決一切等等。

結論來說,開放辦公空間會降低隱私與工作滿意度,以及有部分證據發現說,於公開空間工作會增加認知負荷並惡化人際關係,以及彼此工作站的距離較近也會增加認知負荷外,還會降低隱私。然而,共享辦公桌能改善溝通。得知這些概念後,我們就可以設計並調整適合我們的「辦公模式」。

本文經George Chan授權轉載,原文刊載於此

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責任編輯:林宜萱
核稿編輯:黃筱歡