不舒服的辦公室就像不舒服的床讓人生病,「開放式」辦公空間如何設計才不影響效率?

不舒服的辦公室就像不舒服的床讓人生病,「開放式」辦公空間如何設計才不影響效率?
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我們想讓你知道的是

開放式辦公室看似寬敞、較不阻擋人與人互動,但也可能造成空間內的人互相干擾,影響工作效率。即使是開放式辦公室,最好考慮實際上的交流需求,並也給員工彼此留點隱私。

最近剛好在規劃團隊新空間,進而搜尋起要怎麼樣設計「好」的辦公室?本文想藉由回顧經典論文,幫助我們釐清辦公室中影響夥伴反應的因素,進而調整而創造自己也喜歡的辦公空間。

每個人在人生當中,除了教室與家裡,最常待的位置很有可能就是我們的辦公室。不舒服的辦公室就像不舒服的床,待久了會有很多衍生症,而在團隊要實體工作的前提下,如果有能促進討論的氛圍,進而協助彼此增進健康與效率,對我來說會是重要的。那怎麼樣才能創造這樣的環境?在創造環境時,又有什麼要注意的?

先找出辦公室概念,再研究個體反應

背景架構是主要想找出對「辦公室」的不同定義與概念(辦公室的地點、佈置與使用上),進而考慮再怎麼樣的工作狀況下,會怎麼影響個體短期與長期反應。

研究中指出,傳統辦公室和新型辦公室最大的差異點在於:

  1. 辦公室地點,傳統 vs 遠距
  2. 辦公桌規劃,格狀 vs 開放
  3. 辦公室使用,固有 vs 共享
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Photo Credit:George Chan

而在工作性質上,會分成職業需求和職業資源,前者是工作會需要用到的個體能源,後者是支持個體達成目的的環境;短期反應有生理、心理(壓力、工作認知),長期的則是指效能與健康,細節的定義可以看表。

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結果部分,開放的辦公場域反而會增加認知負擔並惡化人際關係,可以想像畫面是,工作站比較近的話,思緒容易被打斷,眼角餘光瞄到他人時就會分心,尤其是針對很常去上廁所的夥伴。同時也會降低隱私與工作滿意度,自己的桌面、在做的事感覺無時無刻有人在看著,當然比較不能偷懶,但在瞭解這機制這後,如果仍想透過開放式辦公桌,有沒有藏著對彼此的一點點不信任呢?上述這些,進而就會降低工作滿意度。同時,共享的辦公桌會增加彼此的溝通,像是借些文具、詢問要不要一起吃飯等。

而沒有提到的部分,表示在這篇研究寫的同時,還沒有對應的證據(不代表後續沒有)。像是沒有「長期的研究」來證實遠距工作等對於長期的健康與效能的變化,也沒有證實遠距工作對工作性質、長短期變化的影響等。

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Photo Credit:George Chan

那身為主要設計辦公室的團隊領導者、甚至使用辦公室的成員,能怎麼做呢?這邊提供個人經驗與觀點,這邊假設可以用共享辦公桌促進溝通,所以下面的重點是取佈置(「格狀」-「開放」)的平衡。

佈置格局要有巧思,同事之間也得有默契

在辦公室佈置上,可以注意比起「完全的開放」,可以留點隱私給彼此,像是電腦螢幕的防藍光同時也有防窺作用的遮光片,以及動線設計上,盡量讓彼此的注意力不要那麼容易被影響,簡單可以是不要太高的反光版、或把空間燈降低一些(阻擋視線)。可以考慮建制些替代方案,像是通話亭,個人「先不要煩我」工作區(面窗吧台),或是另外拉出個共同工作桌,讓一些人開會或想一起cowork時可以過去。

而比較屬於個體能做的,除了推動領導者、團隊做出上方提到的幾個方案外,主要可以試著建立一些「默契」,完整版可以是「個人使用說明書」,總之列出自己的地雷與公約。

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Photo Credit:George Chan

第一階段可以先列出「What」,像是如不要在吃飽飯後找我開會、我剛到時臉會很臭,或是一個月有幾天姨媽來我脾氣會很不好。再來可以是「What if」,如果你真的一定要找我,我很有可能因此不太開心,這邊跟你說聲抱歉,以及解決方式「How」,例如你一定要找我、這時只要給我杯珍奶就能解決一切等等。

結論來說,開放辦公空間會降低隱私與工作滿意度,以及有部分證據發現說,於公開空間工作會增加認知負荷並惡化人際關係,以及彼此工作站的距離較近也會增加認知負荷外,還會降低隱私。然而,共享辦公桌能改善溝通。得知這些概念後,我們就可以設計並調整適合我們的「辦公模式」。

本文經George Chan授權轉載,原文刊載於此

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責任編輯:林宜萱
核稿編輯:黃筱歡


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photo credit:先進醫資AdvMeds

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後疫情時代,零接觸服務的需求,使得智慧科技的角色愈發重要,智慧城鄉計畫與先進醫資共同推動人工智慧影像辨識技術,擴大既有的共照雲服務,協助民眾獲知疫情訊息,為民眾建立個人自主健康照護服務。

在科技不斷進步的過程中,許多過去不存在的工具,到今日已成為現實。2008年「智慧地球」的概念出現後,全球便開始推動智慧城市的發展。臺灣向來以科技之島自居,自然也不例外。在政府多年來力求數位轉型的政策下,臺灣進入了「智慧城鄉」的時代;所謂智慧城鄉,是運用大數據、物聯網、AI人工智慧等科技,串連市民、產業與地方,以創新的方式讓彼此有效溝通,並針對地方的特色和需求提供客製化服務,進而改善人民的生活品質。

把問題當作燃料,用科技強化服務力

然而,城鄉發展必然會有不均的問題,藉由科技介入、釐清現實痛點的立意雖良善,卻也無法忽視城鄉間的數位落差。在偏鄉地區因為人口流失、高齡化、科技產品使用率較城市低,數位化的腳步自然較為緩慢,向來是各項服務設施鞭長莫及之處。

先進醫資從2018年開始,在經濟部工業局「普及智慧城鄉生活應用計畫」的支持下,在高雄、屏東與澎湖發展「雄健康打造智慧樂活社區共照應用服務」(以下簡稱「雄健康」)。當時總經理黃兆聖就非常清楚,首先要解決的就是資源不足、人力不足、缺乏回饋三大問題,而數位化、智慧科技等創新力量,正好可以有效的連結偏鄉生活需求與痛點,讓在地化、客製化的服務與設施,全面提升民眾的醫療照護品質。

用最體貼的科技,讓照護範圍沒有邊界

「雄健康」計畫的目標,是在衛生所、醫療院所、長照據點、社區活動中心及商業通路等多元化的據點,設立「智慧健康照護站」,提供血壓機、血氧機、血糖機等生理量測設備的整合服務,同時還支援多種身分識別登入、數據隨身、遠距諮詢、銀髮族健康管理量表等功能,讓市民可以依自己習慣的生活圈,就近接受基礎的照護服務,並且養成定期自主量測的習慣。這些健康紀錄將會上傳雲端、整合數據,不只可以將結果傳送給自己作為提醒,在民眾實際就診時,也能成為醫生評斷的參考,協助醫護人員及早發現異常或是調整用藥,大幅降低醫療資源及人力不足的問題。

同樣對提升醫療資源與人力應用效率有幫助的還包括「雄健康」計畫中的客服機器人腳本。這個功能是針對不同客戶需求,開發多達50種服務的腳本客服機器人,用來即時解決民眾常見的健康問題。只要民眾對自己的健康狀況有疑慮,就可以詢問線上客服機器人,並獲得最初步的協助。最重要的是,這個客服機器人以國人常用的社交軟體LINE作為平台。有鑒於LINE的普及率高,使用者無需重新下載及適應新軟體,對年長者來說更是友善,使用意願便明顯提高,如此一來,為民眾所建立的個人自主健康照護服務,就這樣一步一步地建立起來了。

立基於「雄健康」在高屏地區和澎湖的發展十分順利,2021年開始便積極與臺南、臺中、高雄、屏東、金門地方政府合作,務求達到更深入、體貼的服務,發展出獨特的「健康共照雲」系統。

靈活因應疫情變化,滾動式修正共照雲服務

原本是為了打造數位醫療照護服務而發展的共照雲,參考了「雄健康」所建立的數位化照護服務內容,同樣使用LINE作為平台,目標同樣是為了解決偏鄉資源和人力不足的問題。沒想到今年五月,在傳染力更為強大的Omicron變異株的肆虐下,疫情擴散迅速,臺南市共照雲的發展也臨危受命,在短短五天之內將服務上線,主要協助民眾獲知疫情訊息、確認自身狀況,另外也提供下載居家隔離單、施打疫苗、申請補助等服務內容。在疫情猛烈的攻勢下,共照雲成為市府、醫療院所與民眾溝通、解惑的最佳橋樑,甚至做到AI快篩辨識服務,協助許多臺南偏鄉地區的民眾不需冒險接觸人群,線上就可以判斷是否確診,後續再由醫療人員介入協助,減少很多不必要的擔心和移動。

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在2025年即將邁入超高齡社會的前提下,如何幫助國人健康、安心地迎向老年,已是國家與全民必須面對的重大課題。與此同時,臺灣也是一個充滿創新能量、技術發展快速的地方,所以過去所面臨的困難,今日已可以透過科技來解決。

「智慧城鄉計畫」從2018年起,持續針對地方需求,鼓勵業者提出新興解決方案,在推動健康領域方面,不僅是智慧照護,包含遠距醫療、健康量測、智慧運動以及登革熱防治等,都秉持著以人為本的初心,以科技的力量來照顧臺灣這片土地上的每一個人,透過政府和企業攜手合作,協助地方數位轉型,並降低城鄉之間的落差,共同建立一個城鄉均好、全民均享的理想未來。

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