學會這20個商業書信常用英文字詞,email給外國客戶不怕會詞窮

學會這20個商業書信常用英文字詞,email給外國客戶不怕會詞窮
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我們想讓你知道的是

寫英文信件時擔心詞窮嗎?本文整理了20個商業書信中經常出現的英文字詞,這次學起來,之後寫信就不用怕了。

還在害怕看不懂外國客戶寄來的信嗎?寫英文信件時總是詞窮嗎?VoiceTube整理了20個商業書信中經常出現的英文字詞,這次學起來,下次寫信就不用怕啦!

  • 動詞:

1. extend (v.) 延伸、延長

說明公司的近況,例如:extend our business hours(延長我們的營業時間)。

Can’t you extend your visit for a few days, and stay a few days longer?

你不能多停留幾天嗎?

2. notify (v.) 通知、知會

notify sb. of sth. 是「通知某人某事」的意思,這邊用的介系詞是of。和notify相似的字有inform和tell。

This email is to notify us that meeting time has changed.

這封電子郵件是要通知我們開會時間的更動。

3. restate (v.) 重申、重新敘述

將這個字拆成re- 和state來看,state當動詞時是指「聲明、陳述」,re- 是拉丁文字首,意為back或again,意指「回到、又、再」。

As your teacher, I restate the importance of this project because it will be a turning point in your learning process.

身為你們的老師,我重申這個專案的重要性,因為它將會是你學習歷程中的一個轉捩點。

4. affirm (v.) 確實、肯定

常聽到新聞報導說某單位「肯定地證實」某事,可以說affirm doubtless。意思相近的字詞為confirm。

The government affirmed that the accident was caused by human error.

政府證實這次的意外是人為疏失。

5. issue (v.) 發行;(n.) 問題、發行物

issue動名詞同形,意思如上,補充:make an issue of sth.(對某事小題大作)。

Don’t avoid the issue; I want you to answer my question.

不要逃避,我要你回答我的問題。

6. inform (v.) 通知

商業書信經常用來通知某事,而「通知」就會使用inform這個動詞。常見用法是inform sb. of/about sth.,指「通知某人某件事情」。

Has the secretary informed you that the meeting was rescheduled?

秘書有通知你會議時間改了嗎?

inform的衍生字

  • information (n.) 資訊、消息(請特別注意,information是不可數名詞)
  • informative (adj.) 增長見聞的
  • informer (n.) 舉報人、密報者

7. enclose (v.) 附上

信函或其他投遞的信件中常常會附上其他相關文件資料,這邊的「附上」稱為enclose。而電子郵件中的「附加」則可以用attach這個動詞,如第八點解釋。

Please enclose your certificate of enrollment when submitting your CV.

投遞履歷時,請同時附上在學證明。

8. attach (v.) 把…附加在

attach和上一個單字enclose最大的差別在於:enclose是用於實體信件;而attach是用於電子郵件中的附件。搭配attach的介系詞是 to,而附件的名詞是attachment。

Please double check the complete marketing proposal attached to the mail.

請再次確認信末附上的完整行銷企劃書。

9. convene (v.) 集會、召集

con- 是表示「共同、合併」的字首,而 -vene這個字根是指to come,合併起來也就能聯想到「聚集、集會」的意思了。

Tom convened a meeting of members on the marketing team.

Tom召集行銷組成員開會。


  • 名詞:

10. layout (n.) 安排、佈局

layout在此為名詞,而layout drawing是「佈置圖、草圖」,layout area是「藍圖規劃區」。

The layout of this website is completely perfect. The learning experience is great.

這個網站的排版非常完美,學習體驗非常棒。

11. stationery (n.) 文具、信紙

stationer則是「文具商」,容易和stationery搞混的stationary是形容詞,表示「靜止的、不動的」。在拼法上只有a和e的差別,要特別注意拼字!

Due to the popularity of email, fewer and fewer companies are buying good quality stationery anymore.

由於電子郵件的普及,愈來愈少公司購買品質良好的文具。

12. circular (n.) 通知、公告、傳單;(adj.) 圓形的、循環的

circular當形容詞時有好幾種搭配用法:circular disk是「圓盤」,circular movement則是物理學中的「圓周運動」。circulation是指「循環(尤指血液出入心臟之運行)或發行量」,血液循環叫做blood circulation,改善血液循環則可以說improve blood circulation。

Our school issues a circular biweekly.

我們學校每兩週發行一份公告。

13. banner (n.) 橫幅;(adj.) 優秀的

亦作a banner advertisement,指網路或報紙上的標題式廣告。under the banner of這個片語是指「以⋯⋯為名號」、「打著⋯⋯旗號」。

I’m responsible for designing banners and advertisements during my internship.

我在實習期間負責的工作是設計橫幅與廣告。

14. campaign (n.) 活動

activity、event和campaign都是指「活動、事件」,但這三個字實際上還是有差別的。activity是指「(某一團體的)特殊活動」,通常是為了達到某一目的或是娛樂效果的活動;event是指「重大的事件」;campaign則是指選舉相關等社會活動。

We started a campaign against smoking.

我們開始了反對吸菸的活動。

15. dictate (n.) 命令、規定、影響;(v.) 口述

dictate動名詞同形,補充:dicate to sb. (指揮某人怎麼做)。

It took him an hour to dictate this letter.

他花了一個鐘頭口述這封信。

16. signature (n.) 署名、簽名

signature是指合約或文件上的簽名。正式書信的最後都必須附上結尾敬語和簽名檔,而簽名的區域稱為signature block,包括姓名(name)、職稱(title)、公司名稱(company)、聯絡資訊(contact information)等。補充:名人的親筆簽名則稱為autograph。

另外,VoiceTube再分享一個有趣的詞彙:signature dishes,它是「招牌菜」的意思。這邊的signature解釋為「招牌事蹟」或「獨有的特色」,招牌動作是signature move,廣播或電視節目的主題曲可以說signature tune。

Could you send the proposal to the manager for his signature?

你可以幫我把企劃書交給主管簽名嗎?

17. postage (n.) 郵資、郵費

寄送信件都必須要付郵資,而郵票稱作postage stamp。


  • 形容詞:

18. legible (adj.) (字跡、印刷物)清楚的、清晰的、易讀的

和legible意思相似的字詞有clear和readable。容易和legible混淆的字是eligible,意思是「合格的、合適的」。

To avoid mistakes in processing, please ensure the application is legible.

請確保申請表的字跡清晰易讀,以避免操作流程發生錯誤。

19. cohesive (adj.) 凝聚性的

cohesive為形容詞,而cohesive force是在理化課常聽到的「內聚力」。

The cohesive power is indispensable to a company.

凝聚力對一間公司來說是不可或缺的。

20. confidential (adj.) 機密的、保密的

confidentail為形容詞,而confidential agreement是「保密契約、秘密協議」,也稱作non-disclosure agreement (NDA)。

The letter was marked as strictly confidential.

這封信件被標記為極度機密。

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本文經VoiceTube看影片學英語授權刊登,原文發表於此

責任編輯:游家權
核稿編輯:翁世航