《我變笨都是公司的錯!》:會議本身就是培養「群體愚行」的理想溫床

《我變笨都是公司的錯!》:會議本身就是培養「群體愚行」的理想溫床
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

研究IBM多年的作者發現,當獨立作業時,我們都能輕易找出適合自己的良好工作方式;但在團隊合作時,為了融入一個群體,我們就必須做出相當大的讓步。久而久之,就只能陷入「大家一起笨」的惡性循環泥淖之中……

文:岡特・迪克(Gunter Dueck)

為了加入大家,需要不斷的讓步

我們必須簡化所有團隊合作上將會發生的問題!

為什麼人類能夠發明火星探測車,卻無法聰明的團隊合作呢?為什麼主管要擅自訂下合作的目標,並將團隊合作視為一種「挑戰」呢?是否主管們已經預見,我們在合作的過程中,會發生爭執呢?是否在開始合作前,就潛藏著我們不知情的問題呢?而是否每個合作的環節,對我們來說都是一種磨難呢?

媽啊!工作被搞得太複雜、瑣碎

本書要探討,因自身錯誤而造成生活中的複雜性,並得知事情發展至此的主要原因。而本書最後也會提出針對這些問題的解決辦法——並非「粗略」,而是以「智慧」處理問題。你的老闆一定曾說過:「聰明工作,而非埋頭苦幹」,但這種方式只有在獨立作業時才有辦法達成。為了融入一個團體,我們必須做出相當大的讓步。因為先前訂立的不合理規範,導致我們不斷往錯誤的方向前進。透過本書,我將針對過度複雜化的工作與生活,提供一些反饋。

在編寫這本書時,我花了許多時間在Google上找尋靈感。其中,我在奧利維亞.米謝爾(Olivia Mitchell)的個人網站,找到了一張大大啟發我的圖表,這張圖表彷彿閃爍著知識的光芒。當下我立即停下手邊所有的工作,並開始深刻思考。隨後我就開始架構本書內容,並引述米謝爾的圖表來進行概念說明。你可以在〈簡化曲線 1〉看見我所提出的論點。

奧利維亞.米謝爾透過她的觀點,明確表述了這個理論的含意。所有人都知道,擁有高度知識的專家們,容易將問題過度複雜化,並苛求聽眾能夠理解他們的想法。針對這件事,有兩種補救的辦法:一是,我們可以粗略簡化問題的複雜性(以英文解釋:dumb down,「通俗化」,或是「貶低」與「降低水準」,更確切說法:「將事情愚蠢化」)。另一是,我們也可以嘗試透過圖表,或一些實際範例來說明整件事的複雜性,使所有人都能簡單理解,也就是將問題「智慧簡化」

這兩種方式都能為聽者降低理解上的困難度。講者可以選擇把最困難的關鍵點,用一句話輕鬆帶過,將問題簡化到水準盡失——這當然是最簡單的方法。例如:主管經常會說:「我們目前正處於絕佳狀態」,或是政治人物經常掛在嘴邊:「我們必須採取永續經營策略」。又或者,講者可以透過聽者的視角,消化與反思他們的經驗,隨後舉出容易理解的實例、圖表與比喻,藉由這個方式切入複雜的問題點,同時啟發與吸引聽者。

團體工作的壓力,讓人只想虛與委蛇

如果你是獨自一人作業,就能夠非常簡單的替自己作主,你可以省下許多力氣,安全避開團隊將會遇見的「挑戰」,並達到真正有用的成效。而上述提到講者所面臨的兩種選擇,後者需要你與講者共同努力。因為要真正清楚理解一件事,是件非常艱難的差事,這困難度也讓許多思想家同聲贊成。

如果你在團隊中或是「群體」(Schwarm)內工作時,必須在一個小時後向主管呈交一份口頭報告,你會怎麼做呢?(我在企業管理上有許多經驗,可以向你保證:主管通常會要求員工真的把報告「做」出來!)你第一時間或許會覺得,為什麼自己還要花心力來做這份報告?主管同樣也忙於日常業務,沒有人願意浪費寶貴的時間來做這件事。但這份報告必須被完成。所有人都在等著看誰會主動去處理這件事,隨後這句話就如魔法一般出現:「我們可以開會時一起完成。」你鬆了一口氣,所有同事共同負責,就沒有人必須獨自承擔責任。

因此,一個小時的會議就這樣成形——它就這麼發生了!而當會議開始時,只會出席約半數的主管與經理,其他的則去了「重要商業會談」,或是「拜訪重要客戶」,所以你不能對他們提出批判。然而,由於出席會議的同仁太過忙碌都沒有做好準備(他們總是如此),因此在報告中,複製與貼上許多先前會議的舊資料。

我們究竟得到了什麼?美國人總是會說:「這是我個人的微薄建議,僅供參考」。所有人都想把自己的意見納入其中,但成果當然並不令人滿意。然而,主管卻用大家東拼西湊、漏洞百出的結論,當成行事的基礎。他仍然可以在報告上加個圖表,好讓內容達到可令人接受的水準,並遞給助理簡單一瞥。「很好,這樣就完成了,趕快去下個會議吧!」

p13簡化曲線1
Photo Credit: 樂金文化出版

我們完全沒有時間去構思一個真正「有智慧」的報告。在〈簡化曲線1〉的左方,我們朝著愚笨方向下墜,同時將複雜的問題點粗略簡化。在開會中,這樣的作法暫且沒問題,所有同事在會議結束時也都這麼認為,甚至可能會說:「這個計畫非常完美,不能再更好了,必須立刻實行。來看看主管能不能接受這個作法……但他或許會要我們再開個會,繼續討論這個問題。」

團隊會議與個人獨立作業有所不同。當我們獨立作業時,能夠自行在粗略與智慧簡化的方向中來回思索,或是直接選用智慧簡化的方式來達成目標。而在會議中,選用智慧簡化的可能性微乎其微。

在開會的壓力之下,多數人都會選用較粗略的方式來解決問題。因此,我想將「群體愚行」(Schwarmdummheit)的概念,當作本書討論主題。我會深入解釋我們為何時常需要加班,或是工作步調過快的原因。而在不斷理解與探討問題的脈絡後,最後結論通常都是——「工作效率低下」。那麼,為什麼大家不好好認真工作呢?為什麼時間都不夠了,還要將問題複雜化呢?為什麼要開這麼多沒有結論的會議呢?為什麼那些高薪經理,要在無謂瑣事上花這麼多的時間呢?為什麼我們提出的方案如此索然無味呢?

智慧簡化才能解決問題


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