《我變笨都是公司的錯!》:會議本身就是培養「群體愚行」的理想溫床

《我變笨都是公司的錯!》:會議本身就是培養「群體愚行」的理想溫床
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

研究IBM多年的作者發現,當獨立作業時,我們都能輕易找出適合自己的良好工作方式;但在團隊合作時,為了融入一個群體,我們就必須做出相當大的讓步。久而久之,就只能陷入「大家一起笨」的惡性循環泥淖之中……

文:岡特・迪克(Gunter Dueck)

為了加入大家,需要不斷的讓步

我們必須簡化所有團隊合作上將會發生的問題!

為什麼人類能夠發明火星探測車,卻無法聰明的團隊合作呢?為什麼主管要擅自訂下合作的目標,並將團隊合作視為一種「挑戰」呢?是否主管們已經預見,我們在合作的過程中,會發生爭執呢?是否在開始合作前,就潛藏著我們不知情的問題呢?而是否每個合作的環節,對我們來說都是一種磨難呢?

媽啊!工作被搞得太複雜、瑣碎

本書要探討,因自身錯誤而造成生活中的複雜性,並得知事情發展至此的主要原因。而本書最後也會提出針對這些問題的解決辦法——並非「粗略」,而是以「智慧」處理問題。你的老闆一定曾說過:「聰明工作,而非埋頭苦幹」,但這種方式只有在獨立作業時才有辦法達成。為了融入一個團體,我們必須做出相當大的讓步。因為先前訂立的不合理規範,導致我們不斷往錯誤的方向前進。透過本書,我將針對過度複雜化的工作與生活,提供一些反饋。

在編寫這本書時,我花了許多時間在Google上找尋靈感。其中,我在奧利維亞.米謝爾(Olivia Mitchell)的個人網站,找到了一張大大啟發我的圖表,這張圖表彷彿閃爍著知識的光芒。當下我立即停下手邊所有的工作,並開始深刻思考。隨後我就開始架構本書內容,並引述米謝爾的圖表來進行概念說明。你可以在〈簡化曲線 1〉看見我所提出的論點。

奧利維亞.米謝爾透過她的觀點,明確表述了這個理論的含意。所有人都知道,擁有高度知識的專家們,容易將問題過度複雜化,並苛求聽眾能夠理解他們的想法。針對這件事,有兩種補救的辦法:一是,我們可以粗略簡化問題的複雜性(以英文解釋:dumb down,「通俗化」,或是「貶低」與「降低水準」,更確切說法:「將事情愚蠢化」)。另一是,我們也可以嘗試透過圖表,或一些實際範例來說明整件事的複雜性,使所有人都能簡單理解,也就是將問題「智慧簡化」

這兩種方式都能為聽者降低理解上的困難度。講者可以選擇把最困難的關鍵點,用一句話輕鬆帶過,將問題簡化到水準盡失——這當然是最簡單的方法。例如:主管經常會說:「我們目前正處於絕佳狀態」,或是政治人物經常掛在嘴邊:「我們必須採取永續經營策略」。又或者,講者可以透過聽者的視角,消化與反思他們的經驗,隨後舉出容易理解的實例、圖表與比喻,藉由這個方式切入複雜的問題點,同時啟發與吸引聽者。

團體工作的壓力,讓人只想虛與委蛇

如果你是獨自一人作業,就能夠非常簡單的替自己作主,你可以省下許多力氣,安全避開團隊將會遇見的「挑戰」,並達到真正有用的成效。而上述提到講者所面臨的兩種選擇,後者需要你與講者共同努力。因為要真正清楚理解一件事,是件非常艱難的差事,這困難度也讓許多思想家同聲贊成。

如果你在團隊中或是「群體」(Schwarm)內工作時,必須在一個小時後向主管呈交一份口頭報告,你會怎麼做呢?(我在企業管理上有許多經驗,可以向你保證:主管通常會要求員工真的把報告「做」出來!)你第一時間或許會覺得,為什麼自己還要花心力來做這份報告?主管同樣也忙於日常業務,沒有人願意浪費寶貴的時間來做這件事。但這份報告必須被完成。所有人都在等著看誰會主動去處理這件事,隨後這句話就如魔法一般出現:「我們可以開會時一起完成。」你鬆了一口氣,所有同事共同負責,就沒有人必須獨自承擔責任。

因此,一個小時的會議就這樣成形——它就這麼發生了!而當會議開始時,只會出席約半數的主管與經理,其他的則去了「重要商業會談」,或是「拜訪重要客戶」,所以你不能對他們提出批判。然而,由於出席會議的同仁太過忙碌都沒有做好準備(他們總是如此),因此在報告中,複製與貼上許多先前會議的舊資料。

我們究竟得到了什麼?美國人總是會說:「這是我個人的微薄建議,僅供參考」。所有人都想把自己的意見納入其中,但成果當然並不令人滿意。然而,主管卻用大家東拼西湊、漏洞百出的結論,當成行事的基礎。他仍然可以在報告上加個圖表,好讓內容達到可令人接受的水準,並遞給助理簡單一瞥。「很好,這樣就完成了,趕快去下個會議吧!」

p13簡化曲線1
Photo Credit: 樂金文化出版

我們完全沒有時間去構思一個真正「有智慧」的報告。在〈簡化曲線1〉的左方,我們朝著愚笨方向下墜,同時將複雜的問題點粗略簡化。在開會中,這樣的作法暫且沒問題,所有同事在會議結束時也都這麼認為,甚至可能會說:「這個計畫非常完美,不能再更好了,必須立刻實行。來看看主管能不能接受這個作法……但他或許會要我們再開個會,繼續討論這個問題。」

團隊會議與個人獨立作業有所不同。當我們獨立作業時,能夠自行在粗略與智慧簡化的方向中來回思索,或是直接選用智慧簡化的方式來達成目標。而在會議中,選用智慧簡化的可能性微乎其微。

在開會的壓力之下,多數人都會選用較粗略的方式來解決問題。因此,我想將「群體愚行」(Schwarmdummheit)的概念,當作本書討論主題。我會深入解釋我們為何時常需要加班,或是工作步調過快的原因。而在不斷理解與探討問題的脈絡後,最後結論通常都是——「工作效率低下」。那麼,為什麼大家不好好認真工作呢?為什麼時間都不夠了,還要將問題複雜化呢?為什麼要開這麼多沒有結論的會議呢?為什麼那些高薪經理,要在無謂瑣事上花這麼多的時間呢?為什麼我們提出的方案如此索然無味呢?

智慧簡化才能解決問題

對於這些疑問,我會透過比較「粗略簡化」與「智慧簡化」的圖表,提供令人滿意的答案。而〈簡化曲線 2〉的圖表,儘管與前一張〈簡化曲線1〉的圖表相比,呈現出的對比十分極端,但在實際情況下,粗略與智慧簡化兩者本身並非完全相對。

p15_簡化曲線2
Photo Credit: 樂金文化出版

第二張圖表呈現出了一些細微的差異。我們先來想像一個不易開發的新產品,開發過程的五個階段如下:

  1. 產品開發第一階段被各式各樣的概念拼湊而成,粗糙簡陋,尚有許多漏洞,僅能用於少數用途。
  2. 產品開發第二階段已經相當不錯,可用於多數用途,但使用起來非常繁雜(類似早期的錄影機),也不易上手。其中有些缺點令人生厭(你可以想想我們都是世上第一台電腦的受試者),也因為產品本身的複雜性,使我們經常無法順利處理問題而感到失望。且它並沒有針對使用者的需求來設計,使用起來並不順手。
  3. 產品開發第三階段已邁向成熟,但仍相當複雜。它能夠完成所有你下達的指令,但可惜的是,你必須是這項產品的專家。大部分的潛在客戶都無法輕鬆上手,僅能使用產品的基本功能。(例如:並不是所有人都會使用 Adobe Photoshop 全部的功能,甚至只會用來瀏覽圖片。Microsoft Word 同樣也能處理許多問題,但絕大多數的人都只用來打幾行字而已。)目前這項產品僅能用於某項特定的目的,且需要花上大量的時間學習。
  4. 產品開發第四階段解決了使用上複雜的問題後,這項「All-in-one」的產品已經找到了「聰明」的解決辦法。大部分的功能對於使用者來說可以輕鬆上手,特別是在使用上能立即理解,而且維修專員也能夠輕易維修。
  5. 產品開發第五階段已達到智慧簡化該有的樣子,它的功能幾乎使所有人都相當滿意。

適合團隊合作的方案,耗費過多意志力和成本

上述特徵,我們將會在〈簡化曲線 3〉進行說明。

p16_簡化曲線3
Photo Credit: 樂金文化出版

在先前段落有提過,本書的核心重點「群體愚行」——說明了我們在會議與團隊合作的思維上,受困於圖表左側。同事與主管當然會不斷鼓吹大家尋求聰明的解法,甚至提出一個出色的解決方案。不過一旦以團體為單位開始共事,我們提出的方案既複雜(使用上當然不佳)又繁冗(可以使用,但需要耗費許多成本)。

我們的日常生活充滿著利益衝突、同業競爭、規則限制、報告要求、文書義務、品質控管與大小會議,難道還有人有時間、空閒與熱情,來思考顧客所提出的回饋嗎?就算真的有,難道他不會在會議中,被其他渴望擁有快速且有效解決方案的同事們圍剿嗎?「有辦法就趕快提出來!」——這是主管或難搞同事的經典台詞。這種情況是必然的。

終究你還是得和別人合作,那該怎麼辦?

為什麼企業不傾聽顧客的建議?為什麼大家不相互交流意見?為什麼主管不嘗試理解員工的想法,甚至彼此對立?因為所有人都堅守著自己的立場,他們看不見事情的整體,所以無法共同合作。如果所有人都能綜觀大局,那麼就有可能討論出一套通用的方式,甚至找到聰明智慧的解法。如此一來,大家就會認為這是一同展現「群體智慧」的機會。但是,若是我們只看事物的片面,則會再次產生紛爭,甚至又回到了「群體愚行」的窘境。這點我會用故事與實例解釋說明。

19世紀美國詩人約翰.戈弗雷.薩克斯(John Godfrey Saxe, 1816-1887)重述了非常著名古印度詩歌:《盲人摸象》的故事。

六個盲人圍繞在大象四周,想知道大象到底長什麼樣子,他們看不見大象的模樣,只能用手觸摸。第一個盲人認為大象像一堵牆;第二個盲人認為大象像一條蛇;第三個盲人認為大象像一支茅……。這首詩歌開頭如下:

六名印度斯坦盲人
為了學習竭盡所能
前去一窺大象樣貌
(儘管他們全數盲瞎)
透過逐步觀看細查
或許能夠如願以償

最後以一段智慧寓言結尾:

宗教紛爭時常發生
於爭執者間,我想:
他們竟是如此無知
空談一隻大象,
其實:
他們皆全然看不見!

在詩歌的最後一段有著宗教上含意。不同宗教的神學家就像故事中的盲人一般,儘管沒有任何一個人見過神真實的模樣,他們卻能透過不同的觀點詮釋祂的存在。藉由這個方式,他們皆能推測一個陌生整體的樣貌

p18盲人摸象
Photo Credit: 樂金文化出版

無法綜觀全局、團隊合作成了瞎子摸象

我經常在IBM與各大企業的演講中,特別引述這幅畫與詩歌,有時也會針對問題與狀況來調整故事內容。例如,我會向聽眾詢問:「什麼是IBM?(將大象替換掉)」,隨後會得到許多片面的回答:「IBM是電腦製造商」、「IBM是軟體開發商」、「IBM是伺服器開發商」、「IBM是科技諮詢處」、「IBM是研發與創新公司」……。而我會向他們解釋,因為他們已經產生了所謂的「片面思考」,所以無法正確得知IBM的整體概念。

某個部門的經理或是員工無從得知其他部門的工作狀況,這些部門對他們來說是相當陌生,所以當然也無法看到整間公司的全貌。最上層的主管經常呼籲所有同仁,應該為公司的整體發展而努力,但這當然不可能。員工並不了解這間公司的整體性,他們只能看見屬於自己的工作領域,但一間大企業涵蓋各式各樣的部門,像是人事部門、法律部門、採購部門、生產部門、開發部門、銷售部門等,他們像盲人一樣待在公司內,只認得自己的辦公室,難道他們有辦法跟其他部門的同仁相互理解並一同合作嗎?

當然在一間企業中,每個領域總是有與眾不同的人,他們可以理解與綜觀大局。可惜的是,他們無法成為會議中的多數——因為會議本身就是培養「群體愚行」的理想溫床。

片面思考阻礙理解團體目標

我經常和孩子們聊到,如果在學校表現優異的話,可以省下很多力氣,但若是達到卓越超群的程度,可能會被過度關注,陷入能者多勞的情況。而單單僅是優異的話(以德國成績來說大約是 85∼90 分),則會被分配到最小的工作量。沒錯,事情就是這樣!注重學校的紀律,就不太會引起麻煩,也能清楚理解學校整體的本質。

這邊的「理解」,並非指在成績、操行與排名上有良好表現,而是完全清楚校方訂出的規則,好好上學、放學,並在回家時完成作業。如此一來,這個孩子就能在課後隨意玩遊戲、滑手機或做自己想做的事。且因為他表現優異,所以沒有人會多說什麼,父母與老師都很滿意,甚至允許這個孩子在晚上出去玩或是熬夜到天亮,皆大歡喜!

但如果孩子的成績不及格,甚至需要在及格邊緣奮戰,就代表他只理解了學校整體本質的其中一部分而已,生活將會過得非常辛苦,再加上父母與老師不斷責罵,孩子心靈能量將日漸被消磨殆盡。將他送去補習班費時又傷財,而且若是孩子沒有成長的話,則會引來更多責罵。他拿不到零用錢,也不被允許晚上出去玩,滑手機亦會被視為萬惡之源,手機將被父母直接沒收,人生一片黑暗。

而為什麼公司的經營策略會在及格邊緣奮戰呢?不是將事情粗略簡化,就是成果差強人意。當他們無法達成主管訂定的目標,為了要得到上頭的「援助」,必須經過諸多品管測試與檢討會議,沒有人會對此感到滿意。不過,若是所有人都好好各司其職,這種情況就不會發生,但為什麼沒有任何同事想這麼做?

書籍介紹

本文摘錄自《我變笨都是公司的錯!:看企業組織如何毀掉聰明人才》,樂金文化出版

作者:岡特・迪克(Gunter Dueck)
譯者:朱庭儀

德國亞馬遜政治.經濟.社會類暢銷書
高盛.德國《商報》.法蘭克福書展2015年優秀經濟經營圖書
德國大報推薦上班族必讀好書

企業管理領域的《烏合之眾》
企業制度如何毀掉聰明人才?
前IBM德國公司技術總監揭露職場上令人衝擊的真實面!

天天上班愈上愈笨、愈上愈懷疑人生嗎?
每天睜開眼睛,想到要去公司就好累?
每個月都想離職,但是為了薪水還是咬牙撐下去?
逮到機會就想當薪水小偷,但是又覺得良心不安……
到底為什麼上班這麼痛苦!問題出在哪裡?
本書作者在IBM德國公司擔任技術總監20餘年,他發現……
其實以上症狀,有85%的責任在公司制度!

想要好好工作,為什麼那麼難?其實是公司帶頭害大家一起笨!

每天不是在瞎忙,就是在當薪水小偷浪費時間嗎?
工作愈來愈沒成就感,為什麼我們沒辦法好好工作?

研究IBM多年的作者發現,當獨立作業時,我們都能輕易找出適合自己的良好工作方式;但在團隊合作時,為了融入一個群體,我們就必須做出相當大的讓步。

團結就是力量大?才怪!事情真相是:一堆臭皮匠,也勝不過一個諸葛亮。當個人進入群體之後,原本的自我特性就會被群體遮蔽,智力也會漸漸被群體愚化。久而久之,就只能陷入「大家一起笨」的惡性循環泥淖之中……

大家一起笨的公司,會產生什麼樣的症狀?

檢視一下,你的公司也有以下問題嗎?

  • 老闆總訂出「不可能任務」的工作目標

設下新目標後,我們通常會即刻動工,不會停下腳步來思索更好的策略,或是理解這項任務,是否為我們能力所及。若這項任務超出我們的能力範圍,會使所有員工與生產線負荷不來,導致錯誤、延宕與憤怒的發生,同時衍生出更多的工作量,拖垮所有的時間排程。

  • 過多的工作壓力,讓人學會投機取巧

業務負擔過重、工作步調緊湊與情緒憤怒所產生出的壓力,迫使我們在接連不斷的工作中,逐漸變得投機取巧。我們忘記原先設下的目標,僅把所有的專注力,全都放在處理問題上。

  • 為了追隨職務的常規或SOP,放棄追求卓越的念頭

每日的工作常規,近乎耗盡了我們所有時間,使我們不再對新知感到興趣,也逐漸失去對生活品質與崇高事物的追求。老闆要求我們在工作上精益求精,但根本就沒有人知道,他實際上想要什麼,甚至連他自己也不知道。

  • 總把問題歸類為成本問題,讓人養成短視近利的心態

若公司每個環節都出了問題,管理階層最多只能解決最大的麻煩。例如:降低成本支出,其他問題就這麼繼續放置,逐漸演變成公司日後的隱憂。

  • 陷入成堆的工作中,無法思考

壓在員工身上的績效目標,成了操控他們思想媒介。不過,有時不可靠的指標,只會誤導我們的判斷力。最後,它不僅無法給予我們確切的資訊與數值,也會使我們的思維出現偏見。

  • 不敢說真話,問題一再被掩蓋

壓力、相異的興趣與觀點,加速了機會主義的蔓延,扼殺了所有建設性交流。在長時間的會議中,每個人與彼此相互交談後,卻沒有獲得任何結果,會議就如此毫無意義結束了。

如何在愚笨團隊中當個聰明人?

不想再當薪水小偷嗎?現在開始聰明安排工作,跨出群體智慧的第一步!

1. 找出合理的工作量
作者運用等候理論的公式,為我們合理計算出最適當的工作量。大多數情況下,大約 85%的工作率是最佳的狀態。也就是說,適度的彈性空間是必要的。

2. 設立具有建設性的目標
目標不要好高騖遠,做好計畫後,循序漸進、階段性的逐步實現。

3. 別讓自己陷入得處理太多迫在眉睫的問題
在繁忙工作中,因時間壓力關係,緊急的問題最後只能草率處理,出錯率自然增加。做好時間管理,安排工作優先順序,提升工作效率。

4. 最好別在期限前,才趕著完成工作
按照步調將工作好好完成,不要死到臨頭了,才開始思考要怎麼解決問題。

本書特色

  1. 用幽默風趣、平易近人卻一針見血的文筆,深入淺出探討「群體愚行」現象。
  2. 企業實例解說,淺顯易懂。
  3. 教你如何在愚蠢團隊中聰明工作。
  4. 企業如何從「群體愚行」扭轉成「群體智慧」的理想境界。
我變笨立體書封(300dpi)
Photo Credit: 樂金文化出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:丁肇九


猜你喜歡


年薪破百萬在台北買不起房?調整資產配置,買房不難!

年薪破百萬在台北買不起房?調整資產配置,買房不難!
Photo Credit: VI College價值投資學院

我們想讓你知道的是

想在買房時擁有好的貸款條件,一定要趁有穩定好工作的時候申貸較佳。面對通膨升息時代的來臨,大家務必聰明善用資產配置成為人生最佳助力,而不是讓買房成為拖垮自己財務的稻草。

本文作者:VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪

買房是很多人畢生夢想,許多上班族開始投資的動機,也是希望透過能扣除每月支出後、盡可能放大剩餘的存款,更快買到人生第一間房。但是看著房價不斷飛漲,媒體不斷報導百萬年薪工程師、醫師都無法在台北置產,讓很多人感到恐慌、甚至放棄買房念頭。

32歲的飛輪教練阿謙很努力賺錢,汲汲營營忙於工作,希望能買一兩千萬的房子,好安身立命。為了達成目標他相當努力培養技能,除了具有飛輪跟肌力教練資格外,平時也提供學員筋膜按摩服務。

因為服務口碑很好,目前團體加個人每月穩定都有100小時課程,即使前段時間疫情不穩定也只有少掉一成教練收入,月收入約為6至10萬。

對於未來目標,阿謙除了希望可以透過被動收入增加、改變目前靠時間及體力換取金錢的現況,也希望能夠買入兩間2000萬的房子,一間自住、一間出租賺取被動收入。

既有資產配置上,由於懷抱著買房夢,因此阿謙保留110萬活存現金,另外有一張台幣56萬的美元保單,投入美股58萬有不錯獲利。

買房對平均月收入8萬的阿謙來說是否為不可能任務?我認為,阿謙應該先拋掉想法便是:別為了賺頭期款而投資。

五月第一篇
photo credit:VI College價值投資學院
VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪建議阿謙讓投資為自己置產。

給阿謙的投資建議一:別為買房投資,要讓投資為你置產。

遇到像阿謙這樣懷抱著買房夢的學員,我都會先要他們反覆問自己:為什麼要買房?

如果從資產及投資角度來看,房子算是防守型資產,如果將房屋價值放進整個資產配置後,花在買房的錢就不能超過總資產50%,否則就會讓自己變成房奴,更會因為多數資產都卡在房子,而因為房價變化影響心態。

假設買房能為自己帶來安全感,那這想法相當好、也值得去達成這個人生目標,這時就可以思考如何利用投資來幫自己買房。

以阿謙希望買到2000萬的房這個目標來看,房價2000萬首購需支出頭期款為400萬,這時除了要因為固定支出增加房貸這一項,因此要提高保障型資產外,也要確保進攻型投資組合有400萬,並透過選擇權等投資方式妥善配置讓自己能利用每年10-20%投資報酬來支付房貸本金及利息。

給阿謙的投資建議二:想買房保障人生,別抱持保障心態投資

在與阿謙諮詢對談過程中,我也看到許多保守型投資人最容易落入的「陷阱」:認為是保障,其實處於風險中。

將錢投入投資市場,因為跌價造成損失,這是一種可視但未知的風險。但是如果將錢都投入到定存、活存現金中,每年因為通貨膨脹造成損失,加上失去將錢轉進保守型甚至進攻型投資組合中能產生的獲利,這是屬於容易忽略但已知的風險。

保障型資產是為了當有突發風險產生時,讓我們不用擔心生計並可渡過半年時間進行避險。就阿謙每月支出約5萬來說,保留30萬是足夠的。特別是在進攻型投資組合都握有許多高價值公司並有不錯獲利時,應該將額外80萬緊急帳戶資金及活存轉進進攻型投資組合,才能更快達成買房目標。

而究竟是否該買第二間房出租賺取被動收入,我也請阿謙好好想想:買第二間房的目的是什麼?

如果買房是為了投資,那麼比起將一大筆錢投入保守型資產,以阿謙還年輕並且收入相對穩定情況下,該如何積極進攻讓自己退休時可以擁有千萬甚至億萬資產,才是最適當思考方式。

這些建議也適合你:購買投資型保單前先停看聽

在阿謙現有投資組合當中,我也看到在許多學員資產配置中都會出現的「投資型保單」。這類同時具備投資及保險功能的保單屬於保守型資產,因此建議在購買時要注意投入金額加上其他保守型投資不要超過總資產20%外,更要先釐清以下關鍵。

首先便是保單報酬形式為何?是在一定年限後固定會發放股息給保戶,還是保險公司會每年將這些錢投入特定投資標的做為報酬?這些資產增長能否看得見,甚至是否穩定,必須先了解。

其次則是這些保單綁約年限,這會影響可動用資金及運用彈性。當然,既然是保險更要確認又是綁定哪方面保險,在自己真正需要時是否能夠降低醫療或意外造成風險。懂得從資產角度思考保單,可以讓你在投資道路上少走相當多冤枉路。

附帶一提,想在買房時擁有好的貸款條件,一定要趁有穩定好工作的時候申貸較佳。面對通膨升息時代的來臨,大家務必聰明善用資產配置成為人生最佳助力,而不是讓買房成為拖垮自己財務的稻草。

image

本文章內容由「VI College價值投資學院」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。


猜你喜歡