《我變笨都是公司的錯!》:會議本身就是培養「群體愚行」的理想溫床

《我變笨都是公司的錯!》:會議本身就是培養「群體愚行」的理想溫床
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我們想讓你知道的是

研究IBM多年的作者發現,當獨立作業時,我們都能輕易找出適合自己的良好工作方式;但在團隊合作時,為了融入一個群體,我們就必須做出相當大的讓步。久而久之,就只能陷入「大家一起笨」的惡性循環泥淖之中……

對於這些疑問,我會透過比較「粗略簡化」與「智慧簡化」的圖表,提供令人滿意的答案。而〈簡化曲線 2〉的圖表,儘管與前一張〈簡化曲線1〉的圖表相比,呈現出的對比十分極端,但在實際情況下,粗略與智慧簡化兩者本身並非完全相對。

p15_簡化曲線2
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第二張圖表呈現出了一些細微的差異。我們先來想像一個不易開發的新產品,開發過程的五個階段如下:

  1. 產品開發第一階段被各式各樣的概念拼湊而成,粗糙簡陋,尚有許多漏洞,僅能用於少數用途。
  2. 產品開發第二階段已經相當不錯,可用於多數用途,但使用起來非常繁雜(類似早期的錄影機),也不易上手。其中有些缺點令人生厭(你可以想想我們都是世上第一台電腦的受試者),也因為產品本身的複雜性,使我們經常無法順利處理問題而感到失望。且它並沒有針對使用者的需求來設計,使用起來並不順手。
  3. 產品開發第三階段已邁向成熟,但仍相當複雜。它能夠完成所有你下達的指令,但可惜的是,你必須是這項產品的專家。大部分的潛在客戶都無法輕鬆上手,僅能使用產品的基本功能。(例如:並不是所有人都會使用 Adobe Photoshop 全部的功能,甚至只會用來瀏覽圖片。Microsoft Word 同樣也能處理許多問題,但絕大多數的人都只用來打幾行字而已。)目前這項產品僅能用於某項特定的目的,且需要花上大量的時間學習。
  4. 產品開發第四階段解決了使用上複雜的問題後,這項「All-in-one」的產品已經找到了「聰明」的解決辦法。大部分的功能對於使用者來說可以輕鬆上手,特別是在使用上能立即理解,而且維修專員也能夠輕易維修。
  5. 產品開發第五階段已達到智慧簡化該有的樣子,它的功能幾乎使所有人都相當滿意。

適合團隊合作的方案,耗費過多意志力和成本

上述特徵,我們將會在〈簡化曲線 3〉進行說明。

p16_簡化曲線3
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在先前段落有提過,本書的核心重點「群體愚行」——說明了我們在會議與團隊合作的思維上,受困於圖表左側。同事與主管當然會不斷鼓吹大家尋求聰明的解法,甚至提出一個出色的解決方案。不過一旦以團體為單位開始共事,我們提出的方案既複雜(使用上當然不佳)又繁冗(可以使用,但需要耗費許多成本)。

我們的日常生活充滿著利益衝突、同業競爭、規則限制、報告要求、文書義務、品質控管與大小會議,難道還有人有時間、空閒與熱情,來思考顧客所提出的回饋嗎?就算真的有,難道他不會在會議中,被其他渴望擁有快速且有效解決方案的同事們圍剿嗎?「有辦法就趕快提出來!」——這是主管或難搞同事的經典台詞。這種情況是必然的。

終究你還是得和別人合作,那該怎麼辦?

為什麼企業不傾聽顧客的建議?為什麼大家不相互交流意見?為什麼主管不嘗試理解員工的想法,甚至彼此對立?因為所有人都堅守著自己的立場,他們看不見事情的整體,所以無法共同合作。如果所有人都能綜觀大局,那麼就有可能討論出一套通用的方式,甚至找到聰明智慧的解法。如此一來,大家就會認為這是一同展現「群體智慧」的機會。但是,若是我們只看事物的片面,則會再次產生紛爭,甚至又回到了「群體愚行」的窘境。這點我會用故事與實例解釋說明。

19世紀美國詩人約翰.戈弗雷.薩克斯(John Godfrey Saxe, 1816-1887)重述了非常著名古印度詩歌:《盲人摸象》的故事。

六個盲人圍繞在大象四周,想知道大象到底長什麼樣子,他們看不見大象的模樣,只能用手觸摸。第一個盲人認為大象像一堵牆;第二個盲人認為大象像一條蛇;第三個盲人認為大象像一支茅……。這首詩歌開頭如下:

六名印度斯坦盲人
為了學習竭盡所能
前去一窺大象樣貌
(儘管他們全數盲瞎)
透過逐步觀看細查
或許能夠如願以償

最後以一段智慧寓言結尾:

宗教紛爭時常發生
於爭執者間,我想:
他們竟是如此無知
空談一隻大象,
其實:
他們皆全然看不見!

在詩歌的最後一段有著宗教上含意。不同宗教的神學家就像故事中的盲人一般,儘管沒有任何一個人見過神真實的模樣,他們卻能透過不同的觀點詮釋祂的存在。藉由這個方式,他們皆能推測一個陌生整體的樣貌

p18盲人摸象
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無法綜觀全局、團隊合作成了瞎子摸象

我經常在IBM與各大企業的演講中,特別引述這幅畫與詩歌,有時也會針對問題與狀況來調整故事內容。例如,我會向聽眾詢問:「什麼是IBM?(將大象替換掉)」,隨後會得到許多片面的回答:「IBM是電腦製造商」、「IBM是軟體開發商」、「IBM是伺服器開發商」、「IBM是科技諮詢處」、「IBM是研發與創新公司」……。而我會向他們解釋,因為他們已經產生了所謂的「片面思考」,所以無法正確得知IBM的整體概念。

某個部門的經理或是員工無從得知其他部門的工作狀況,這些部門對他們來說是相當陌生,所以當然也無法看到整間公司的全貌。最上層的主管經常呼籲所有同仁,應該為公司的整體發展而努力,但這當然不可能。員工並不了解這間公司的整體性,他們只能看見屬於自己的工作領域,但一間大企業涵蓋各式各樣的部門,像是人事部門、法律部門、採購部門、生產部門、開發部門、銷售部門等,他們像盲人一樣待在公司內,只認得自己的辦公室,難道他們有辦法跟其他部門的同仁相互理解並一同合作嗎?

當然在一間企業中,每個領域總是有與眾不同的人,他們可以理解與綜觀大局。可惜的是,他們無法成為會議中的多數——因為會議本身就是培養「群體愚行」的理想溫床。

片面思考阻礙理解團體目標

我經常和孩子們聊到,如果在學校表現優異的話,可以省下很多力氣,但若是達到卓越超群的程度,可能會被過度關注,陷入能者多勞的情況。而單單僅是優異的話(以德國成績來說大約是 85∼90 分),則會被分配到最小的工作量。沒錯,事情就是這樣!注重學校的紀律,就不太會引起麻煩,也能清楚理解學校整體的本質。

這邊的「理解」,並非指在成績、操行與排名上有良好表現,而是完全清楚校方訂出的規則,好好上學、放學,並在回家時完成作業。如此一來,這個孩子就能在課後隨意玩遊戲、滑手機或做自己想做的事。且因為他表現優異,所以沒有人會多說什麼,父母與老師都很滿意,甚至允許這個孩子在晚上出去玩或是熬夜到天亮,皆大歡喜!

但如果孩子的成績不及格,甚至需要在及格邊緣奮戰,就代表他只理解了學校整體本質的其中一部分而已,生活將會過得非常辛苦,再加上父母與老師不斷責罵,孩子心靈能量將日漸被消磨殆盡。將他送去補習班費時又傷財,而且若是孩子沒有成長的話,則會引來更多責罵。他拿不到零用錢,也不被允許晚上出去玩,滑手機亦會被視為萬惡之源,手機將被父母直接沒收,人生一片黑暗。

而為什麼公司的經營策略會在及格邊緣奮戰呢?不是將事情粗略簡化,就是成果差強人意。當他們無法達成主管訂定的目標,為了要得到上頭的「援助」,必須經過諸多品管測試與檢討會議,沒有人會對此感到滿意。不過,若是所有人都好好各司其職,這種情況就不會發生,但為什麼沒有任何同事想這麼做?

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