要看一個主管的管理品質,就看他怎麼開例行性會議

要看一個主管的管理品質,就看他怎麼開例行性會議
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

如果所有人都不準備就來開會,那管理就非常鬆散,如果在會議中負責人一問就倒,大家都不會認真準備會議,日常工作時也不會花心思在容易被忽略的地方,執行不到位,忽略重點,報告隨性,問題肯定會反覆發生,而這就直接反應在管理的品質上。

要看一個主管的管理品質,就看他怎麼開例行性會議。

只要讓我參與幾次例行性會議,我就知道團隊目前的問題在哪了。例行性會議會凸顯以下資訊:

1.團隊是在解決問題,還是在彙整資訊
2.團隊是主動找答案,還是在等主管作主
3.主管是否善用引導與提問來提升團隊能力
4.會議的主軸是否清晰,反應了團隊運作是否高效
5.團隊是缺乏意願、意識、能力任一或多種

其實例行性會議就是團隊運作的縮影,這是團隊慣性,騙不了人。

你相信嗎?只要改變例行性會議的報告內容、進行方式與跟進工作,團隊的整體能力也會有大幅度的提升。

這就是我常講的「管理槓桿」,從小的改變來撬動大的變化。

幾乎每個公司、每個部門都會有例行性會議與報告,很多人可能覺得這樣的會議很沒意義,就是大家形式上做做樣子,把要講的講一講就結束了,但如果,你希望把管理做得更到位,那例行性會議對你來說就非常關鍵,重要性甚至遠高於月會。

例行性會議是你跟團隊互動的好機會,而月會一般是面對老闆,兩者的對象不同,重點不同,報告方式也不一樣。如果你想了解怎麼開好一個會議,可以參考我過去先前寫過的這篇文章

本文我暫且回到例行性會議上,身為一個主管或會議主持人,在聽工作報告時,有一個關鍵環節,那就是「提問」,要做一個到位的主管,提問是你要增強的能力,你能透過提問來掌握部門的運作狀況,包含專案的執行狀況,KPI的達成狀況,內外部溝通的問題等;透過提問也能清楚同仁們的工作狀況,包含簡報者對工作的把握度有多高?他的專業水平怎樣?他的投入狀況如何?他面對公司的心態又是怎樣?目前可能遭遇了什麼問題?

有些主管會把例行性會議當成一個單純team building活動,所以對會議報告的過程不太在意,對很多的問題也視而不見,輕輕帶過,把例行會議當成一個大家有時間聚在一塊聊聊天的場合。

我強烈建議你千萬不要這樣做,多數人之所以會討厭例行性會議,就是因為它們被搞的四不像,參加會議對他們工作的推進與個人成長沒有幫助,覺得來了是浪費時間,但不來又不行,你必須重視例行性會議,因為這是一個團隊與個人能力都得以提升的一個重要場合

會浪費自己與員工時間的主管,思維基本上是有問題的,開會是為了解決問題與提高工作效益,而非單純為了社交或展現權威。

如果你希望團隊能力提升,你要認真的進行每次的會議,除了對成員的報告內容做足要求外,也要持續拋出問題要簡報者回答,透過一問一答可以達到以下幾個目的:

  • 釐清執行上有疑問的點

你的角度與同仁的角度可能不同,彼此都會有盲點,透過提問可以把彼此的盲點找出來,同步彼此的認知。有時身為專案的負責人,我們對專案的細節非常熟悉,因此會跳過很多自認為理所當然的過程,但聽的人其實聽得一頭霧水,就會有許多的疑問。若你本身就是聽眾,那你唯有透過提問才能獲得解答,否則就很容易帶著錯誤的認知。

  • 協助對方找出問題

透過一問一答,提升彼此的問題分析與解決能力,部屬為了回答你每次會議的提問,他事前的準備就會做足,會自己先去找答案,長期累積下來,他解決問題的能力就會提升。

我在先前的分享中曾提過,以前有team leader跟我反應說會議太多,我跟他說:「我也覺得會議好多,如何才可以不用開這麼多的會?」

對方一臉疑惑的表示不知道怎麼處理,我告訴他:「你想想我會議中都問哪些問題,如果你能不開會就把我想知道的資訊,以及你想討論內容都用郵件或五分鐘的電話就交代清楚,那我們就不開會了。

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Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

要提高效率,從那些例會下手是最快的,當週會已經成了例行工作,為會議而準備的資料也是沒有太多參考價值的內容時,把這些時間節省下來,每個人的生產力頓時都提升了20–30%,而且所有人為了能有效的溝通,花在精進自我工作能力上的時間,大約在半年後會發揮巨大成效。

減少浪費+精進能力,團隊生產力的提升其實非常非常可觀。

會議愈多,其實反應的只是組織溝通效率的低落,會議有其必要性,但這只限於能有效提升生產力的那些。

確認對方真的掌握了必要的資訊,且對現況的判讀是正確的,若他無法解讀他的報告內容,那代表他看的不夠仔細,對現況掌握不足,執行上也很容易出問題。

所以我非常喜歡問一些例外狀況,比如如果當天碰到颱風怎麼辦?又比如競爭對手同時也採用了相同的戰略怎麼辦?萬一跟你假設不一樣怎麼辦?你說這件事合作夥伴那邊一定沒問題,那是你談妥了,還是只是猜想?

舉例來說,在某次的業務週會上,有個部門的業績未達標,落後了30%左右,此時業務主管表示他們可以在本週補上落後的業績。

我問他:「你知道業績落後的原因嗎?」

他回答我:「業務告訴我是名單品質問題,我會跟行銷溝通這件事。」

我說:「不是,我確認過名單給的量跟成交率都沒問題,但你們自己的開發量不足,然後成交前的轉化動作也沒有落實,整個比例掉了快10%,你沒發現?」

他說:「抱歉,沒有,我會去確認,但我們會努力在本週補上落後的部分。」

我說:「你依據什麼覺得有可能可以趕上業績?」

他說:「我們會加倍努力,總之會趕上。」

我說:「唉,根據現在的狀況跟你手邊的資源,你就算團隊每天工作12小時,週末都不休假,本週怎麼努力也趕不上。」

他最後回答我:「總之,我們會努力做到。」

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作者製作提供

我跟這個業務主管的關係不錯,會後我跟他說為何我覺得做不到,因為當你手上的名單數量固定,而各渠道來的名單歷史轉化率大致在一個range內,波動不會太大。




誰說永續距離遠!掌握永續力三秘訣,人人都能成為永續生活家

誰說永續距離遠!掌握永續力三秘訣,人人都能成為永續生活家
Photo Credit: Brooke Cagle

我們想讓你知道的是

「永續」一詞可說是近來最夯的名詞,想要落實永續並非難事,只要把握永續力三秘訣:參與永續素養大調查、認識經典案例及掌握永續新知做起,就能快速提升永續力!

一場突如其來的新冠疫情,讓充滿變動的大環境成為全人類的「新常態」,疫情讓世人看見,環境是人類最大的危機;隨著後疫時代來臨,站在關鍵重建點的我們,更要積極化危機為轉機,往前建設一個有韌性且永續的社會。因此當前除了要擴增永續的想像,不只是做環保,還要讓永續不該只是一種宣稱、一句口號,必須仰賴所有人在日常生活中的點滴實踐。

永續不是口號 涵養永續力三秘訣從生活領航

如今「永續」已成為全球企業顯學,然而真正的永續,卻不僅僅是政府、企業該付出努力,永續該被每個人落實在日常中,就像空氣、水一樣自然,就如同作家安娜.拉普(Anna Lappé)的名言:「你的每一次消費,都在為你想要的世界投票。」

只要人人皆具備永續力,就能在日常生活中自然輕鬆地落實永續。

什麼是「永續力」呢?簡單來說,它是人類必備的關鍵素養,能引領大眾察覺問題、發展解方,以形塑更好的社會樣貌,是非常重要的關鍵能力。至於要如何涵養出如此重要的永續力,其實並不難,從參與永續素養大調查、認識經典案例及掌握永續新知這些秘訣做起,就能快速建立起永續力!

培養永續力的第一步 從填寫「永續素養大調查」做起

有道是,「知己知彼,百戰百勝」,要涵養永續力,首先得從自己的永續力檢視起,花個十分鐘,參與「永續素養大調查」,了解自身對於永續議題的掌握度,就是重要的開始。

長期關注永續發展的星展銀行,攜手社企流及願景工程基金會,繼2021年發起全台第一個「永續素養大調查」,吸引萬人參與填答後,今年更加聚焦,以「永續力是你的超能力」為主軸,再度發起「永續素養大調查」,並結合專書、嘉年華等活動,以多元精彩內容邀請大眾一起涵養永續力。

有鑑於去年的調查結果,不少人將永續與環保劃上等號,為了擴大大眾對於永續的想像,並促進更多永續行動,這次的「永續素養大調查」,不僅聚焦包含ESG、淨零等關鍵名詞內涵,還包含像是全球 SDGs 指標完成概況、台灣國民法官上路、淨零轉型策略等國內外重要的永續發展政策及現況,填答也涵蓋教育、食農、氣候變遷、社會兼容等廣泛的永續議題,聚焦成為50 道題目,只要用喝一杯咖啡的時間,即可輕鬆完成填答,而填答完成後,還能免費兌換與抽獎獲得總價值超過 50 萬元的永續好禮!

向經典案例學習 展現為永續奮戰鬥士的星展隨行精神

再來,向經典的永續案例取經,是厚植實力的重要的作法。有鑑於此,星展銀行去年與社企流、願景工程基金會攜手推出永續生活家系列專訪,今年亦發起「風格生活,星展隨行」的品牌活動,邀請具社會影響力的風格生活家,與大家分享永續生活的實踐心法。

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Photo Credit: 沒有垃圾的公寓生活、萬秀洗衣店

像是台灣與烏拉圭混血的知名Youtuber金魚腦,便以推廣「無塑」、「環保」議題大受矚目,平時也熱愛分享旅遊生活與跨國文化,今年更從環保的支持者,躍升為經營者,在台北開了一間「無包裝商店」實體店,店內選品也持續推廣永續理念。而零廢棄夫妻則是在面對身邊的舊物時,比起直接丟進垃圾桶,反而思考如何為它們創造新價值;萬秀洗衣店主理人張瑞夫,則是打造一個循環平台,幫助洗衣店業者可自主上架那些被遺忘、卻仍完好無缺、具清潔保障的衣物找到新歸屬,盼能開啟大眾對於舊衣的新想像。

這些案例,皆打破框架,擴大永續能在生活中實現的樣貌,而同為實踐永續的夥伴,星展銀行更以『與眾不同的銀行 (different kind of bank)』自我期許,要『更像為永續奮戰的鬥士( Eco-warrior )(為永續奮戰的鬥士)』,號召大眾一同響應,實踐永續!

不斷掌握新知 涵養充實永續力

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Photo Credit: 社企

至於最後的秘訣在於不斷掌握永續新知,為了讓資訊更加普及,也更能被大眾接受,星展銀行同樣展現創意,與社企流、願景工程基金會舉辦「永續力是你的超能力」策展,除了專題內容將聚焦台灣現況,精選「教育、食農、環境、社會兼容、城鄉發展」五大議題,推出議題指南與人物對談,為大家錨定議題、掌握永續新知外,也透過永續行動嘉年華的舉辦,邀請於長期於永續領域耕耘者,透過創新展覽、選物市集、未來論壇等多元方式,開啟對話交流及互動的大門,還有藉由專書收錄國際與台灣趨勢,並集結國內外、各類型單位的永續案例,作為公民或組織於生活和工作層面實踐的指南,帶大家輕鬆掌握永續新知。時代變動迅速下,擁有永續力,就是驅動社會變得更好的超能力!永續行動嘉年華將於 10 月 15 、16 日在華山文創園區舉辦​​,以輕鬆、有趣方式,為公民打造全方位的永續力。活動免費參與、即日起開放報名:https://bit.ly/3DDivEM