《懂用人,當主管心不累》:集體面試不但比傳統面試省時間,還能降低看錯人的機率

《懂用人,當主管心不累》:集體面試不但比傳統面試省時間,還能降低看錯人的機率
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我們想讓你知道的是

採用集體面試法可以縮短面試時間,提高面試決策速度,降低看錯人的機率等諸多好處,值得在台灣企業大力推廣。

文:林娟

集體面試法比傳統面試法,更省時有效嗎?

常常有主管反應,我們每次面試到一位不錯的人才,等待我們通知時,好的人才都已經拿到其他公司錄用通知單,我們總是慢了一步。面試後,主管與人資單位在面試最後環節,決定是否錄用人才時,有時雙方意見不同,也耽誤錄用人才的最佳時機點。不知道是否有其他更好的面試方式,可以讓雙方快速產生共識?

企業面試流程每家公司都不相同,普遍來說,大多是人資單位先進行人才履歷初篩工作,初篩基本符合資格,提交給用人單位主管,如符合初步條件,再邀約求職者到公司面試。

部分企業,則是第一關請用人單位主管先進行初步電話面試,當求職者專業能力符合基本條件後,才會邀約到公司進行第一階段口試。首先由用人單位先進行第一次面試,再由人資單位進行第二次面試,雙方如果對於求職者初步感到滿意,才會進入複試階段。

重視企業雇主品牌的公司,是人資單位先進行第一次面試,初步先跟求職者介紹公司企業文化經營理念等,才會邀請用人單位進行第二次面試。複試階段則是邀請用人單位的直屬主管負責,某些職位的特殊性與重要性,甚至會邀請總經理進行第三階段面試。

如果按照這樣的面試流程,普遍錄用一位人才的時間,至少長達三週到一個月,主管日常工作行程忙碌,一次要邀約這麼多位的主管進行面試,光要安排面試時間,就是一個大工程,更何況要達成共識。

在人才競爭的時代,誰先搶到人才,誰就是贏家,這樣的流程與效率,有待商榷。

用人單位與人資單位,雙方對於是否錄取求職者的意見,也常會有不同看法,雖然人資單位會提供相關專業建議,但基於尊重用人主管的職權,最後傾向以用人單位決定為主。

集體面試法:多對多尋找新鮮人

目前台灣企業也開始使用集體面試法(group interview),也稱為會談式面談(panel interview)。Google也是採用集體面試法進行人才面試。

除了企業界使用之外,學術界也會採用,當年我的研究所入學口試,學校就曾使用集體面試法做為挑選學生的方式,回想當年共計有五位口試老師,每一輪大約為四位到五位學生。口試開始前,其中一位口試委員先向參與面試學生說明整體口試流程、時間以及相關注意事項,隨即就開始進行口試。

第一個問題,通常是請每位學生簡短自我介紹三分鐘。

第二個問題,由其中一位口試委員以指定題目方式,請同學自由回答,最先回答,不見得獲得比較好的機會,最後回答也不見得處於劣勢。這個環節主要是觀察學生是屬於主動積極或者被動,思考敏捷度、論述條理性、口語表達能力以及面對壓力的總體表現。

第三個問題,由口試委員指定學生回答,例如:在同一輪面試的學生中,請給我們一個錄取您的理由?這個環節設計,非常精彩,有些同學會一直提到自己的優點,甚至放大自己優點。

有的同學,則先稱讚其他同學也非常優秀,但自己的優點主要為何,並同時論述自己與其他候選人的差異,總結自己值得錄取的原因。有些同學則會強調如果有機會錄取的話,未來研究方向會往那個方向進行,日後會如何應用所學,貢獻社會。

短短一個小時,就可以讓口試委員輕易判斷每位學生的特質,以及分辨哪一位學生才是適合該校的學生。

企業面對要招募的是新鮮人時,採用統一招募方式進行人才儲備,由於人數過多,以多對多的方式進行,比較有效率。

集體面試法:多對一挑選專業人才

企業採用集體面試的另一種情況,要找有經驗的人才,大多會採用多對一的方式。

特別是新創企業,基本上大多採用這種方式。多對一的執行方式,通常是多位面試官面對一位面試者。

根據天下出版的《Google超級用人學》書中的介紹與我的實際執行經驗,面試官組成由用人單位的主管、人資負責招募同仁,與未來與這位求職者共同工作部門同事、未來有合作機會的其他部門同事,共同組成跨部門面試小組。

面試中,大家各司其職,共同把關,最後採取一票否決制進行投票,只要有一位面試官不同意錄取,說明不錄取原因,無論這位求職者學經歷有多優秀,最終都將不會錄取。

執行集體面試法的好處之一,就是求職者進入公司前,其他同仁就已經透過面試時,得知這位未來到職的同仁已具備那些工作能力,未來在工作如何配合。

同時使用同一套用才標準進行面試評估,經過面試小組集體討論,取得共識,降低看錯人的風險,也在溝通與討論中,對焦人才錄用標準,無形之中,也提高其他面試官的經驗。

台灣企業雖然也採用集體面試法,唯一的差別是一票否決的運作方式,在台灣比較難以執行,大部分台灣企業還是以尊重用人單位主管或者總經理的意見,作為面試錄取的意見。

相較於傳統面試法,採用集體面試法,的確可以減少求職者到公司面試次數與時間,也可以減少重複聯絡安排主管面試時間,縮短彼此的時間,加快通知錄取人才的速度,可以從三週到一個月,快速縮短到二週。

透過集體面試錄取的人才,在公司適應程度與留任率的執行成效,也比傳統面試方式高出許多,因此採用集體面試法可以縮短面試時間,提高面試決策速度,降低看錯人的機率等諸多好處,值得在台灣企業大力推廣。

相關書摘 ▶《懂用人,當主管心不累》:常見的五種招募管道中,哪一種人才留任率最高?

書籍介紹

本文摘錄自《懂用人,當主管心不累:人資長教你帶出好員工的40個實戰QA》,創意市集出版

作者:林娟

識人、善任,經營者都知道很重要,也是畢生修煉的功課。但如果經營者能夠把直覺經驗進一步擴大,轉換成科學化方法、制度與流程,有系統的督促好公司的人力資源管理,舉凡從選才、育才、用才、留才,企業經營效率一定可以大幅提昇,CEO也必定能從經營煩擾的夢魘,舒緩過來。

本書的作者林娟老師,在人力資源管理領域,理論基礎十分深厚,也曾在許多跨國企業中擔任過人資長、企業顧問…等,實務經驗豐富。這次她願意將過去二十年以上在人資的實務管理經驗,結合理論,用十分淺顯易懂的方式,出版成冊,實在是讀者之福。

此書不僅可以讓CEO跟主管在很短的時間,對人力資源管理有通盤性的理解,對企業的人資主管,亦或是從事人資相關工作人員,也是一個規劃與實作,不可多得的參考書籍。

創意市集《懂用人,當主管心不累》立體書封
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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航