《工作上90%的煩惱都來自人際關係》:你是否曾面臨在團隊中「分派工作」的障礙?

《工作上90%的煩惱都來自人際關係》:你是否曾面臨在團隊中「分派工作」的障礙?
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我們想讓你知道的是

人們為什麼不分派工作?此處提出一些合理的理由,看看以下的理由是否感覺眼熟?

文:理查.福克斯

分派工作的障礙

人們為什麼不分派工作?我輔導的客戶經常害怕可能發生的事,此處提出一些合理的理由,看看以下的理由是否感覺眼熟?

驅動力A

  • 我喜歡自己工作──那就是我的動力來源。
  • 其他人做得不像我這麼好。
  • 其他人沒有我的技巧或專業,無法做好工作。
  • 事情會做好的──但不會是我想要的方式。

驅動力B

  • 如果我給同事更多工作,我怕他們會不喜歡我。
  • 我擔心工作沒做好,自己得彌補時可能會不開心。

驅動力C

  • 我需要被看到或被注意到......所以我有沒有功勞很重要。
  • 我喜歡認識組織外的決策者和有影響力的人。
  • 如果這個人工作表現優良,或是成為主要的客戶聯絡人,我可能會失去在組織裡的地位。

一般理由

我沒有時間解釋任務──自己來比較容易也比較快。

行業裡的某些部門可能有其他理由──例如,律師事務所可能有績效管理系統,會基於他們向客戶收取的費用回饋給律師們,因此,個別律師會努力增加自己向客戶收取的時間費用,這個系統可能帶來不幸的後果,團隊成員無法充分發揮、動力不足,且好員工可能會離開組織。

分派過程:規劃要分派的內容

當任何沒有事先通知也沒有準備,就「出乎意料」地分派到工作時,經常會有種被「佔便宜」的感覺。所以,為了使效率最大化,請提前計畫,思考每年或每個月都會重複出現的工作,規劃自己的時間和責任,理想上最好每個禮拜都做,同時也要想想在未來二至四週必須完成的任務,幫助你分辨什麼任務必須分派出去。

花一些私人時間準備要分派的內容,決定要分派給誰,以及對那個人的潛在「好處」,然後和你想分派工作的人進行一場面對面的雙向討論。

有關選擇可以分派的工作,以及分派任務的計畫表,和創建良好結構結果的一些技巧,可見本章最後的連結了解進一步指導。

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管理挫折

如果任務沒做好──或者完全沒做呢?

了解你選擇執行任務之人的技巧及優點,並且在一開始就協調「優秀」是什麼樣子,可以避免發生這種事。然而,如果事情出錯了,你需要抗拒以下三種誘惑。

  • 決定不再分派工作給那個人。
  • 在他們工作時密切觀察及操控──「確保他們這次做對了」。
  • 自己接手工作。

這些反應在短時間內或許都能解決問題──對你或對他們都是──但長時間只會減少信任、信心和動機。想想你一開始如何規劃任務──這個人可能需要什麼其他支持(例如鼓勵他們寫下已達成的協議,給他們機會時和你或其他同事一起檢查確認他們的工作方向正確,或是提升工作技能?)──然後討論出了什麼問題,好讓你們未來能建立新的工作方式。

想想你對這名同事的了解:

  • 他們通常無法拒絕額外任務和責任嗎?如果是,他們是否承擔太多了?
  • 你是否公平的分派工作?你是否因為他們很熱心,通常會答應請求,就太過仰賴這個同事?如此一來,也許其他同事無法得到提升技能所需的機會。
  • 他們是否覺得自己有機會拒絕你,或拒絕他人?

這名同事可能非常願意在團隊中付出,也很熱切地想要學習,如果你讓這些自我激勵的同事得到真正拒絕任務的機會,許多人將會振作起來,重新燃起決心和熱情。然而,這不必然表示他們可以依你想要的方式、在你要求的時程內完成任務,在這種情況下,回頭仔細討論,找出原因、方式和時間等因素,且討論的目標在於對成功完成任務的樣貌達成共識。

被指派工作的人不情願怎麼辦?

此時,管理期待很重要。組織裡每個階層都有例行工作,不可能每個人都能分配到最有趣或最有價值的「最佳選擇」。然而,所謂「例行工作」也很重要──文件未能影印好,說明負責這份工作的人缺乏專業素養──會為團隊或組織帶來較差的整體印象。

為了確認分派工作的時機,你要解釋:(a)已完成的任務會如何融入大局,例如「這是我們在週四下午發給客戶的報告附錄A」,和(b)為什麼第一次就做對很重要。

追蹤工作時,在工作順利完成時表現出讚賞,提出讓你覺得滿意的特點。

即使你提供足夠的時間,他們還是明顯不願意接受任務,該怎麼辦?

以下提供幾個技巧:

  • 細心聆聽那個人的理由,確認自己是否理解正確,然後提供任何額外的資訊及保證。
  • 根據不同任務,可以適當地告訴那個人完成任務將有助於表明他們已經做好晉升的準備(但一定要是真誠的,不能是操縱性的)
  • 如果你想找到激動人的方式,可以訴諸他們的主要驅動力,例如:

驅動力A:「這是項挑戰/新任務,也是讓主管看見你能力的機會。」

驅動力B:「完成這個任務,你是幫我/幫團隊一個大忙。」

驅動力C:「這個任務讓你有機會認識X,或是代表我們部門。」

  • 如果他們是「顧大局的人」,你可以解釋這個任務和組織使命或願景的關係,或是這任務符合更大的計畫。如果他們是「重視細節的人」,你可以將任務拆解成更小的任務分派,然後一步步解釋任務。
  • 團隊裡的理論家或許需要更多背景資訊;實用主義者或許要用完成任務後對客戶或對組織的價值來說服他們。(你可以回頭檢視第三章,複習這些不同的偏好。)
  • 你可以說出任務和個人工作角色的關聯,提醒他們這項任務是他們工作內容的一部分。
  • 如果一切方法都失敗了,你或主管或許可以利用第十一章的指引,提供這個不情願的菜鳥一些回饋。

有不分派工作的案例嗎?

在某些情況下,根本不適合將任務委派給某些工作人員,例如:

  • 截止期限近在眼前,你必須自己完成工作。
  • 你考慮分派的任務會讓受分派者看到主管不希望洩露的機密資訊。
  • 潛在的受分派者即將離開團隊,那麼將這個人介紹給客戶就是錯誤的作法,特別是員工的連續性對客戶很重要的情況下。
  • 這名同事缺乏有效完成任務所需的技能或經驗,或是沒有時間接受訓練。
  • 一項有趣的新任務剛剛出現,而你負責的複雜任務已經完成八成,最好由你完成剩餘的兩成,然後再指派新的工作。

相關書摘 ▶《工作上90%的煩惱都來自人際關係》:缺乏信任不只減少產能,最終還會壓垮整個組織

書籍介紹

本文摘錄自《工作上90%的煩惱都來自人際關係:安侯建業會計師事務所合夥人親授50年經驗的職場人際法則》,商周出版

作者:理查.福克斯
譯者:許可欣、游懿萱

KPMG安侯建業國際聯合會計師事務所的合夥人,親自傳授來自五十年工作經驗的人際法則。現在的工作都是靠人際關係。工作中的困難關係是否會影響你完成任務的能力,甚至影響你的健康?這是一本拿起就走的書,書中充滿了實用的策略、技巧和工具,可以讓工作關係更好地發揮作用!

由於疫情導致居家工作、線上協作、遠程視訊會議的機會變多,同事間接觸的時間變短,人際關係對於工作的影響也越來越重要。當人際關係有阻礙,不僅工作會受到影響,也會連帶的影響我們的健康和幸福感。本書正是一本因應職場人際關係困難的解藥,是由英國KPMG國際聯合會計師事務所的合夥人親自傳授來自五十年工作經驗的人際法則。

本書討論並分析影響職場人際關係的所有要素,為我們建立一套溝通與人際關係的科學方法,幫助我們建立並維持最佳且有效的職場人際關係。

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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航