行政人員必備的問卷工具 — SurveyCake,自動調查請假出席、點餐明細與日常庶務!

行政人員必備的問卷工具 — SurveyCake,自動調查請假出席、點餐明細與日常庶務!

我們想讓你知道的是

你有想過每天的繁瑣工作事項,從請假到訂購公司午餐或採買文具用品的都能透過問卷彙整功能輕鬆完成嗎?

SurveyCake協助你輕鬆完成任務,再繁雜的工作內容也能處理得有條不紊!

每天的例行公事過於瑣碎繁雜?

行政人員需處理許多日常事務,例訂購全公司的午餐、發放公司物品給新人、籌辦員工旅遊、寄信與收件…等,面對瑣碎雜物時常感到分身乏術。

想要把每天的繁瑣工作事項做到條理分明?記得使用SurveyCake這個好用的小幫手!SurveyCake可以協助你在忙碌的工作中也能有條不紊地處理繁雜瑣事,不管是管理請假同仁、訂購公司午餐或採買文具用品都能輕鬆完成!

 

平常要做的日常瑣事這麼多,SurveyCake能協助行政完成哪些任務呢?SurveyCake如何成為你的工作好幫手?

每天從早到晚需要完成許多任務,總覺得忙不過來?這裡我們為你整理出SurveyCake可協助行政人員完成的五大工作任務,透過 SurveyCake讓你事半功倍,不再因為瑣碎的日常事務感到煩心囉!

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photo credit:SurveyCake

一、人員請假紀錄

紀錄同仁的請假狀況總覺得麻煩且沒有效率?你可以利用SurveyCake簡化你的工作流程,透過線上問卷自動紀錄同仁的請假申請,並輕鬆將假單歸檔,不再需要放置「紙本假單」的空間。若想要了解每日同仁的請假狀況,也能在問卷後台輕鬆掌握!

調查請假日期:日期題

利用「日期題」,同仁即可填寫特定的請假時間。送出請假單後,系統會自動彙整請假記錄至問卷後台中。

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SurveyCake問卷後台「明細匯出」中就能清楚看出每位同仁詳細的請假時間,方便紀錄請假申請,也能簡化請假申請流程!

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再次確認填答內容:送出前預覽

擔心同仁填答有誤而回收到錯誤的請假申請內容?你可以開啟問卷「送出前預覽」功能,讓同仁在送出申請前再次確認填答內容,降低後續需要修改的可能性,也能確保回收到正確的資料。

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寄發請假通知:Email自動通知

填寫完請假申請問卷後,系統可自動寄送回覆給「問卷擁有者」以及「填答者」,讓雙方都能留下申請證明。若想讓「其他團隊夥伴」也能得知請假訊息,只要輸入指定Email,系統就能自動寄送回覆通知給特定夥伴囉!

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二、午餐訂購

每日訂購全公司同仁的午餐,不僅需要一個個手動填入員工姓名與餐點,還要統計各餐點被選擇的數量。透過SurveyCake你可以將員工名單快速置入點餐問卷中,輕鬆統計各餐點的訂購量。

置入大量員工名單:批次選項

使用 SurveyCake批次選項」,把員工名單複製並貼在「批次貼上選項」中,只要按下「確定」,就能一秒置入每位員工的名字到選項中,不僅同仁們不需要再重輸入自己的名字,也能避免同仁輸入錯誤唷!

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一眼看出訂購數量:統計圖表

想要得知每項餐點需要訂購的數量,利用問卷後台中的「統計圖表」,透過直覺式的圖表呈現,就不需要一個個統計每項餐點的訂購數囉!

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若擔心同仁重複填答,你可以設定「選項數量上限」功能,系統將會自動偵測重複填答的內容,並在問卷介面上呈現額滿字樣不開放選填,避免重複計算餐點。

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三、員工旅遊地點票選

一年一度的員工旅遊,是公司同仁們最期待的年度盛事,想要辦給員工最難忘的假期,你可以讓員工票選最想前往的旅遊勝地。使用SurveyCake就能做到簡單的內部調查,輕鬆找出員工們最想去的旅遊地點!

票選員工旅遊的地點:項目排序

使用「項目排序」功能,員工就能依照心中喜好排序最想前往的旅遊地點,並在問卷後台中快速看出獲得最高票的選項。

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在統計圖表中選擇「加權」,各選項將會根據排名獲得不同的權重。舉例來說,排序一權重為三,排序二權重為二,排序三權重為一,依此類推。最後系統會直接計算出每一個選項的總分,並用直覺式圖表立即呈現全體員工最想前往的地區!

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讓員工查看即時票選現況:公開問卷結果

想讓員工得知激烈的即時戰況,只要開啟「公開問卷結果」就能在送出表單後,馬上讓員工查看即時投票結果。想要拉票的同仁,就要趁現在啦!

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四、文具用品申請

每月都需要採買公司員工需要的用品,卻要事先蒐集同仁的申請單據再一一統計?透過SurveyCake,你可以一次調查完所有需要採買的項目,並直接透過「明細匯出」整理採買清單,輕鬆完成購買任務!

整理購買清單:統計圖表

系統會自動統計用品選擇的次數,並透過直覺式的圖表立即呈現出來,不需要一個個手動紀錄。

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五、新進員工用具核對

每當有新同仁加入公司時,總會需要發送公司物品給新員工,舉例來說:公司鑰匙、公司電腦…等。一旦物品項目太多很容易忘記哪些物品已經發放完畢,也很難確保對方已經收到用具。

透過SurveyCake明細匯出」確認物品是否成功領取,一旦有遺漏,行政人員也可透過問卷後台得知,不需要再互相提醒,提升行政的工作效率。

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補發完同仁缺少的用具後,也能透過「備註」註記「已補發」,留下紀錄後就不怕忘記已領取過囉!

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平凡的任務也能處理的有條不紊!

每天要處理的事情仍然很多,但你可以選擇SurveyCake協助你完成每項任務,讓SurveyCake成為你工作的最佳拍檔,往後工作再繁瑣也能輕鬆解決!

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本文經SurveyCake官方部落格授權刊登,原文發表於此

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責任編輯:Iris
核稿編輯:Lena