《拒絕職場情緒耗竭》:以理服人的4P說服法,不要使用「女性特質」達到說服目的

《拒絕職場情緒耗竭》:以理服人的4P說服法,不要使用「女性特質」達到說服目的
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我們想讓你知道的是

我要特別提醒女性讀者,不要使用太多「女性特質」去請男同事幫忙。最經典的就是「撒嬌」。

文:張敏敏

以理服人的4P說服法

「4P說服法」目的是透過理性分析,以結構的方式,透過訊息的整理,讓對方短時間內掌握重點訊息,進而認同我方說法,因此願意給予協助或配合。

4P說服法最有趣的是,它運用類似「算命」的技巧,一開始就試圖讓對方「感覺被猜中」,那種「你怎麼知道」的心情一旦出現,聽的人馬上精神抖擻,無比專注。你的溝通地位被拉高,態勢建立後,就容易在溝通上掌握權力,引導對方接受你的提案。

4P說服法非常適合知識量大、知識密集、技術密集、變動環境的人使用。它屬於理性說服,它的使用前提是必須高度掌握對方現況,如此才能呈現「算命的感覺」,之後你提出的解決方案,自然水到渠成,更容易達到說服的效果。

以下我先簡述4P的內容,再以例子說明。

1. Position,對方的現況

描述對方目前的狀況。把你對這件事、這個人的現狀,包括人、事、時、地、物等資料簡要的鋪陳,甚至可以點出對方對這件事情的想法。

重點是,一開始就必須「神準」地說出對方所處的現況,聽起來像「算命」,一旦說對、說中,聽的人如同找到知己,就會殷殷期盼接下來的內容。例如:「我了解你現在掛了三個專案,同時下個月也必須提報年度預算給主管,我知道你已經連續加班三個月。」

2. Problem,對方的問題

接著,直接說出對方的焦慮、對方的問題。

在表達時,務求精準,不要鋪陳,直搗對方遇到的困難和需要協助的地方。例如:「我也了解三個專案的實際進度跟你的規劃差距很大,而技術部門人力的不足,導致你分身乏術。」

3. Possibilities,對方的解決方案

下一步,假想對方已經採取的各種解決方案,並且大膽地評估每個可行性的成敗。

在這個步驟,要去了解對方的各種解決方案並不容易,因此,推測成分偏高。但即使是推測,只要經驗值夠,且大家都在同一家公司,同一個產業,在推測上都不會偏離主軸太遠。例如:「我相信你已經跟主管報告進度狀況,並且非常希望把某些專案交給其他同事,讓自己有點空檔,應付接下來的年度預算規劃。」

4. Proposal,我方的建議

最後一個步驟,也是最關鍵的,就是你必須提出至少兩個的可能方案,讓對方在有限資源的情況下,仍握有選擇權,會覺得有安全感,同時也感受到誠意,自然會願意協助你。

例如:

「我手上有一個客戶指名要你加入這個專案,而我也知道你目前已經忙得不可開交。因此,我提兩個建議,你聽聽看。第一,你每個星期只要撥兩個小時跟我們開會,提出你的想法和意見,我會準備資料,你出席會議,提供意見就好。

第二,我來跟主管提議,因為你加入這個專案,是客戶指定的,藉此,希望把其中XX 專案交出來給其他同事負責,這樣不但可以幫到我,也能讓你喘口氣,你覺得如何?」

「事前準備」是使用4P的前提

想要事前準備充分,就必須注意兩大部分。

第一,你必須了解對方目前的狀況。例如,了解他目前的工作內容,他最近的困擾等等。

透過資料的蒐集,更能幫助你精準地說出他的痛點。請牢記,痛點就是機會點。只要你能掌握他的想法,了解他的思維,其實,說服同事協助我們,是一件不難的事。第二,除了了解同事目前的工作狀況以外,我認為最關鍵的,就是掌握對方的個性。同事相處夠久,個性也都了解,每個人都有脾性,要去拜託別人之前,要留意自己的溝通策略。

假如對方的個性比較強硬,或者本位主義比較重,那麼你使用迂迴戰術,不打直球,就是個好策略。一開始,要向對方強調自己很尊重他的原則,也同意他的想法,只是為了讓事情更好,因此今天才來請他幫忙。順著毛摸,順勢而為,多準備備案,再彈性地回應。

另方面,遇到個性比較強的人,我們當然要有被拒絕的心理準備。被拒絕了,不要立刻放棄,更不要覺得面子全無,立刻展現情緒。永遠要記得,都是同事,大家都想要顧自己的績效,沒有誰比較爛,誰比較高尚。不要一被拒絕,馬上轉頭離去。你可以詢問,若是角色對調,他會怎麼做?你可以請教對方可不可以幫你想辦法?或是之後可以找誰協助?請展現你的誠意,證明你不是不禮貌的打擾,同事一場,以後還得見面,沒有誰會特別為難誰。

請遵守4P層次步驟

剛剛提過4P說服法最有趣的就是「算命」性質,因此,必須透過鋪陳,讓對方覺得「被說中」,對方會躍躍欲試,非常想要知道「接下來」是什麼,以及「我該怎麼做」。

4P說服法的前三個P,就是「算命」單元,運用得宜,可以讓聽者覺得我們理解他,對他的掌握度高,因此,當提出第四個P「我方的建議」時,對方不但了解你的提案緣由,也會認為你的建議方案是針對他而量身訂做,對方也比較願意慎重考慮,而不是立刻拒絕。

所以照著4P步驟走,讓訊息一步一步引導對方進入設定的狀態,是非常關鍵的。

請展現柔軟的自信。「柔軟的自信」就是使用有信心的語調,但是態度謙卑。此時,肢體的表達就是關鍵。肢體的展現,可惜無法在此用文字盡數說明。要提醒的是,在請同事協助時,請事先用email 禮貌性地詢問方便打擾的時間,盡量不要在走道間碰到就隨口說:我待會去找你。

到對方的辦公桌旁,盡可能坐在他的側邊,刻意展現親近感。先說來意或主題,再以簡短的語句,以4P步驟溝通與說服。

說話時,眼神和對方四目相對,嘴巴帶著不露齒的微笑,音調放低,重點部分使用重音、頓音。需要對方思考的地方,放慢音速,甚至沉默,靜待對方思考或回答。整段對話中,用詞客氣,不要有命令句(我要你⋯⋯),減少情緒用語(我也覺得很煩、怎麼辦?)。

請牢記,大家都會想幫樂觀、正面、積極、可以看到成功結果的人。展現謙卑的自信,是我認為在職場上不論對誰溝通,都是健康且有效的溝通策略。

不要使用女性特質達到說服目的

在此,我要特別提醒女性讀者,不要使用太多「女性特質」去請男同事幫忙。最經典的就是「撒嬌」。

女同事用撒嬌讓自己在工作上得到協助,像是:「大哥,你最好了,幫我一下啦!」(聲音音調比平常高一度,尾音拉高。)、「拜託你啦,我都靠你了,我請你喝飲料!」(拉拉同事的手臂,碰碰同事的肩膀。)


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