如何將一份Google試算表的不同資料範圍,分享給不同人員個別查看?

如何將一份Google試算表的不同資料範圍,分享給不同人員個別查看?
Photo Credit: Shutterstock /達志影像

我們想讓你知道的是

使用Google試算表,若想要一些更進階的權限控管──共享一份資料表給A和B時,讓A只能看到自己的資料範圍,「不要看到」B的資料範圍,該怎麼做呢?

這是我在進行Google辦公室工具、Google試算表相關課程時,最常被問到的問題之一。雖然Google雲端文件的共用協作很簡單,不過往往很多朋友想要一些更進階的權限控管──共享一份資料表給A和B時,讓A只能看到自己的資料範圍,「不要看到」B的資料範圍。

例如下面這樣的情況。

我負責管理一份工作總表(以Google試算表製作),可能是規劃各個分店的預算帳目表,可能是計劃每個團隊的專案工作表,我在工作總表統一編輯,想要即時共享給不同分店、不同團隊觀看。

但是,我不能直接共享這份工作總表,因為A分店不能看到B分店的預算帳目,A團隊也不需要看到B團隊的計畫。

要怎麼做到:

  • 我只要編輯與管理一份工作總表,簡單又明確。
  • 不需要每次複製貼上、重複剪貼資料、花時間mail給他人更新,於是節省大量時間。
  • 但可以做好最完整的權限控管,讓不同人員,只能看到屬於他們的即時更新資料。

例如下面這份工作總表範例,我平常在上面統一更新。但要如何讓分店A只能看到分店A的預算與任務規劃,分店B也只能看到自己的部分資料,彼此不能看到他人的資料範圍?

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圖片來源:電腦玩物

因為單獨一份Google試算表,如果共享給A檢視查看,那麼A不只能看到自己的資料,也一定能看到同一份試算表中B、C等其他人員的資料。

不知道常常用Google試算表進行這類團隊資料協作的朋友,有沒有更好用的方法?也歡迎你跟我分享,下面我則分享自己的作法。

我自己,則會利用「=importrange」這個Google試算表的函式,來設計工作流程:

  • 我只需要在「總表」上進行統一的編輯更新。
  • 指定總表上的一部份資料範圍,同步到試算表A。再指定另外一部份資料範圍,同步到試算表B。又指定最後一部份資料範圍,同步到試算表C。試算表A、B、C,各自分享給團隊A、B、C查看。
  • 於是不同團隊,就能同步看到我在總表上不同資料範圍的更新,且彼此不會看到總表上其他人的資料。

雖然這是一個變通的方法,也有不近完美之處(例如其他人只能查看,不能同步在試算表A、B、C編輯不同範圍),不過確實能解決本文一開始所說的問題。

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操作設定步驟如下,前面我已經有一份統一管理的工作總表了(如前面圖例)。

我另外新建一份試算表A(B、C),在想要插入總表內容的儲存格上,輸入下面函式,指定讓總表的某一資料範圍,自動匯入到試算表A:

=importrange("來源網址","工作表名稱!資料範圍")

這個公式我之前在另外一個應用案例中(把多份試算表,自動匯流到一個自動更新的總表),有更詳細的教學,大家可以比對參考:一條函數公式讓多份Google試算表帳目自動匯整到總表教學

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以上面的例子,函式:

=importrange("來源網址","工作表名稱!資料範圍")

會變成:

=importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxxx/edit","工作表1!A1:I8")

要注意的就是,「來源網址」就是總表試算表的網址列網址,但只需要複製到「edit」結束的部分即可,否則可能無法順利同步匯入。

匯入時,會有一個「允許存取」的動作,允許另外一份試算表的內容,匯入這份試算表。

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這樣一來,試算表A就可以自動匯入總表的指定範圍資料,並且總表試算表中有任何更新,試算表A都會同步更新。

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接下來,我只要把試算表A,「共用」給團隊A的人員,那麼他們就能在試算表A中,看到來自總表的A範圍資料了。

當然,團隊A的人,也就不能看到總表上其他部分的資料。

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不過,「=importrange」匯入的資料內容,在資料表A中是「只能查看,不能編輯的」,如果在試算表A中編輯匯入的資料,這個函數公式就會「失效」。

所以如果你希望試算表A中某些資料是從總表匯入,只讓團隊A查看。但其他部分可以讓團隊A編輯。那麼可以利用之前分享過的保護儲存格技巧:「如何Google試算表多人共用不出錯?保護儲存格工作表範圍技巧」。

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圖片來源:電腦玩物

因為這個問題,常常在課堂中聽到學員提出來討論,所以特別撰寫一篇文章,跟大家分享其中一種作法。

就像前面說的,如果你有更棒的作法,也歡迎跟我們分享。對Google試算表進階技巧有興趣的朋友,歡迎進一步查看:

本文經電腦玩物授權刊登,原文刊載於此

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航