《如何縮時工作》:「誰規定會議要一小時?」縮短會議是縮短工作週的雛形

《如何縮時工作》:「誰規定會議要一小時?」縮短會議是縮短工作週的雛形
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我們想讓你知道的是

本書探討部分企業縮短工時到一週四天,卻不影響獲利、生產力,也不需減薪。《用心休息》探討「刻意休息」對創意人士生活及工作的重要性,《如何縮時工作》則是從刻意的休息,發展出關鍵的議題。

文:方洙正(Alex Soojung-Kim Pang)

重新設計工作日

在一九六○與七○年代,許多美國工廠試辦每週工作四天、每天工時十小時。工廠在一早開工與晚上打烊時,因為得等機器開機及關機,生產線都處於閒置狀態。高層計算了一下,只要延長生產線在這四天的生產時間,加上第五天不上班,少了一天的閒置時間,反而可以提高生產線產能,也能節省廠房暖氣費與冷氣費的支出。而當今有關週休三日的實驗,也考量到能量的問題;不過這裡指的是人的體力,試辦週休三日的企業希望員工保留體力,更有效率地使用。

代理商與軟體公司希望旗下設計師與程式設計師能發揮最高的創意與專注力,避免浪費時間,或虛耗精力在無關緊要的活動上。餐廳業者不希望廚師與服務員工作過度。電話客服中心不希望電銷人員在賺不到錢的日子還來上班。縮短工時後,公司也許能省下一些水電費或其他固定支出,但幾乎沒有人在考慮試辦週休三日時提及這點。這次大家考慮的面向都和人有關。

重新設計工作週時,公司會做一些事提高員工與組織的效率,包括精簡或去掉沒有產能的工作項目:減少開會次數、把一些工作自動化、鼓勵大家專注。這意味,重新安排每日的時程表,擠出連續、不受打擾的時段,讓員工集中注意力在最重要的工作項目上,直到休息時段再互動閒聊。此外,這也意味公司善用科技,協助員工提高生產力,將被打擾或分心的頻率降至最低。

重新設計工作日也講究細膩的一面。這需要改變公司的文化,尊重每個人專心做事的權利,亦即將注意力與專注力視為社會資源,而非僅是個人資源。這也意味為員工訂定目標,但要如何達成,則放手讓他們決定。

重新設計會議

選擇週休三日的公司,減少每週開會的總次數,縮短會議時間,會議有重點與目的。的確,會議是重新設計工作日的絕佳起點。

為什麼一開始要對會議開刀?多數人真想砍了(或至少大刪)開不完的會。英國行銷與品牌代理商古德集團(Goodall Group)創辦人史帝夫.古德(Steve Goodall)告訴我:「我發誓,我希望自己十年前就動手了。每次想到過去十至十五年,每週浪費那麼多時間在……」他欲言又止。在atrain,葛莉絲.劉與共同創辦人「都痛恨開會,所以從第一天開始,縮短會議就深植於公司的DNA裡」。改制為週休三日後,沒怎麼猶豫就決定把所有會議都刪了,只留週一的午餐會。

鮮少人喜歡開會,覺得不過是浪費時間,所以樂見縮短會議、提高開會效率的作法。這些成功的例子,顯示公司可以如何改進作業流程,把時間還給員工;顯示縮短會議的作法是群策群力的現象,需要所有人一起合作,建立尊重彼此的企業文化。

所以這些公司到底做了什麼,讓會議更有效率?

縮短會議時間

在IIH Nordic,多數會議已從六十分鐘縮短到二十分鐘,或是從九十分鐘縮短到四十五分鐘。史坦曼說:「內勤人員平均將四○至六○%的時間花在電子郵件和會議上,領導人平均每週花十七小時在會議上,所以這是我們開始試辦縮短工時後,重點關注的領域。」日本服飾網購公司Zozo實施一週工時三十小時後,想像戰略室室長梅澤孝之回憶道:「規定會議一小時搞定,卻沒有認真思考為什麼需要一小時。」

做了改變後,大家對會議的長度及時間上的安排更為謹慎,結果進一步縮短到三十至四十五分鐘。在其他公司,內部會議的上限為二十至三十分鐘,與客戶的會議則不超過四十五分鐘。舉行走動式或站立式會議是另一種縮短會議的流行作法。

與創辦人及員工交談時,我常反覆聽到一個說法:多數公司習慣安排一小時的會議,這是細膩但強大的預設長度;若打破這個預設值,重新設定會議長度,顯示你重新思考該如何安排工作日,擺脫之前從未意識到的限制。

在Planio,舒茲-霍芬說,他們試著將會議預設長度調整為十分鐘,結果發現,如果能更慎重地邀請與會者,問「誰能真正解決那個問題?」,而非邀請整個工作團隊或管理階層開會,邀請的人說不定「能夠真的在那段時間把問題搞定」。寧願少一點人開會十分鐘,需要時再開第二次,也不要邀一大堆人與會,大家心裡一堆問號,心想:「我為什麼在這裡?什麼時候才要結束?」他們也把翻轉教室的模式套用在開會上:與其用開會討論如何解決問題,不如先試著解決問題,然後在會議上與人分享解決辦法。

讓會議更聚焦

縮短會議長度與減少開會次數,這作法不僅限於每週的會議或一小時的討論,非正式的會議也要刪減。藍街資本執行長羅茲說:「我們公司所做的最大一件事(聽起來非常簡單,但確實改變了日常作業方式),能盡量不說『能占用你一分鐘嗎?』就不說。『嘿,能占用你一分鐘嗎?』『嘿,能占用你一秒鐘嗎?』這類問句打斷別人的作業後,絕不會只占用一分鐘就結束。等你重新回頭處理剛剛被打斷的工作,已經是半小時或四十分鐘後。所以我們非擺脫這個陋習不可。」亞歷克斯.嘉福德點頭說,相較於之前每天工作八、九個小時,「我們現在開會非常有效率。」

其他公司也想出新的方法讓會議更聚焦。多數公司會要求預先備妥開會議程與目標,然後讓與會者傳閱;或是事先分享背景資料。Zozo改制為一週工時三十小時之初,執行長前澤友作揮手告別一堆看不完的幻燈片,告訴下屬:「那些都沒必要,只要親自向我說明即可。」

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