《矽谷簡報女王用數據說出好故事》:若要幫助他人了解數據規模有多大,「精確」就不是重點

《矽谷簡報女王用數據說出好故事》:若要幫助他人了解數據規模有多大,「精確」就不是重點
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

數據永遠要精確。但是如果要幫助他人了解,數據規模大到什麼程度,精確就不是重點。我們要找約略的比較對象,以便快速傳達數字的規模。

文:南西.杜爾特(Nancy Duarte)

正確說出數據規模:用聯想物來比擬數據

報告時會用到很大和很小的數字,有時大或小到令人難以理解的程度。對於肉眼都看不見全貌的東西,我們如何想像數字有多大或多小呢?

為了幫助觀眾理解,數據的規模有多大,請拿觀眾熟悉的東西與對比。當2018年媒體大肆報導,亞馬遜執行長傑夫.貝佐斯(Jeff Bezos)的身價時,科學家尼爾.戴格拉斯.泰森(Neilde Grasse Tyson)推文說:

沒有人特別問起,不過@Jeff Bezos擁有的1,300億美元,如果用一張張鈔票排下去,可以繞地球200次,再到月球來回15次,剩下的還可以繞地球8次。

哇,聽起來這筆錢真的好多喔。可是月球到底有多遠?在23萬8,000哩外。好吧,可是那很難想像。大多數人都只是凡人,從未在一次旅程中,到過那麼遠的地方。通常我們搭乘飛機,最遠大多1萬哩以內。如果泰森說:「1,300億用1美元鈔票疊起來,厚度是8,822哩,相當於橫越美國來回3.4趟」,這個金額會更易於理解。

另一個衡量貝佐斯財富的方法,來自《富比世》(Forbes)雜誌。他們為判定貝佐斯每年的收入,計算了他2017年和2018年身價的變化。用時薪來計算這筆金額,讓人比較好聯想。他的時薪是令人咋舌的447萬4,885美元,是亞馬遜員工年薪中位數2萬8,466美元的將近157倍。再細分,他每分鐘賺進7萬4,581美元,每秒鐘1,243美元。

我們現在用到的許多數字,深不可測到人類大腦無法具體理解的程度。2004年臉書Facebook)用戶達到20億。2018年蘋果電腦成為第一家,淨值達到1兆美元的公司。2018年12月,美國國債達到21兆9,700億美元。這些數字要怎麼理解?

傳達規模大小的感受

數據永遠要精確。但是如果要幫助他人了解,數據規模大到什麼程度,精確就不是重點。我們要找約略的比較對象,以便快速傳達數字的規模。

假如非得要精確不可,那這一章也許可以跳過。不過你也可能從中受益良多。在貝佐斯身價用鈔票堆疊的例子中,也許你會發現,美國財政部計算一美元鈔票的厚度(0.0043吋),是可接受的度量單位。或者你斤斤計較,對新鈔與已流通一陣子的舊鈔,有些微的厚度差距為樂,但是這對領會龐大數字並不重要,因為人們對一美元紙鈔的厚度已經有基本概念。

人們感受規模的方式

要幫助他人理解,某個數字多大或多小,有時並不容易。把數字與人們一般熟悉或可以聯想的東西相比,就能使數據變得更清楚。

等等,那重量感呢?

有些測量對象要小心去找合適的比喻對象,因為用直覺感受並不容易。

1.重量

儘管重量是商業上常見的測量對象,卻不像肉眼可見的度量,那麼易於聯想。重量大致是根據大小,在大腦產生感覺,可是經驗告訴我們,大小和重量不見得如我們預期成正比。一個大物件可能很輕。而且,我們往往無法想像與感受,自己無法舉起的重量。你可以感受一瓶水有多重,可是你能理解100萬瓶水的重量嗎?恐怕不能。

2.高度

高度比長度或距離更難聯想一點。我們對自己的身高有感,對接近我們視線高度的東西也有感。另外,有些高度因為時常看到,也近距離接觸過,所以可以實際感受得到,像電線桿、建築物的層樓高、足球的門柱等等。可是一旦超出我們熟悉的範圍,對高度就會失去直覺感受力。假設某東西有一哩高,除非你是飛行員,否則無法感受那是多高,因為沒有同樣高度的東西可以類比。

3.微量

在微量世界裡,一根人類頭髮和一粒沙子的寬度相差很大。可是我們的眼睛看不見,甚至觸摸也感受不到。除非你的工作常會用到顯微鏡,否則要比較微量規模的數量,根本難以想像。但是如果可以說明,在可聯想的尺寸裡,能夠容納多少極微小的東西,傳達出來的微量規模就不難想像。比方說1/5茶匙的水裡,就可能有多達10億個細菌。這樣我們就知道,細菌真的很小很小。只要讀者能看到或感受到,比光憑想像,更可以領會數字代表的意義。就算在圖表上標示數字,說明某個軸代表的規模有多大,讀者或許還是難以理解。請以能夠聯想的東西,來比喻規模。

連結數據與可聯想的規模

現在,看看你周圍的環境,比較各種物品的大小。設法找出大小差不多的東西,然後再找出比這些東西小1/2的物品。

接下來,想像不在你身邊、但大小相近的熟悉物品。不難對不對?我們大腦很擅長這麼做。圖表大多在展現數量,所以,請把數量轉換為其他尺寸的物品。假設圖表軸上的數字超過100萬,請把數字轉換為某種東西的大小。例如,某產品的銷量減少100萬件,那麼大數量的產品,可能足以把該公司業務團隊所在的大樓,塞滿一半。或是100萬美元的鈔票可以堆得多高,一張張舖得多遠,好讓別人可以意會,圖中的數量究竟有多大。

可聯想的長度

  • 常見單位:直線的吋、呎、碼、哩、公分、公尺、公里。
  • 可聯想的長度舉例:人的身高、手長、腳長;雙臂張開的長度、信用卡或車道的寬度。可聯想的距離有操場跑道、橫跨一州、二棟建築間的棟距、從家裡到辦公室的距離。
  • 統計數字:賈伯斯在2008年推出MacBook Air時,宣稱它是「世上最薄的筆電」,厚僅1.94公分。
  • 可聯想的比較:賈伯斯在展示時,從牛皮紙信封裡拿出那台筆電,以顯示它有多薄。

可聯想面積

  • 常見單位:平方吋、呎、碼、英畝、哩、公分、公尺、公里。
  • 可聯想面積舉例:足球場、籃球場、街區、都市範圍。日本的房間面積是以塌塌米數量來表達,一個1塌塌米大約3平方呎。地點通常以面積來衡量。
  • 統計數字:大太平洋垃圾帶(Great Pacific Garbage Patch),面積超過160萬平方公里,成因是洋流把大量塑膠、人為垃圾帶到一大片區域。
  • 可聯想的比喻:這一大塊人類造成的災難,有兩個德州那麼大。

可聯想體積

  • 常見單位:立方吋、呎、碼、公分、公尺。
  • 可聯想體積舉例:建築物、體育場、奧運游泳池、貨櫃、飛機。盡量用視覺和觸覺好聯想的東西。譬如飛艇,體積雖然很大,但是不能像飛機一樣,易於讓人聯想。
  • 統計數字:蘋果iPhone 6s的包裝,與第一代iPhone相比,可以在空運貨櫃,多裝50%以上的盒裝數量。
  • 可聯想的比喻:蘋果電腦指出,同樣一批貨,以前要4架貨機,現在只要2架貨機就可以運送,藉此把上面的數字,連結到二氧化碳排放量減少。

連結數據與可聯想的時間

在日常生活中,時間和速度經常有相互關係,都是很好的比喻來源。比方說距離=時間x速度,所以傳達距離的好方法,是以我們熟悉的汽車或飛機速度,要行駛或飛行多久來表達。

須要多久

  • 常用單位:秒、分、時、日、月、年、十年。很少人能夠體會一世紀這麼長的時間。
  • 可聯想時間區塊舉例:工作時數、城市間飛行、一集情境喜劇、一場TED演講、微波爆米花、煮蛋。
  • 統計數字:在我們公司,複雜的數據須要23至26小時來處理。
  • 可聯想的比喻:從我們公司的系統中取出複雜的數據,用舊程序須要從紐約市飛到雪梨那麼久,還要再等一下才會完成。舊程序經過改善後,現在相當於從紐約市飛到洛杉磯的時間。

速度有多快

  • 常用單位:每小時哩數,或前往不同地點須要的時間。
  • 可聯想速度舉例:一眨眼、走路速度、開車速限、一趟雲霄飛車。比較難了解的速度有毫秒(millisecond),或中央處理器(CPU)的時脈速度。
  • 統計數字:月球在26萬8,000哩以外,那到底有多遠?
  • 可聯想的比較:宇宙學家福瑞德.賀爾(Fred Hoyle)說,如果以每小時60哩的速度向天上行駛,大約1小時就能進入太空。到月球須要4,000小時(將近半年)不停地行駛。地球到太陽的距離是926萬6,000哩,以每小時65哩的速度行進,須要177年才能抵達。

混合以及配對來比較大小、時間、距離

規模最常見的感受方式,是透過數量、大小、距離、時間、速度等度量方式。混合配對這些度量,是一種讓數字比較有感的方法。

1. 以大小(面積)相比:

  • 度量:這一句開始那個小列點,相當於1/20(0.5)平方吋,1.27平方毫米。
  • 比較:100萬平方呎可填滿將近31頁。10億可填滿3萬0,864頁,1兆呢?3,086萬4,197頁,這樣1本書有1.22哩那麼厚。

2. 以時間相比

  • 度量:100萬秒是11.57天,10億秒是31.7年,1兆秒是3萬1,688年。
  • 比較:如果從第0年開始,每天花100萬美元,要到2,740年才花到一兆美元。

3. 以距離相比

  • 度量:1毫米大約是迴紋針、吉他弦、信用卡的厚度,感覺真的很小。比較:100萬毫米是1公里(約12個紐約市街區);10億毫米是1,000公里,是賭城大道(Las Vegas Strip)長度(4.2哩或6.8公里)的150倍;1兆毫米是62萬1,371哩,可環繞地球25周。

在我們開設的課堂上,學員曾想出各式各樣瘋狂的數據比喻。例如有一位學員說:「如果領英的每次員工會議都在建議的刷牙時間之前開始,那麼與會者將有近1,250名員工。」(形容公司的夜貓族文化)另一位用追劇時間比喻她的數據:「可以連看552集《辛普森家庭》(The Simpsons)。」

書籍介紹

本文摘錄自《矽谷簡報女王用數據說出好故事》,商業周刊出版
作者:南西.杜爾特(Nancy Duarte)
譯者:顧淑馨

透過以上連結購書,《關鍵評論網》將由此獲得分潤收益。

想在數據當道的商業世界成功提案
——你得讓數字開口「說故事」——
專為職場人士打造的必勝簡報密技

大數據時代,所有決策離不開數據。但數據不會說話,多少次看到滿滿數字的簡報現場,你發呆放空、昏昏欲睡,聽完後還不確定提案者的訴求到底是什麼?

「財星500強」簡報大師——南希.杜爾特,破天荒分析「跨行業、跨國界」頂尖數據簡報,總結「用數據說故事」創建過程與技巧,破解你「數據簡報≠視覺化簡報」的迷思,讓每次提案成功達陣、贏得商業先機!

「數據」可以指引決策者,識別商業問題或機會。要知道,你從數據中洞察到的資訊,可以為他人、團隊、企業理解今天必須採取的行動,或逆轉、改善未來的軌跡。即使商業決策都依賴數據,但「良好的溝通」卻是使用數據者的「最高技能差距」。亦即,使用數據越厲害的人,通常溝通能力非常差。這正是本書誕生的原因。

定義數據觀點→內化故事情節→凸顯數字簡報
讓職場簡報與提案無往不利!

四大重點教學:

  1. 抓出數據觀點:數據不會說話,必須由「人」決定「數據觀點」,利用簡單的「3個支撐點的決策樹」架構,一次搞定假設、論點、結論。
  2. 認識簡報格式:大家都以為簡報就是PPT軟體,大錯特錯!面對不同的場合、溝通者,簡報格式就要跟著換,讓聽的人立馬抓住重點。
  3. 認識各種圖表:告別雜七雜八的圖表,只要依循簡報格式,理解人類的「閱讀動線」,好的數據圖表一張就夠。
  4. 善用眾所皆知的譬喻來衡量你的數據,再帶入「3幕劇架構」來調整簡報順序,讓簡報故事化,有節奏的帶領觀眾到你的目的地。

數據溝通一點都不難,不管是把數據「人性化」處理、製作出符合主管閱讀或聆聽的簡報格式、提出自己的數據觀點、掌握溝通數據的語言與架構……,這本通通搞定。無論提報對象是決策者、同事下屬、利害關係人、顧客,都能逐一擊破,成功提案。

看完後你將學會:

  • 數據就是數字而已,真的有必要把「故事」融入簡報中?→第4章

「說故事」是人腦處理資訊的最佳方式,只要應用「3幕劇結構」搭配上你的「數字演變」,就可以將故事力量注入數據中。

  • 數據既然是統計、演算結果,為何不能直接展示這些數字→第5章

數據不會說話,你必須從數據中找到「目的、方法、訴求」來說服他人,這才是商業世界所謂的「數據觀點」。

  • 主管想先看提案,是要給他投影片還是文件檔呢?→第8章

投影片追求精簡,文字檔講究詳盡,這時到底該提供漂亮卻資訊量不足的投影片,還是詳盡但篇幅繁雜不好閱讀的文件,其實你有「視覺文件檔」這個好選擇。

  • 專業數據如何表達得讓大家都聽得懂?→第8章

數據只要過大或過小,甚至不常用的度量衡,聽眾就很難理解,因此簡報者傳達數字規模的「感受」,就是簡報是否得人心的關鍵要素。

  • 如果簡報是傳遞壞消息,如何才能激勵人心?→第11章

商業簡報不只用來傳達好消息,也參雜壞消息。遇到布達壞結果的情況,你更應該用「說故事」的方式溝通,才能得到認同,讓大家一同面對。

本書特色

  1. 其他簡報書少見,總結、分析世界頂尖企業的數據投影片:作者團隊網羅世界知名品牌企業簡報,包括顧問、消費、技術、金融、醫療等產業,按圖表的種類,特別是按與數據有關的用詞來分類投影片,得出數據呈現與報告的最佳方式。
  2. 「職場簡報」必備案頭書:本書先從聽眾、決策者下手,分析他們想聽什麼、在乎什麼,並說明不同場合,該提供哪種簡報文件。讓你打破簡報迷思,做簡報前,先成為「懂溝通」的人。
  3. 一張圖,就能挖掘數據的問題與機會:作者利用大家熟悉的「3個支撐點的決策樹」,設計用一張圖就能搞定從「整理數據資料」、「編輯數據故事」、「提出數據假設」,到最後「給出數據建議」的簡報術。
  4. 學會怎樣「設計」簡報,「說」出你的建議:從各大頂尖企業總結出的結果,作者團隊找出如何「說」出建議的重要關鍵字,再加上經過強調、動線設計後簡報投影片,不但能吸引讀者一秒看到關鍵數字,還能跟著你的用字進入故事的高潮起伏。
  5. 完整、長篇呈現簡報案例:一場好的簡報,由如聽了一則精彩的故事。作者巧妙利用5場絕佳的簡報,讓你融會貫通之前傳授的簡報技巧,理解數據簡報可以如何運用與呈現。

※書中附上QR CODE連結,可以連結到作者的課外資料、以及2場簡報過程。

getImage-2
Photo Credit: 商業周刊

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航