《三無世代》:疫情下被迫停止腳步,反而讓公司平時看不到的問題浮上檯面

《三無世代》:疫情下被迫停止腳步,反而讓公司平時看不到的問題浮上檯面
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我們想讓你知道的是

受到疫情影響許多企業被迫停止營運,停下腳步。也正因為停下所有的腳步,公司組織到底被多少不必要不緊急的事物汙染,這種無謂的真實才能浮上檯面。

文:遠藤功

受到疫情影響許多企業被迫停止營運,停下腳步。疫情造成的需求蒸發當然帶來巨大的負面效應,但另一方面,也曝露出長年侵蝕企業資產的真實問題。

任務大掃除,大幅削減非必要程序

俗話說:「停下腳步才能看清許多事實。」以往邁步向前時看不到的問題一口氣浮上檯面。簡單來說,問題就是公司內到處有不必要與不緊急的事物。

沒必要當面拜訪的客戶、沒有結論的漫長會議、假借公務名義但多半在玩樂的出差、成效不彰或意味不明的會意業務、只是留在辦公室吹冷氣的不必要加班⋯⋯正因為停下所有的腳步,公司組織到底被多少不必要不緊急的事物汙染,這種無謂的真實才能浮上檯面。

現階段組織哪些人力配置是必要的?

而且無謂的真實不僅出現在會議、出差、業務方面。

當公司真正重新啟動時,誰是真正必要的人才誰是真正有用的人才自然會清楚浮現。

反之冗員沒用的人亦即誰是不需要的人也將被攤在陽光下。如果全球經濟或日本經濟還很穩健,或許還有辦法可以救救這群冗員。

但求生戰略中也已提到,在景氣低迷將成為中長期趨勢的預測下,企業沒有餘力養冗員。

以色列歷史學家哈拉瑞(Yuval Noah Harari)提出的無用階級(Useless Class)將一舉浮上檯面。但原因並非哈拉瑞預言的人工智慧(AI)所致,而是新冠疫情。

那麼新冠疫情後究竟應該如何提升生產力呢?

以下提出應留意的三大重點。

一、線上化、遠距工作成為標配

因為新冠疫情,我們被迫在家工作。我們被迫體驗遠距線上會議、遠距線上研習、遠距線上商談等。喜不喜歡是一回事,但被迫轉向線上化和遠距工作,對現行企業其實有相當大的助益。

只要實際嘗試,就可以親身體驗線上化和遠距工作的優缺點。根據日本人力資源服務商的智庫Persol總合研究所4月上旬進行的調查顯示,日本遠距工作的實施率為27.9%,推估約760萬人。其中68.7%的人是第一次嘗試遠距工作。

因為不熟悉,當然會出現生產力滑落、業務品質下滑、溝通失誤等弊害。然而只要累積經驗,一定會用得更順手,技術也會更加純熟。而且,有些人在面對面時,很難大膽說出自己的觀點,到了線上反而可以侃侃而談,增進組織溝通的深度與流暢性。最重要的是我們有了執行業務時的新選擇。這是前所未有的巨大變化,我們必須充分運用這個跨世代的革新。

遠距工作不再是應急措施

事實上已有大企業表示即使新冠疫情告一段落,將持續遠距工作。

日立製作所宣布將調整人事制度,以日本國內約七成的員工亦即約2萬3000人為對象,實施即使每週只到公司上班兩天至三天,仍能有效率工作的新人事制度。

而NTT則從6月起以內勤人員為主,提高在家工作比率到五成以上。對象遍及持股公司與八家主要公司的員工,受影響人數高達約五萬人。

伊藤忠商事則因為生產力下滑等理由,祭出非必要因素,仍須到公司的出勤規定。基恩士(Keyence)也因為研發和業務等無法在家工作,而重新開放員工到公司上班。但另一方面也推動活用網路會議系統、減少出差、移動等的浪費。

重要的是活用遠距這種新選擇,承認多樣化的工作方式。

透過暢銷書《100歲的人生戰略》(The 100-Year Life)提倡人生100年時代生活方式的英國倫敦商學院教授葛瑞騰(Lynda Gratton)指出,只要體會過一次便利性就會上癮,預言清晨和深夜工作將成為一般選擇。

總之,我們必須把新冠疫情帶來的新選擇,活用到極致。

二、刪減30%無用流程,生產力倍增

採行線上化、遠距工作這類全新的業務執行方法後,理當能大幅增加生產力,但實際上採訪幾位知名企業的經營者時,卻發現遠距工作沒有想像中的成效。再深入探究其中的原因,一方面是員工還不熟悉新的工作模式,但更核心的原因是遠距工作與傳統流程無法完全相容。

前面也提及因為這次的新冠風暴,我們重新認知公司內到處有不必要、不緊急的事物。在討論手段之前,確實檢視業務更為關鍵。

也就是說重要的是區分什麼是必要的工作,什麼是不必要的流程,然後決定放棄哪些步驟或簡化流程。例如原本就沒必要的會議,換成線上召開一樣沒有意義,就應該直接廢除這種會議。

應該被檢討的業務不只是會議,如服務、文件、報告、審核程序⋯⋯如果本來就是不需要的流程,即使經過簡化也不可能提升工作效率,不過是做白工,最好的解決對策就是廢除。

隨著線上化和遠距工作普及,的確有許多流程可以簡化或直接刪除,當然也可能產生新的重要流程。總之,若想在後疫情時代站穩腳步,就一定要建立與時俱進的工作模式,我認為無論規模大小,企業都應該建立一套能與未來工作模式無縫接軌的業務規則和秩序。

換個方向思考,刪減30%不必要的流程,工作的時間立刻就能降低至70%。再加上聰明運用線上化和遠距工作,優化30%的業務生產力,生產力一定可以一舉倍增。

三、實現生產力與幸福並存的聰明工作

一提到生產力,話題總會偏向經濟合理性和效率性,其實更重要的是工作的人是否有成就感。

每天上午痛苦地擠通勤列車,被迫長時間勞動。甚至公司還充斥著權力騷擾甚至性騷擾,下班後還得心不甘情不願地去喝一杯,這樣的公司實在稱不上是幸福職場。

新冠疫情爆發前,很多企業中精神出狀況的員工愈來愈多。

全日本勞動諮詢中,含權力騷擾在內的霸凌、刁難諮詢甚至創下歷史新高,2018年度達約8萬3000件。

遠距工作的隱憂,員工容易孤立

後疫情時代除了討論生產力之外,也必須了解工作的人幸福是否獲得改善。

線上化和遠距工作一旦普及,成為常態,過去心照不宣的強制加班及面對面的權力騷擾,應該會因此減少。另一方面,線上化和遠距工作也會帶來新式霸凌,這一點公司也必須謹慎因應。

遠距工作很難可視化,員工容易孤立,必須思考新的防護措施。

2020年6月起日本的正式立法規定,大企業有義務實施權力騷擾預防措施。日本中小企業也將於2022年4月起適用同一法律,問題是法律內容是否符合後疫情時代的環境。因為新冠風暴,我們無論如何都必須實現聰明工作。

不過生產力戰略最主要的目的,並不僅僅在於提升生產力,而是要建立工作的人,能打從內心覺得幸福的健全勞動環境。

書籍介紹

本文摘錄自《三無世代:無移動、無需求、無雇用,弱肉強食加速下的未來工作》,天下雜誌出版

作者:遠藤功
譯者:李貞慧

新冠病毒大流行重創全球經濟損失超過12.5兆美元,也讓我們進入無移動、無需求、無雇用的「三無世代」。

消失的工作不會再回來、雇傭關係將大不同、遠距與數位化工作成為常態……疫情之後,什麼樣的企業能存活與哪些工作能賺錢?運用四大策略與八原則,掌握個人與企業擺脫停滯的致勝關鍵。

三無世代立體
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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航