《給主管的教科書》:下屬為何「開不了口」?三個方法改善這個問題

《給主管的教科書》:下屬為何「開不了口」?三個方法改善這個問題
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我們想讓你知道的是

要請大家發表意見前,主管應該在提問時加入自己的意見或收集來的資訊,告訴大家「我是因為這樣而感到困擾」。如此一來對方也能更清楚知道自己應該針對什麼回答。

文:篠原信

三大方法讓下屬不斷地提出意見、發問

主管提問想促使下屬存疑,但下屬還是提不出任何問題。就算問下屬「有沒有什麼意見或看法?」也只會聽到「沒有」的回答。可是之後實際讓下屬去做時,卻發現他什麼都不懂。

「不懂就要問啊!」主管即使這麼說,下屬還是不發問。主管努力想擠出下屬的話,但每每都像一拳打在棉花上。到底採取什麼對策才好呢?很多人應該都有這種困擾吧。這個問題盤根錯節,有各種可能原因,以下一一具體來想一想吧。

× 未事先敦促下屬發問

你是不是從頭到尾說明完之後,突然丟出一句「有沒有問題?」此時新人會嚇一跳而且感到疑惑,「咦?一定要發問嗎?」日本年輕人在校時,「學到」在課堂上發問會被當成不合群的人,所以不出聲才安全。甚至還有人的經驗是問了自己不懂的地方,結果被罵「你難道沒認真聽我在說什麼?」還有些人被問了之後,會以為對方嫌自己的說明難懂而發飆。所以也難怪年輕人會有不問沒事的心態。

因為不想被罵而不開口。之後就算被罵不懂,也只要被罵一次就好了。在這種合理的判斷下,下屬會選擇回答「沒有問題」。

○ 改善例

為了避免出現這種狀況,我會在開始說明前,事先告訴大家「說明結束後我一定會請大家提問。所以請大家先準備好兩、三個問題哦」。這麼一來還可以得到幾個附帶效果。

為了找問題,下屬就會認真聽,而且會明確區分自己能理解和不懂的部分。而且我說這句話,也隱含著不懂的地方就發問,一點也不失禮的訊息。

× 問題太籠統

你的問題是不是太過籠統了呢?如果你的問題模糊不清,像是「這個問題你怎麼想?」下屬當然不知道要回答什麼才好。就算你再催促下屬「什麼都沒關係,告訴我你的意見吧」,下屬也會因為不知道主管的期待,怕萬一自己的回答不是主管要的,反而可能被罵,因而選擇閉嘴。

這樣的選擇雖然可能被主管罵「你怎麼都沒有意見」,但只要被罵一次就沒事了。所以下屬老是說「不知道」,敷衍了事。

○ 改善例

「我覺得這次的企畫很有趣,可是有點擔心無法讓看的人知道我們的目標是什麼。你有沒有想到什麼?」

「這次的問題雖然也有非戰之罪的部分,但可能也有我們還可以做得更好的部分,你有沒有什麼發現?」

要請大家發表意見前,主管應該在提問時加入自己的意見或收集來的資訊,告訴大家「我是因為這樣而感到困擾」。如此一來對方也能更清楚知道自己應該針對什麼回答。

此外我希望大家不要問對方「意見」,而是要問對方有沒有「想到什麼」或「發現什麼」。「意見」這個詞比較沉重,感覺好像要有一定的知識和判斷力才說得出口。所以如果被主管要求說出意見,會讓人覺得很沉重。

只要在問法上下一點工夫,如「你有沒有什麼發現?」、「你有沒有想到什麼?」就可以降低對方開口的門檻。

× 讓人覺得其實你很想講

下屬正想說出自己的意見時,你是不是很快就會說「喔,那個啊」,然後把會話主導權搶回去,自己說個不停?寫到這裡其實我也有點陷入自我厭惡,但還是要說這種人只要一聽到對方說出的關鍵字,就會立刻接下去「喔,你這麼說我突然想到……」,而且不說不快。這麼一來對方就會接收到「原來你很想說啊」,然後覺得麻煩,乾脆什麼都不說了,敬而遠之以策安全。「是是是,這樣啊,你說的都好都對」。對方會看穿你其實不是想聽別人意見,而是希望別人提供你說話的題材而已。

特別是年紀越大,越容易只憑著對方開口說的幾句話,就自以為已經知道對方想說什麼,根本不管對方原本想說什麼。「哦,針對那個意見……」然後也不認真聽,就開始發表自己的高見。

○ 改善例

明明想聽的是嶄新的意見,聽到的卻是千篇一律的回答。一旦有這種感覺,就很想早點駁斥對方。可是就算是千篇一律的答案,每個人得出這個答案的過程也不一樣,各有各的故事。仔細去探究不同的故事,其實是一件很有趣的事。

「咦,你為什麼會這樣想啊?」

即使聽起來像是一樣的意見,得出這個意見的經過也因人而異。

就算自己覺得可以猜出對方要說的大概是什麼意見、問題,也只要像看到統計數據的具體例子一樣高興就好,「哇,果然現今這時代這種意見很多啊」。然後問對方「你為什麼得出這種意見?可以告訴我原因經過嗎?」說不定因此你就會發現一個意外的年輕人輪廓。

如果自己失去聆聽的態度時,可以試著分析一下自己會想聽什麼樣的提問。

不知在想什麼的下屬很可怕嗎?

做了這麼多溝通,還遇到不知在想什麼的下屬,可能會讓主管感到不安,甚至有股衝動想完全控制下屬,對不受自己控制的行動感到坐立難安。只要下屬沒有看著自己,就會擔心「下屬是不是不尊敬自己,不把自己當主管看?」擔心自己是不是無法控制下屬。

然後為了吸引下屬注意「看這邊」,就不知不覺地下許多指示。結果反而讓下屬覺得煩,「這個主管真囉嗦」、「你可以讓我安靜一下嗎?」更對主管敬而遠之。

大家不知是否知道,人一旦就任主管後會有退化成幼兒的部分,也就是幼兒常對父母說「看我嘛看我嘛」的部分。嬰幼兒總想獨占父母的視線和注意力,只要父母一把注意力放在電視上,就會哭著說「看這邊啦!」。只是去晾個衣服,讓小孩一個人在一旁,小孩也會哭「不要不理我!」。一看到小孩自己一個人玩起來了,父母就放下心去看個報紙,結果報紙就被小孩扯下來,「你在看什麼啦!」

小孩子可以敏銳地感知到父母的注意力、視線離開自己了,所以要讓父母再次注意到自己,再次看向自己。也就是產生「獨占慾」。換個角度來說,如果不能獨占父母,小孩就會感到不安。

自古以來大家都根深蒂固地認為主管就是隨意支配下屬的支配者。因為有「主管必須能管理下屬」這個冠冕堂皇的藉口,很容易出現隨時隨地都想監視、控制下屬的心態。

大多數人經過托兒所、幼稚園或小學階段,遇到「不同人格的同學」,和無法隨心所欲的人交流後,這種幼兒的需求就會找出折衷之道,知道別人是自己無法控制的存在。也就是理解到別人就是這樣一種存在,就算不知道別人在做什麼、在想什麼,也不會因此不安。

然而一旦就任主管,嬰幼兒期的這種需求很重易重新抬頭。這可能是因為有一點誤解,誤以為「既然是主管和下屬的立場,或許可以支配他人」。

身為主管應該讓下屬做的事,就是「在上班時間內確實用心工作」。就這樣而已。

因此就算不知道下屬在想什麼也不用擔心。下屬應該也希望主管「留點空間給我」吧。所以不用去理它。只要理解這個人「不過就是這種性格」,偶爾真的不知道對方在想什麼時,也不用擔心「他是不是把我當笨蛋?」、「他是不是無視我的存在?」

書籍介紹

本文摘錄自《給主管的教科書:教你從新人報到第一天開始,帶出自行思考並付諸行動的下屬》,商周出版
作者:篠原信
譯者:李貞慧

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  • 不討好下屬
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  • 不指示下屬

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Photo Credit: 商周出版

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航


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