如何提升效率與生產力?心態調整與時間管理的幾個訣竅

如何提升效率與生產力?心態調整與時間管理的幾個訣竅
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

如果想提升效率和生產力,除了時間管理外,心態調適也很重要。以下一一介紹相關的心法和方法。

時間管理工具有哪些?要如何使用才能達到事半功倍的效果呢?今天就跟著VoiceTube一起探索提升效率與生產力的幾個小訣竅吧!

如何提升效率與生產力?

無論是工作或是課業,若想提升效率(efficiency)與生產力(productivity),除了時間管理(time management)外,心態調適也很重要。

安排好希望達成的目標後,就要擬定計畫,根據自身行程與狀況妥善安排從開始到達成目標為止的所有規劃。以下幾點簡單提醒各位在實踐的過程中,讓自己可以調整好心態的可能做法:

1. 減少讓你分心的事物 Reduce distractions

現代科技發達,只要一隻手機或平板電腦就很容易讓你不知不覺把時間消耗在各種社群媒體(social media)或是串流媒體(streaming media)上,而忘記把時間留給該做的事。與其期望自己有超乎常人的自制力,不如一開始就隔絕所有誘惑。下次開始唸書或工作前,不妨將可能讓你分心的事物都先放到遠處,可能就會發現自己的效率大幅提升喔!

Reducing distractions like social media and TV while I’m studying has really helped me become more productive.

我在開始認真唸書時減少社群媒體或是電視等令我分心的事物後,真的有助於我變得更有生產力。

2. 改善環境 Improve the environment

當我們要專心在一件事上時,適宜的環境也是讓我們能持續不懈的一環。可以針對週遭的環境音、溫度、亮度等,挑選或佈置一個自己覺得最適合的環境,能夠讓你維持更長時間的專注力(concentration)以及穩定的生產力與效率喔!

One way to improve the environment for employees is to provide them with sufficient working space.

要改善員工環境的其中一種方式,就是提供他們充足的工作空間。

3. 設立符合現實的目標 Set realistic goals

在設立目標時,我們很容易忽略可行性(plausibility),像是希望自己在短時間內閱讀大量的文獻資料,或者希望能夠保持長時間的專注力但不感到疲倦。要記得,每個人都有適合自己的工作節奏與產出量,設定的目標過高,就容易感到壓力,也就不知不覺地因為懷疑是否能達成目標而漸漸變得懶散或想放棄,大家常聽到的「拖延症(procrastination)」就是這麼產生的喔!但是目標如果訂得太低,又容易降低鬥志且安於現況,對推進力也會有削減。因此,充分了解自己的狀態和能力,進而訂出適合自己的目標,是非常重要的。

Setting realistic goals helps you progress at a steady pace.

設定符合現實的目標有助於你穩定地進步。

4. 進行正向強化 Practice positive reinforcement

正向強化的三大關鍵為:鼓勵、激勵、獎勵。誰不喜歡被誇獎、被稱讚,或是收到獎賞呢?在實踐目標的路上,我們也可以嘗試這樣鼓舞自己,偶爾給自己來個精神喊話。遇到挫折時,與其在心中複誦給自己的負面評價,不如告訴自己:「你已經做得很好了,休息一下再加點油就好!」你也可以替自己設定短期目標與達成後的獎勵,讓自己每一次的小成功都能獲得大大的成就感!

I practice positive reinforcement on myself by rewarding myself a snack every time I finish a short-term goal.

我對自己進行正向強化的方式是,每當完成一個短期目標,我就會用零食獎勵自己。

時間管理工具與提升效率的心法

除了調整心態外,善用工具輔助,進而規劃好各階段的任務與進度、提升時間管理的能力,絕對會是提升生產力與效率的一大助力。

1. 「番茄鐘工作法(Pomodoro technique)」

當我們專注執行一項任務時,常常會忘記時間。番茄鐘工作法就是用來提醒我們要適度地休息,才能保持表現與績效,以平緩的步伐往目標前進,交出更好的成績。這項技法是在1980年代由Francesco Cirillo發明,原則非常簡單,就是將每天的工作量以簡短休息時間隔開,間歇性地完成任務。其運作原理為:以每工作25分鐘就休息3至5分鐘為一個循環,每進行4個循環就以15至30分鐘的休息間隔,再重複進行。

2. 「1-3-5法則(1-3-5 Rule)」:

每天完成1個大型任務、3個中型任務,以及5個小任務。

3. 「10分鐘法則(10-Minute Rule)」:

坐定位後,在選定的任務上花10分鐘的工作時間,時間到後可以自行決定是否繼續。多數人一旦開始投入便會選擇持續下去。

4. 「子彈筆記術(Bullet journal)」:

號稱能夠以「一本筆記本與一支筆,幫你追蹤過往、組織現在,以及為未來做出計畫」的子彈筆記術,在 2013年甫上市便風靡全球,直到今日仍是許多人進行時間管理的一大愛用工具。其內容主要由三大部分組成:

  1. 索引頁(index page):用於標示頁碼。
  2. 三部分日誌(log):
    a. 每日日誌(daily log)紀錄每日任務(tasks)、事件(events)、筆記(notes);
    b. 每月日誌(monthly log)記錄行事曆(calendar)與待辦清單(to-do list);
    c. 未來日誌(future log)紀錄所有長期目標(long-term goal)。
  3. 另一組頁數:紀錄各類想法(idea)、心智圖(mind map)、塗鴉(doodle)、素描(sketch)等。

除了規劃目標外,也可以藉由每天一點一滴的改變,慢慢提升自己的生活,並對自己的內在有更多的探索與理解。和番茄鐘相比,子彈筆記術的時間範疇更廣,並且留有讓潛藏想法發酵的空間。

相信在心態調適好、工具準備好、心法補充好後,你就能夠根據自身狀況選擇較適合的組合,規劃好執行目標的道路,一步一步地往心之所望前進。在努力的路途上,你不孤單,還有VoiceTube陪伴著你!

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本文經VoiceTube看影片學英語授權刊登,原文發表於此

責任編輯:游家權
核稿編輯:翁世航


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年薪破百萬在台北買不起房?調整資產配置,買房不難!

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Photo Credit: VI College價值投資學院

我們想讓你知道的是

想在買房時擁有好的貸款條件,一定要趁有穩定好工作的時候申貸較佳。面對通膨升息時代的來臨,大家務必聰明善用資產配置成為人生最佳助力,而不是讓買房成為拖垮自己財務的稻草。

本文作者:VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪

買房是很多人畢生夢想,許多上班族開始投資的動機,也是希望透過能扣除每月支出後、盡可能放大剩餘的存款,更快買到人生第一間房。但是看著房價不斷飛漲,媒體不斷報導百萬年薪工程師、醫師都無法在台北置產,讓很多人感到恐慌、甚至放棄買房念頭。

32歲的飛輪教練阿謙很努力賺錢,汲汲營營忙於工作,希望能買一兩千萬的房子,好安身立命。為了達成目標他相當努力培養技能,除了具有飛輪跟肌力教練資格外,平時也提供學員筋膜按摩服務。

因為服務口碑很好,目前團體加個人每月穩定都有100小時課程,即使前段時間疫情不穩定也只有少掉一成教練收入,月收入約為6至10萬。

對於未來目標,阿謙除了希望可以透過被動收入增加、改變目前靠時間及體力換取金錢的現況,也希望能夠買入兩間2000萬的房子,一間自住、一間出租賺取被動收入。

既有資產配置上,由於懷抱著買房夢,因此阿謙保留110萬活存現金,另外有一張台幣56萬的美元保單,投入美股58萬有不錯獲利。

買房對平均月收入8萬的阿謙來說是否為不可能任務?我認為,阿謙應該先拋掉想法便是:別為了賺頭期款而投資。

五月第一篇
photo credit:VI College價值投資學院
VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪建議阿謙讓投資為自己置產。

給阿謙的投資建議一:別為買房投資,要讓投資為你置產。

遇到像阿謙這樣懷抱著買房夢的學員,我都會先要他們反覆問自己:為什麼要買房?

如果從資產及投資角度來看,房子算是防守型資產,如果將房屋價值放進整個資產配置後,花在買房的錢就不能超過總資產50%,否則就會讓自己變成房奴,更會因為多數資產都卡在房子,而因為房價變化影響心態。

假設買房能為自己帶來安全感,那這想法相當好、也值得去達成這個人生目標,這時就可以思考如何利用投資來幫自己買房。

以阿謙希望買到2000萬的房這個目標來看,房價2000萬首購需支出頭期款為400萬,這時除了要因為固定支出增加房貸這一項,因此要提高保障型資產外,也要確保進攻型投資組合有400萬,並透過選擇權等投資方式妥善配置讓自己能利用每年10-20%投資報酬來支付房貸本金及利息。

給阿謙的投資建議二:想買房保障人生,別抱持保障心態投資

在與阿謙諮詢對談過程中,我也看到許多保守型投資人最容易落入的「陷阱」:認為是保障,其實處於風險中。

將錢投入投資市場,因為跌價造成損失,這是一種可視但未知的風險。但是如果將錢都投入到定存、活存現金中,每年因為通貨膨脹造成損失,加上失去將錢轉進保守型甚至進攻型投資組合中能產生的獲利,這是屬於容易忽略但已知的風險。

保障型資產是為了當有突發風險產生時,讓我們不用擔心生計並可渡過半年時間進行避險。就阿謙每月支出約5萬來說,保留30萬是足夠的。特別是在進攻型投資組合都握有許多高價值公司並有不錯獲利時,應該將額外80萬緊急帳戶資金及活存轉進進攻型投資組合,才能更快達成買房目標。

而究竟是否該買第二間房出租賺取被動收入,我也請阿謙好好想想:買第二間房的目的是什麼?

如果買房是為了投資,那麼比起將一大筆錢投入保守型資產,以阿謙還年輕並且收入相對穩定情況下,該如何積極進攻讓自己退休時可以擁有千萬甚至億萬資產,才是最適當思考方式。

這些建議也適合你:購買投資型保單前先停看聽

在阿謙現有投資組合當中,我也看到在許多學員資產配置中都會出現的「投資型保單」。這類同時具備投資及保險功能的保單屬於保守型資產,因此建議在購買時要注意投入金額加上其他保守型投資不要超過總資產20%外,更要先釐清以下關鍵。

首先便是保單報酬形式為何?是在一定年限後固定會發放股息給保戶,還是保險公司會每年將這些錢投入特定投資標的做為報酬?這些資產增長能否看得見,甚至是否穩定,必須先了解。

其次則是這些保單綁約年限,這會影響可動用資金及運用彈性。當然,既然是保險更要確認又是綁定哪方面保險,在自己真正需要時是否能夠降低醫療或意外造成風險。懂得從資產角度思考保單,可以讓你在投資道路上少走相當多冤枉路。

附帶一提,想在買房時擁有好的貸款條件,一定要趁有穩定好工作的時候申貸較佳。面對通膨升息時代的來臨,大家務必聰明善用資產配置成為人生最佳助力,而不是讓買房成為拖垮自己財務的稻草。

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本文章內容由「VI College價值投資學院」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。


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