會議紀錄、待辦清單、反省日記、思考筆記,如何避免「寫過就忘」?

會議紀錄、待辦清單、反省日記、思考筆記,如何避免「寫過就忘」?
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我們想讓你知道的是

會議筆記太零散,最後要用就漏東漏西,忘記寫在哪裡?《電腦玩物》站長公開4種常見的筆記類型技巧,讓你不再做紀錄白工。

最近讀到一篇介紹卡片盒筆記法的文章:「卡片筆記法、Roam Research 與個人筆記體系的建立—拯救「寫過就忘」」,切入「拯救寫過就忘」這個主題,我覺得很有意思。雖然我的管理方法和該篇文章採用的「卡片盒筆記法」不同,但也讓我想談談自己在職場與任務筆記中,如何避免寫過就忘的方法。

「避免寫過就忘」,正向目的就是:「希望自己寫下來的東西,在需要這個資料時可以有效地拿出來使用,並且看得懂自己寫下來的筆記、用得上自己寫下來的筆記。」

從正向目的來看,我們需要完成兩個具體成果:

  • 「如何整理?如何找?」才能在需要的時候,記得並找得到自己寫過的筆記。
  • 「如何寫?」才能要用的時候,看得懂、用得上自己寫下來的內容。

如果針對的是「職場筆記」,例如每次會議都寫的會議筆記,想要記住該做什麼事情的待辦清單,或是重要犯錯經驗的反省筆記,或是研究某個方法的思考筆記,寫是寫了,但會遇到幾個需要解決的問題:

  • 會議筆記太零散,最後要用就漏東漏西,忘記寫在哪裡。
  • 寫下要做的事情,但需要做的時候,不一定能100%在正確的位置確認。
  • 犯錯反省日記雖然寫得多,但需要用的時候根本找不到,甚至不會找來看。
  • 思考筆記雖然記了不少,但下次再看怎麼沒感覺了,或不知道自己的意思是什麼。

那麼我自己在做筆記時,會如何解決這些問題呢?

我就用上述四種筆記:會議筆記、記住待辦清單、反省日記、思考筆記,來分析一下我的具體做法,這次我採用「直接列舉步驟」、「分析為什麼這樣做」的解釋方法。

1. 寫會議筆記時

  • 一開始就不開空白筆記寫會議記錄

根據日期分開寫的會議紀錄,只會讓同一個任務的訊息,散落在更多不同的筆記中,這時候反而變成是大腦要記得哪次會議寫在哪裡的筆記,還要記得有哪個要做的事情。

  • 專案、任務應該第一時間建立自己獨立的筆記

專案、任務有專屬筆記,才能拆解目標設定、行動清單,並整合零碎資料。專案、任務筆記不要零散,一個專案、任務,一則筆記管理(或一個管理頁面)是最佳狀態。

  • 會議時,打開專案、任務筆記,在上面直接記錄、修改內容

會議要解決A任務,就打開A任務筆記修改。討論到B任務,就打開B任務筆記修改。第一次記錄時,就要改在任務筆記中,而不是分開來記錄。

  • 會議筆記重點不在記錄,在拆解下一步行動清單

會議並不一定需要一則獨立筆記的原因,是因為會議的重點往往是「某個專案、任務的下一步行動」,所以更應該把這些行動,直接記錄在專案、任務本身的筆記中,跟其他行動放在一起,排出正確執行順序。

如果需要記錄會議討論細節,可能是專案、任務的思考與提醒,那麼當然也應該直接寫在專案、任務筆記中。

  • 如果真的有必要先開空白筆記開會,會議後把要點分派回任務筆記

例如你是會議主持人,所以你還是需要一則會議筆記,管控會議流程:「開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議」,那麼我一定還是會在會議後,把討論出來的行動與思考,分派回各自需要的專案、任務筆記中。

  • 以後需要處理某個任務時,只要打開任務筆記,應該會看到所有最新更新、完整統整的細節

這樣就沒有需要時找不到、忘記的問題,也不需要用大腦記得,只要打開任務筆記就能確認。

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2. 要記住待辦清單時

  • 一開始就不要零散的記錄待辦事項

如果待辦事項出現什麼,就添加在待辦清單中,或隨意添加在一頁空白筆記中,那麼很難判斷什麼時候需要做什麼?要做某個任務時也容易遺漏一些被分散的行動。更難以判斷這些事情的優先次序。

  • 以任務、專案為中心記錄待辦事項,第一時間就把要做的行動,插入在任務筆記該做的位置中

無論被交付什麼行動,都先思考「這個行動跟哪個任務、專案有關」,要直接記在該則任務、專案筆記中。

插入到任務、專案筆記時,當下就思考這個行動應該安放的順序位置,插入到應該執行的行動順序中。

  • 不是在處理待辦清單,而是完成任務、專案

比起處理待辦清單上的一大堆事情,聚焦在完成任務、專案才有價值。所謂「需要做」的時候,應該就是處理這個任務、專案的時候,那麼只要行動在任務筆記中,就不可能忘記,因為打開筆記一定就在上面。

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3. 寫反省日記時

  • 一開始就不要寫以日期為單位的反省日記
    • 因為事後很難回想起是哪一天反省哪一件事情。
    • 一天之內可能反省很多件事情,這樣反而記錄變得雜亂。
    • 一件事情,如果在不同日期產生反省,那雜亂的記錄就不可能看出反省全貌。
    • 反省的位置不是在「我今天反省了」,而是在「任務的哪個步驟需要反省」。
  • 反省時,第一時間就回到任務、專案筆記上去反省
    • 根據任務的行動清單、專案的目標設定,如果反省的是行動就插入行動清單,如果反省的是目標設定就修改目標。
  • 反省的內容,不是寫感覺,應該寫下次採取什麼行動?下次如何拆解目標?
    • 比起提醒自己下次要更注意、小心,不如調整這次的行動清單,下次照著筆記上覆盤過的行動清單去就。
    • 比起提醒自己下次要更努力,不如這次就重新拆解目標設定、加上新的目標設定,下次根據新的目標設定試試看、挑戰看看更有效。
  • 每次做類似任務、專案,都應該找回之前的類似任務、專案筆記來看
    • 這樣自然就會看到上次準確、完整的反省結果。
    • 而且找起來很簡單,因為任務、專案很明確,訊息也不是散落的。
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4. 寫思考筆記時

  • 寫思考筆記時,也要寫行動清單
    • 讀書筆記不只寫心得,也要寫成任務行動清單筆記。
  • 寫思考筆記時,應該要寫針對自己真實案例的反思
    • 一個書中的知識,應該從自己要做的任務、專案、案例中,寫下自己的拆解與解釋。
    • 比起關鍵字記錄重點,好好寫一段自己真實案例的反思更有效。
  • 一個獨立的思考主題,除了拆解出行動,也要跟要做的任務筆記連結
    • 一篇讀書心得,決定嘗試什麼新行動,把這則心得筆記連結到相關的任務筆記中。
  • 我們聚焦在要完成的任務筆記、專案筆記即可,自然就會看到需要的思考筆記
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寫筆記有很多不同的目的,如果是為了知識研究,那麼卡片盒筆記法確實可以建立一個就算忘記也能互相連結的筆記系統。

如果寫筆記的目的在完成職場工作、做好時間管理,那麼或許我的方法可以提供大家一些參考。

以專案、任務為中心的筆記上,不再寫雜亂分散的筆記,那麼處理任務時回到任務筆記,我們自然就會記得該做的事情。

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本文獲電腦玩物授權刊登,原文發表於此

責任編輯:黃筱歡
核稿編輯:翁世航