人越多工作效率反而越低?小心你已經染上企業肥大症

人越多工作效率反而越低?小心你已經染上企業肥大症
Photo Credit: Sebastiaan ter Burg @ Flickr CC By 2.0

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不斷膨脹的員工組成帶來的大量的溝通成本,會剝奪員工處理正事的腦容量、精力與意志力。你的公司究竟是更大,還是更笨重呢?看看史丹佛大學教授怎麼說!

作者:蘇頓、拉奧(Robert I. Sutton,Huggy Rao)

增加人手,是讓公司變得更大,還是更笨重?

當認知超出負荷,人們會忘記想把事情做好的初衷,而把精力擺在錯誤的事情上,分散注意力,使得每件事的工作品質都下滑。增加人手來分擔工作可說是改善這種情況的解藥。不論是開連鎖餐廳或是在醫院推廣更好的實務做法,大多數的計畫都是從1、2個人,或是1個小型團隊開始。假如初步嘗試帶來少許的成功,就會增加或吸引更多人手加入陣容。

遺憾的是,雖然增加人手與腦力可以分擔負荷,卻有其副作用。當團隊規模變大,個人效能就會下滑。史泰滋(Bradley Staats)與同僚曾進行一項實驗,比較2人與4人小組的效能。他們要求每個小組用50塊樂高積木,組成1個人型模型。人小組的速度確實比較快,平均花費28分鐘;相形之下,2人小組所需時間平均為36分鐘。

然而,就「人工效率」而言,2人小組的效率比4人小組高。2人小組每人花72分鐘,4人小組每人花112分鐘,4人小組足足多花40分鐘,因為每位成員需要與其他3位成員協調,才共同做出決定。

穆勒(Jennifer Mueller)針對成員從3人到19人不等的26個創新計畫研究,也顯示類似的結果。穆勒對這些創新計畫追蹤2至8個月,領導人與同儕評分顯示,團隊人數愈多,每個成員的效能就愈差。較大團隊的成員給予彼此的支持與協助較少,因為人數多會導致維持社交連結的難度提高,協調也變得較為困難。

哈克曼(J. Richard Hackman)研究團體效能近50年,他的結論是,就大多數工作而言,最理想的團隊人數介於4到6人:「我的經驗法則是,任何團隊的人數都不可超過10人……團隊遇到的績效問題,會隨著人數的提升而大幅增加」。

退役海軍艦長暨前美國參議員韋伯(James H. Webb Jr.)印證了哈克曼的觀點,說明二次大戰期間,「攻擊編組」(基本戰鬥單位)為何從12人縮減為4人。韋伯在《海軍陸戰隊公報》(Marine Corps Gazette)中提到,面臨雙方交火的壓力與混亂的情況下,小隊長要控制「12人團隊」 是一件「極為困難」的事。在12人為單位的小組,協調問題會激增,也較難維繫肝膽相照的同袍情誼。

誠如英圖特(Intuit)執行長史密斯(Brad Smith)所言,「建立創新文化時人數最好少一點」。和全球最大網路零售商亞馬遜(Amazon)團隊一樣,英圖特也奉行兩個比薩原則:「研發團隊的人數,不會超過2個比薩能餵飽的人數」。如此一來,才能讓團隊成員「保持靈活,快速決策」。

這個原則也適用於微型組織。脈動新聞(Pulse)創立於2010年中期,主要產品為提供手機與平板電腦使用的新聞閱讀應用程式。當公司員工從3人微幅增加到8人時,溝通開始出現問題,誤解的情形也大幅增加。創辦人柯薩里(Akshay Kothari)與古普塔(Ankit Gupta)告訴我們,當他們把這8個人分為3個小組後,員工就能以較快的速度開發出更好的軟體,爭執也減少了。

當脈動新聞的員工擴增為12人時(分為4個小組,在同一個辦公室工作),每個小組有各自的公布欄,展示最新的工作狀況,讓公司裡每個人了解彼此的進度。每天下午3點半左右,每個小組會向全公司做簡短報告,說明工作內容,以及需要哪些協助。當脈動新聞員工人數提高為25人,用戶成長至3千萬時,仍然維持小型團隊的工作模式。脈動新聞於2013年4月以9千萬美元,被專業人士社交網站LinkedIn納入旗下。

牛津大學人類學教授鄧巴(Robin Dunbar)的研究,印證了大型團體會對大腦造成較大的負擔。這個觀念後來由葛拉威爾(Malcolm Gladwell)發揚光大。鄧巴提出,靈長類動物聚落的個體數量,受限於其維繫社交連結的認知容量。葛拉威爾的解釋如下:

鄧巴指出,假如你屬於5人團體,你就必須追蹤10組一對一的人際關係狀態:你和其他4人的關係,以及其他4人之間的6組人際關係…… 若你屬於20團體,就要追蹤190個雙向人際關係的狀態:19組與你直接有關的關係,另外171個關係涉及其他人之間的互動。20人團體的人數為5人團體的4倍,但需要「了解」的資訊處理量卻增加至19倍。

和哈克曼一樣,鄧巴發現溝通協調的難度會急遽上升:當聚集人數超過4、5人,面對面的溝通就開始變得繁雜。這足以解釋為何許多研究發現餐廳訂位人數平均為3.8人,而美國多數企業委員會的人數,大多落在5至8人之間。根據鄧巴的計算,當組織人數超過150人,認知活動的要求就會超出人腦的負荷。

鄧巴的研究聚焦於「理毛活動」(grooming activities)帶來的腦力負荷。狒狒與其他靈長類動物會花許多時間,與族群中其他成員坐在一起親暱互動,為彼此搔癢理毛,除去身上的小樹枝與蟲子。彼此理毛的動作有助於促進衛生,最主要的價值則是維繫社交連結。

鄧巴主張,人類的八卦閒聊也具有類似的功能。根據他的計算,在150人的組織中,人們會花42%的時間「維繫關係」。在200人的組織裡,就提升至56%。鄧巴表示,正因如此,組織大多(也應該)分割為150人左右的較小單位。當人數上升為200人或250人時,衝突、協調與績效等問題會逐漸叢生。

這似乎可以解釋,西元前104年時,羅馬軍隊的編制約為150人(絕不會超過230人),儘管現今的溝通科技已有長足進展,至今依然維持這個人數。針對現代網路行為的研究,也呼應了鄧巴提出的數字。《美國物理學會公布欄》(Bulletin of the American Physical Society) 提到一項研究,2012年時針對社交媒體推特170萬名用戶進行分析發現,用戶只能與100到200人維持線上互動關係。


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當你買房之後 別忘了做這件事! 

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Photo Credit:臺銀人壽

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45歲的王先生剛買了房,未料沒多久就遭遇車禍不幸受傷,住院療養後,所幸並無大礙,但他也因此而感到心驚膽跳。因為上有老、下有小要扶養的他,是家中唯一經濟支柱,萬一真有個閃失,近千萬的房屋貸款誰來承擔?這樣的事件何嘗不是台灣眾多家庭的縮影?

根據聯徵中心資料顯示,2021年平均房貸金額超過700萬元,以35~55歲為大宗,平均貸款金額則介於660~780萬元,再再證明人生責任最沉重的中壯族群,肩負不小的房貸壓力,更應該善用房貸型壽險,為家庭生活添加更可靠的保障,以避免家中頓失經濟來源,原本的幸福生活就此轉折。

房貸型壽險主要針對房貸而設計,所以借款人、要保人及被保險人,須為同一人,屬於定期險,保費較一般終身壽險低,免體檢額度亦可放寬,以臺銀人壽來說, 55歲以下免體檢額度為1,500萬元,56歲~60歲則為1,000 萬元,66歲以上則一律需要體檢。

該如何投保房貸壽險呢?臺銀人壽建議掌握五大重點

一、以家中經濟來源為主要投保對象:優先以肩負「房貸責任」的一家之主為被保險人,當其發生不幸而身故或完全失能,保險公司會將理賠金用來償還房貸,以避免還款壓力落在家人身上,才能預防房屋淪為被法拍的命運。

二、根據家庭責任及經濟能力選擇適合類型:房貸壽險有「平準型」與「遞減型」,差別在於保額是否固定不變。以貸款500萬,貸款20年,保額500萬元,保障期間20年為例,平準型保額固定,理賠金不會隨著房貸償還而逐年減少,直到繳完房貸為止,保額都維持500萬元不變。遞減型保額則會隨著時間而逐年遞減,當房貸還款十年後,房貸從500萬償還到剩下約250萬,相對的保額也會隨時間逐年遞減到約300萬。

若壽險保障不夠或家庭責任重的人,可以選擇「平準型」,保費雖比「遞減型」高,但保障相對較高,適合有經濟能力、且希望給家人多些保障者。若是已有較高壽險保障或家庭責任較輕的人,即可選擇「遞減型」,保費較平準型低,很適合小資族投保,經濟又實惠,較能輕鬆負擔保費。

三、把握足期足額、專款專用:房貸繳多久、繳多少,保額就買多少、保多久,例如房貸500萬元、貸款期限20年,房貸壽險保障最好也是500萬元、保險期間 20年,而且要專款專用,才能讓家人有保障。

四、是否提供加值保障:除了身故或失能理賠金之外,有些房貸壽險還會提供加值保障,除了身故及完全失能保障之外,還加入類旅平險概念,提供特定意外傷害身故保險金(搭乘大眾運輸交通工具)、完全失能扶助金、意外傷害失能安養金、重大燒燙傷等保障,可以說是集結「壽險」、「失能險」、「意外傷害險」等多元保障的保單。

五、選擇優質保險公司:房貸金額高、期限長達數十年,房貸壽險保障必須要能夠長長久久,才能有效規避長期房貸風險,因此,選擇優質保險公司很重要。臺銀人壽為國營品牌,有能力永續經營,且近7年來房貸壽險理賠金已逾上億元,協助許多家庭轉移債務風險、度過難關,獲得了良好口碑,成為許多人房貸壽險的首選。

晉升為有巢族固然欣喜,不過,風險不知道何時會來到,唯有投保了理債保單:房貸壽險,才能「留愛、留房,不留債」。

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