我們與悶的距離:你的簡報設計,有沒有考慮到「場地」?

我們與悶的距離:你的簡報設計,有沒有考慮到「場地」?
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

與觀眾的距離、與光暗的距離、與主角的距離、與設備的距離,這些變數都會影響簡報的效果,設計時也需要跟著調整,若想自己努力準備的內容能傳遞得最好,報告前多問一句:「場地在哪?」

文:上班族簡報日常

這幾年出版的簡報書籍,或是舉辦的簡報課程,通通都喜歡高舉「觀眾為王」的口號;意即簡報內容要與觀眾有關聯性,是他們日常所想所畏,來引起和保持注意力;這樣做故然沒有錯,然而在內容以外,從簡報設計的角度,你有沒有為觀眾去思量過呢?你會為特定的觀眾和場地調整投影片的設計嗎?壞設計而悶慌了觀眾,再好的內容又如何傳遞呢?

先旨聲明,我是和議「觀眾為王」的取向,只是發現很多上班族,甚至是講者,把內容都預備好了,但沒有把工作做到盡頭,設計上未曾考慮到場地對觀眾的影響。

固然要去理解觀眾的背景,他們對內容的了解程度,他們對講者的期望,他們日常挫折的地方,這些通通都對內容準備絕對有幫助。然而,如果被安排下星期去為部門或公司做一個簡報,除了滿足好奇心以外,有幾多個人會介意場地所在?

賣夠關子了吧?場地對簡報設計有何影響?

註:疫情下的遙距簡報,請參閱前文;這裡是為現場簡報做好準備。

我們與觀眾的距離

最經常出現的錯配,就是文字的大小。以下是你在做簡報投影片時的視覺:

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Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

以一個普通課室為例,這是學生或是聽眾的視覺:

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Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

發現了投影片不成比例地縮小了嗎?投影片上的文字,在自己的電腦上看還可以,但在學生或是觀眾眼中,很容易變成小得可憐。他們或許要猜度文字的內容,因爲看不清而覺得沒趣,甚至因此把你標籤成沒有為他們做準備,索性看手機或是放空便算。

遇上更大的場地,例如中學、演講廳,未必每處也有創投商演常見的超巨幕,投影片與你在準備時的大小差距可以更大:

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Photo Credit: Shaylor @Flickr CC BY SA 2.0

亦即是說,不要盡信甚麼投影片內文要幾大、標題要幾大的說法。先要考慮簡報場地中,觀眾看的角度和距離,調整到至少他們能清楚看見的大小。

我們與光暗的距離

有些人喜歡開了燈,有些人喜歡關了燈,有些人喜歡半暗。

我是指簡報的時候。

要是部門、公司或客戶,喜歡在簡報時關燈,那麼投影片的背景,暗一點可以減輕眼睛的疲勞。有些主管會覺得深色是不好運的事情,這時候又是發揮上班族小心機的機會了,把全白背景的投影片換成淺淺的灰,不用調整文字顏色之下,一方面減低一點背景的刺激,也留下足夠的對比。同時也要小心,不同投影片頁數之間,不要在全亮或全暗的背景中轉來轉去,要顧及觀眾眼睛的適應。

我們與主角的距離

有時候你會代表公司去拜訪客戶、示範或推介產品,金融或科技業多數會有很光鮮亮麗的board room。主角們,例如行長、C-suite、部門主管等,都會選擇坐在中後方,視線可以觸及所有人,也顯示自己的地位。

through-the-glass shot of a team of asian business people meeting in company conference room
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

然而在board room內的電視機或投影機,多數也不算大,討論一些複雜的商業流程,或是數據分析的時候,不可能如前所述,把文字都放大成主角看得清楚的大小。主角們也不會像working level一樣,離開自己的坐位,和你一起站在電視螢幕前討論細節。

這些時候就要think outside the box。把商業流程表或是複雜的計算,用A3紙先印好,分發給眾主角們,他們自己看也好,三五人圍著作內部討論也好,也有充足的大小。為什麼A4不可以?紙張愈大,主角也看得愈舒服,也可以放在離自己遠一點的位置閱讀。他們把眼光放遠一點,就愈容易來回於你的身上。要是低頭才看得清楚,誰還會再抬頭看你呢?

我們與設備的距離

簡報中最常用的設備,就是投映機和電視螢幕。

場地使用投映機,與你在電腦上準備的時候相比,色彩多數較淡,對比多數較低。簡報投影片的顏色因此就可能要深一點,文字與背景的對比要強一點,來作出相對的彌補。

你或許會說,調整投映機的輸出不說行了嗎?對啊,要是簡報前同一場地有會議,你根本沒有時間調整,甚至有時候投映機的遙控是在電腦支援隊的同事手上,那你會想在其他觀眾面前慢慢找椅子爬上去調整投映機嗎?還是前一天花一點小時間,調一個簡報高對比版本以防萬一?

與投映機相反,電視螢幕多數是高亮度、高飽和度,那,又有甚麼問題?

我們看看陳時中部長獲讚無數的精準防疫一百天簡報,原圖的外框是較淡較暗的藍色:

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作者截圖提供

到運用電視螢幕作簡報的時候,外框的藍色變得高亮,甚至有一點搶奪眼球了。這裡的外框不應該搶去內文的風采,所以應要為更深或更暗的顏色。(其實撤去也可)

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作者截圖提供

有一些科技展覽,會用四個電視螢幕,透過「田」字型的合併成為更大的螢幕。

這對觀眾來說,愈大是愈好。

除非作簡報設計的你沒有查問過,而慣性地把所有東西都置中。

重點和文字通通都卡在兩個或四個螢幕之間的邊框了唷。

簡報場地、光暗、器材,都會影響設計上的大小、色彩、亮暗。

想自己努力準備的內容能傳遞得最好,多問一句:

「場地在哪?」

本文經《方格子》授權轉載,原文發表於此

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航


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