在家工作不是老闆一聲令下就可以,新創公司CEO:遠距工作2年多,我學到4大重點

在家工作不是老闆一聲令下就可以,新創公司CEO:遠距工作2年多,我學到4大重點
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我們想讓你知道的是

遠距工作/在家工作或許始於矽谷,但台灣和世界各地也都開始慢慢有越來越多企業採用。而台灣因為疫情之故,這幾天也有熱烈討論。而這篇文章,我希望能夠分享我們公司過去2年多的經驗,說明如果工作性質適合的話,遠距工作並沒有想像中的困難

文:劉威廷(Arc與Codementor執行長兼創辦人,史丹佛大學碩士,連續創業家,同時也是美國知名加速器Y Combinator及Techstars的畢業校友)

上星期是台灣COVID-19(嚴重特殊傳染性肺炎、新冠肺炎、武漢肺炎)自2020爆發以來,疫情最為嚴峻的一週。在這樣的非常時期,多家企業紛紛傳出員工確診的消息,於是緊急進行工作區域的消毒,關閉辦公室,臨時發布員工居家辦公的通知。看到這樣的情形,我不禁思索,如果兩年前做了不一樣的決定,我的團隊現在是否也面臨同樣的挑戰?

多年前當我還在矽谷時,遠距工作已悄悄開始萌芽,即使當時採取遠距模式的公司並不多,數字卻是逐年成長的。看到這樣的情形,我深知遠距工作必定是未來的趨勢。於是在2019年,我決定讓團隊能夠自由選擇工作地點。到了2020上半年,在台灣還算是一片祥和,但國外疫情大爆發時,我便著手轉型,將公司調整為全居家辦公。根據我們累積兩年的經驗,居家辦公長久下來的益處,可是遠超過了過渡期需要付出的成本。我想說的是:

無論有沒有疫情,轉型居家辦公(或遠距工作)都是世界的趨勢,也是提升團隊效率,進而促進公司整體表現的最佳方式。

接下來,我想跟各位分享為什麼你也應該將公司轉型為居家辦公,以及居家辦公對於公司究竟有哪些好處。

讓團隊自由選擇辦公地點

2019年轉換初期沒有疫情的壓力,如果要求團隊在一夕之間改成全居家辦公,肯定會導致一些無法預期的波折,因此我選擇分階段逐步導入:讓團隊每週一天在家(或任何地方)工作。而初期的功臣之一,是早在這項政策開始前,我們便已是零紙本作業的雲端型公司,所以轉型相當順利。

在轉換一段時間後,我們發起了內部調查,了解團隊對於這項改變的想法,同時也評估公司的生產力。結果發現成果相當不錯,所以決定要進一步擴大執行——我們現在是間「遠距優先」的公司,意思是所有業務流程皆設計為所有團隊成員都能執行的方式,不會因為個人所在的實體位置而受影響。我們會持續推行遠距工作的理念,且不打算走回頭路。

而這個彈性辦公地點的制度在我們公司已實行了兩年,一路上我們也累積了不少經驗,如果你還在猶豫或是擔心的話,完全合理,但以我們公司的經驗,我想說的是:遠距工作並沒有你想像中的困難。而以下是我認為要達成該目標的幾個重點整理:

1.先從基本做起 —— 團隊的心理建設、解決軟硬體問題

  • 心理建設:聽到轉型決策的宣布後,大部分團隊成員應該是正面支持,但也會有部分的團隊成員持不同意見。因此,無論成員的態度為何,作為管理階層的我們,應協助團隊做好心理建設,帶領大家對於即將面臨的改變保持耐心與接納,並指導他們適應即將面臨的變化。盡可能讓所有人即時得知最新決策,保持公司決策透明,這有助於減少團隊成員的焦慮感。
  • 雲端化/電子化:趁著大家還在辦公室時,掃描所有必要文件,對於無法掃描的資訊(如白板公告或紀錄等),可以用相機拍下來上傳至雲端。當然,也必須建立集中的線上文件及處理中心,務必讓每個人在需要時都能夠使用。如果資訊安全政策需要更新,這時候可以一併處理,一步步地將公司雲端化。這些準備都是為了減少轉換的衝擊,進而讓在家工作的團隊成員能夠無縫接軌。
  • 硬體:務必讓所有人在家都有可以舒適辦公的設備(工作空間、電腦、網路和耳機麥克風)。如果團隊成員缺乏相關設備,公司應協助補足。
  • 軟體:選擇要用來管理和通訊的軟體,並為這些軟體制定使用指南。至少要有的軟體應該要包含:專案管理軟體、通訊軟體、視訊會議軟體、文件共享軟體與線上文件中心。

至於哪些軟、硬體可以大幅地增加工作同仁的效率,未來有機會我可以再寫一篇文章與各位分享。

2.「過度溝通」與「資訊透明化」——遠距工作成功執行的關鍵

在同一間辦公室開會時,每個人口沫橫飛、手舞足蹈地為了一個觀點表達自己的意見——這樣的場景是不是很熟悉?在居家辦公的狀況下,這樣的情形並不會發生,那麼你應該如何讓別人了解你想表達的意思呢?這個時候「過度溝通」便顯得十分重要。

即使有了視訊軟體的協助,讓你得以「面對面」溝通,但這仍與走到同事的辦公桌旁交流有所不同。因此,為了有效傳達且避免對方誤會,多次地、具體地溝通自己的想法有其必要性。你可能會納悶這樣是不是會降低工作效率?別擔心,這只是一個過渡期,一旦你的團隊找到自己的節奏,接下來便只會漸入佳境。

但別忘了,溝通不只是水平向的交流,也包含了管理階層與團隊成員間的對話。制定新流程時,記得保持彈性,多方嘗試、接納改變,向大家徵求意見。畢竟這是個「新的工作環境」,在經驗不足的情況下,每個團隊成員的意見都同等重要,如此,才能讓團隊找到最合適的合作方式。

另外,保持資訊的透明化,也是加快執行速度的絕佳辦法。如果資訊維持封閉,少了團隊成員間的提醒,彼此在遠端的團隊便無法在第一時間維持最佳狀態。鼓勵團隊把議程、會議內容與決策等事項記錄下來,互相分享並尋求回饋。你會發現這些想法在經過更多人的討論與修正過後,變得更加具體且完善。

3.管理者需要調整自己的管理心態

你必須了解,沒有人能在背後有人緊盯著的情況之下拿出最佳表現。這個觀念無論是用在傳統辦公環境,或是居家辦公的新趨勢都適用。要讓居家辦公能夠成功,必須達到就算沒有你在現場監督,團隊仍然會努力拿出最佳表現。

用實際成果來衡量工作成效,而不是盯著所有人工作的一舉一動(更何況在遠端的你是做不到的)這才是最重要的。可以善用OKR這類的管理工具,或是設定清楚的期限也會有所幫助。

另外,必須相信團隊可以自行完成任務。適當地將權力下放,讓他們有權決定如何排除障礙;並讓每個人能夠一次處理多項工作,這樣就算整體進度因為某些因素停滯不前,成員們也還有其他工作可做。

最後,請不要試圖在線上重建辦公室文化:不是每件事都需要開會決定!用無止盡的視訊會議取代辦公室內的即時互動只會讓團隊精疲力盡。記得為大家的行事曆留點空白,方便他們安排時間專注工作不受干擾,也可以考慮就這點制定全公司適用的規定(例如:一週中特定一天不安排會議)。

4.不只是工作!有趣的工作換環境可以凝聚團隊向心力

當團隊已經完成了上述的事項,恭喜——你已經踏出成功的第一步了。然而,如果腳步就此戛然而止的話,這些努力恐怕功虧一簣。成功的團隊絕非一蹴可幾,唯有領導者悉心引導與經營,營造一個讓每個人皆感到舒服且信任的環境,才能讓團隊成員發揮最好的表現。以下是我們公司就這些年的經驗中,曾經嘗試且效果不錯的一些小秘訣:

  1. 創造一個有趣的線上互動環境:在即時通訊軟體(例如:Slack、Microsoft Teams)中建立非工作相關的群組。例如:在「聊天區」討論非工作的話題,在「寵物區」分享自己毛小孩的照片,在「歡呼區」分享任何開心的時刻。
  2. 利用線上視訊會議軟體舉辦線上活動:我們曾經辦了線上露營——事先寄給每個人棉花糖與蠟燭,活動當天一起在鏡頭前烤棉花糖,並輪流分享鬼故事。最後,再分成數個組別一起玩我們自己發明的冒險遊戲——The Hike(即使是線上進行,精彩程度卻不亞於實體遊戲,團隊成員都非常喜歡!)。另一個我們常用的工具是Kahoot,是一個免費的互動問答遊戲,可以加入與團隊成員相關的問題(例如:小時候的趣事,曾經去過的地方或特別的經驗等),以藉此讓大家認識彼此,進一步拉近成員間的距離。
  3. 為即時通訊軟體訂定使用規則讓溝通更順暢:我們請大家對訊息標記表情符號,對於什麼時候該使用哪個表情符號統一規定。例如:如果有人請你幫忙做一件事情,看到訊息後你可以標上眼睛👀,完成後再加上打勾✅。
  4. 不要害怕嘗試新工具:遠距工作是時下的熱門議題,許多為遠距團隊設計的工具不斷推陳出新,因此我們時常關注各種網站(如:Product Hunt)以發掘是否有新工具能夠改善遠距團隊的工作流程。最近,我們正在嘗試「線上虛擬辦公室」像Gather TownTeamflow
  5. 改變給回饋的方式:相較於在實體辦公室,遠距團隊的訊息都存在於線上的即時通訊軟體,這時候需要格外注意不同訊息發送的位置。對於正向的讚美或是成員貢獻的感恩,可以放在公共群組,這對整個團隊都有激勵與鼓舞的作用;相反地,對於需要改善或是加強的部分,私下直接跟當事人說明則較為合適。如果是簡單細小的事情,即時通訊軟體的訊息便足夠;倘若是面對較為複雜的議題,一對一的視訊討論會比較清楚(我們用ZoomAround
  6. 開放一個特定的空間讓團隊分享與討論各種點子:傳統的公司多數希望員工完成被指派的工作,相較之下較不鼓勵個體發表自己的意見與想法,但這往往是阻礙公司持續創新與進步的絆腳石。因此,我們致力於營造一個正向的氛圍,讓大家體認到公開且時常分享自己的想法是一件好事。例如:我們建立了「點子區」以及「學習區」讓每個人都可以分享自己的想法與所學,往往日後的專案就是從這些腦力激盪產生的。
  7. 對於政策、軟體與工作流程的改變公開宣告,並取得團隊的回饋:我經常邀請團隊填寫匿名問卷,在問卷中成員可以問任何問題,而我會在全公司的會議中公開回答。這對於建立遠距團隊內部成員間的信任是非常有幫助的。
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線上露營,來烤個棉花糖吧

遠距工作,打造更強大的公司

轉型為「遠距優先」讓我們公司因而獲益良多。首先,由於每個人可以自由選擇工作地點,我們留住了更多人才。再者,我們得以廣納稀有人才、將服務時數拓展到不同時區,打進新的全球市場。


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【一分鐘講堂】不只控糖護腎保心!放寬糖尿病藥物「腸泌素」給付,為什麼能減少健保支出?

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我們想讓你知道的是

台灣糖尿病人口超過250萬人,每年健保支出近310億元,衍生的慢性腎臟病、心臟病等共病,每年健保負擔費用也名列前茅。財團法人糖尿病關懷基金會呼籲,若能早期介入使用適當藥物控制血糖並保護器官,不但可降低糖友發生心腎病變的風險,長期還可大幅減輕健保負擔。

根據中華民國糖尿病學會統計,2000至2014年全台第2型糖尿病人口由84萬人逐步上升至220萬人,且以每年約15萬人的速度持續增加。若以此成長趨勢來看,保守估計台灣目前糖尿病人口約有250-300萬人左右,數量相當驚人。

而台灣糖尿病人口逐年攀升的結果,也反映於國內健保給付支出上。根據健保署統計,2019年用於糖尿病的醫療費用,包括藥物、總診療費、住院費、其他醫材等治療費用,總支出近310億元,名列健保十大支出第二名。

【糖尿病關懷基金會】腸泌素_一分鐘講堂_3

血糖失控影響全身器官!糖尿病心腎共病增健保財務負擔

除了糖尿病本身健保支出醫療費用極高外,財團法人糖尿病關懷基金會執行長,台大醫院內科部臨床教授李弘元醫師表示,「糖尿病同時也是很多疾病的根源,若血糖控制不佳,將進一步影響全身血管與器官。」

尤其糖尿病引起的腎病變,可謂造成國人洗腎最大元兇之一,而腎臟病更是健保「最燒錢」的疾病,根據健保署2019的統計,慢性腎病治療費用高居「10大燒錢國病」之冠,全年度支出高達533億元。

根據統計,台灣有超過三成的糖尿病患者同時併有心血管疾病,健保署同年統計也發現,慢性缺血性心臟病治療費用全年度達122.66億元。綜合上述可知,光是將糖尿病與慢性缺血性心臟病、慢性腎病的健保支出加總,費用就相當可觀,足見糖尿病防治刻不容緩!

想減少健保負擔?糖友控制血糖更要盡早保護器官預防共病

有鑑於此,想要減少健保負擔,及早介入糖尿病患用藥與治療,避免血糖失控引起後續共病的發生非常重要。李弘元醫師指出,「近年來國際上對於糖尿病治療觀念有大幅度的轉變,不再是單純控制血糖,更要盡早保護器官。」

美國糖尿病學會(ADA)最新公布的治療指引,便建議醫師應從糖尿病患者治療初期就評估心血管疾病與腎臟病等共病風險,而腸泌素(GLP-1 RA)與排糖藥(SGLT2抑制劑)即為指引建議優先考慮使用的藥物。

腸泌素不只穩定血糖、體重,研究:更能減少心腎共病風險

其中,腸泌素在穩定血糖、減重、減緩共病上都有優異表現。但到底什麼是腸泌素呢?李弘元醫師解釋,腸泌素是人體腸道原本就會分泌的一種蛋白質激素,能促進胰島細胞分泌胰島素,並抑制升糖素分泌,達到調控血糖的作用。

腸泌素同時還能進一步作用在人體胃部,抑制胃的排空(胃的排空速度變快便容易產生飢餓感);並促進大腦中樞神經產生飽足感,對於體型較胖(糖胖症)的糖友也有輔助控制體重的益處。

且國外大型研究數據顯示,在血糖控制相同的狀況下,相較其他控糖藥物者,選用腸泌素治療可減少14%的心血管疾病風險、21%的腎病變發生及12%死亡率。因此,腸泌素自然也成為近年來全世界的各大糖尿病學會指引建議的優先治療選擇。

台灣腸泌素藥物健保給付有多嚴格?為何糖友看得到用不到?

雖然腸泌素在臨床益處顯而易見,可受到健保財務吃緊,2019年起健保給付限縮影響,目前國內腸泌素健保給付僅限於糖化血色素達到8.5%,且時間持續長達6個月;或已發生如心肌梗塞、缺血性腦中風等重大心血管疾病者。

但因為多數醫師不會眼睜睜看著病人血糖持續居高不下,大部分在糖化血色素超標但未達8.5%之前就會調整藥物,導致健保給付門檻和臨床狀況有極大落差,使糖友們看得到卻用不到。

糖化血色素換算平均血糖值

  • 正常血糖控制目標:空腹血糖130 mg/dL、餐後血糖160-180 mg/dL、糖化血色素7%以下(根據不同年紀與臨床狀況,控制目標會有些微差異)。
  • 糖化血色素8.5%時:平均血糖在200 mg/dL以上,相當於空腹血糖接近200 mg/dL、餐後血糖250-260mg/dL,而這樣的數值離建議目標有一段距離。

李弘元醫師指出,如不符合上述健保給付標準者須自費使用腸泌素,每個月平均要花上3000至4000元的藥物支出,還不含門診掛號、診療、照護等相關費用,長期累積下來金額相當可觀。

因此在現行健保給付條件下,造成很多糖友即使血糖控制不佳,卻因經濟不允許,無法及早使用腸泌素治療,進一步增加衍生心腎共病的風險。此一結果不僅對糖友病情控制是一大打擊,長期也反而更無助於降低整體健保財務支出。

3年就回本!糖尿病關懷基金會:盼下修腸泌素健保給付條件打造雙贏局面

而對於此一現況,李弘元醫師強調,雖然他認同為維持台灣醫療體系長久運作,健保財務考量有其必要性。但就長遠目標來看,腸泌素現有的健保給付標準不僅在臨床實務上有違常理,更不符合國際現況。

李弘元醫師進一步分享,綜觀亞洲地區鄰近國家的藥物給付標準,在日本、韓國、中國大陸都沒有針對腸泌素訂定類似的使用限制;全世界目前也沒有任何一個國家像台灣一樣,必須糖化血色素超過8.5%以上,且持續長達半年才能開立。

同時,李弘元醫師表示,根據糖尿病學會與醫療經濟學專家的計算數據顯示,若能將腸泌素給付標準從糖化血色素8.5%下修到7.5%,雖然短期內藥費支出會增加,但在第三年起即可因減少重大心腎併發症支出,減輕約2300萬點健保支出,相當於前兩年增加藥費支出的總和;且於第四年與第五年分別可節省約6800萬與1億2400萬點,長期下來,有望減少的健保支出花費將相當可觀。

總結來說,如未來相關單位有機會放寬給付標準,幫助糖友盡早使用腸泌素介入治療,不僅有助節省健保開銷,對糖友來說也有器官保護、降低死亡率的益處,是患者與社會皆能受惠的雙贏局面。


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