疫情期間給企業主與HR的「遠距辦公」指南:溝通管理、訊息分級、建立員工關懷機制

我們想讓你知道的是
同時照顧小孩跟工作,工作被中斷,要頻繁context switch,為了趕上工作進度工時上升,進一步打亂了原先的生活步調,工作與生活的壓力難以抒發,持續累積。這些狀況都是在家工作可能會面對的局面,企業主與HR又該如何因應呢?
自5月15日開始,台灣疫情升溫,雙北已經進入三級警戒,許多企業紛紛啟動在家工作(Work from home),學校也宣布停課,紛紛轉為線上學習,八大行業被勒令暫時停業,甚至連醫療體系也開始構思遠距醫療或無接觸醫療的可能性,警戒的升級都在告訴我們疫情並不樂觀。
雖然我們都希望疫情盡快遠離,但我們仍得做好最壞的打算,萬一,這波疫情短時間內不會消退,那我們的工作與生活該如何過下去?
身為多年的專業經理人、企管顧問,到現在自己經營一家全遠距的企業,以及身為兩個孩子的父親,我想從幾個層面跟大家分享疫情期間,遠距辦公的各種注意事項,我預計會撰寫三篇文章:第一篇寫給企業主/HR,談論在疫情期間遠距工作的指南;第二篇寫給每個工作者,談談如何在遠距工作時保持高效,並能平衡家庭與生活;第三篇寫給每一個人,談論我們該如何面對這些困境,調整自己的心態,一同渡過這個難關。
這是第一篇,我想先跟大家聊聊企業主/HR在面對疫情以及遠距工作時到底有哪些注意事項。
首先,我想先談談「在家辦公」這件事,或許很多人會認為在家工作不就是員工換一個地點上班,然後把線下的溝通模式搬到線上來,只要選好視訊溝通工具就解決了。誤以為在家辦公是單純的技術問題,只要花錢就能解決。根據我們自己的親身經驗,遠距辦公其實有幾個很常見的問題需要被克服:
第一,不是所有的工作性質都能輕易的遠距處理
例如需要肢體接觸、交付實體商品、運用特定器材的服務,像是醫療、餐飲、生活服務等等,公司內可能有些職務可以遠距,但有部分難度就相對高了。
以學院為例,原先我們有成員是專門負責社群活動的,本來在線下運作好好的,突然要全面轉到線上,初期也花了不少時間研究工具,以及調整工作流程,為了提升線上活動的體驗,其實又增加了許多前置工作,不過我們認為這是一件好事,趁著疫情,我們就順勢把自己變成一家擅長舉辦線上活動的公司吧。
第二,線上溝通遠不如線下那麼容易
當大家都進辦公室時,很多的討論會在辦公室發生,即便進了會議室,你也會跟坐在旁邊的同事交換意見,但這些在線上化之後可能都會消失,所有人的溝通都是official的,很多意見可能不會被聽見,很多意見可能也未經過充分的交流,如果繼續仰賴固定時間的線上會議來同步想法其實是遠遠不夠的。
今年團隊擴編以後,很多溝通的問題紛紛浮現,當中最嚴重的莫過於資訊未充分揭露,意見未被充分表達,但這並不是因為大家刻意隱蔽資訊,而是因為大家平常交流的時間太少,資訊透通的比例也太低了。以前在公司上班,大家會在茶水間、會議室、辦公區等各個地方交流,資訊也會在這些地方流通,遠距後這些行為大幅減少,溝通的問題自然也一一浮現了。

第三,員工的狀態不好掌握
這一點是很容易被忽略的,如果今天有個同事連續幾天加班到10點鐘,同事或主管很容易察覺,如果有個同事一早來上班精神就很差,或者面色凝重,我們都是很容易發現的,我們可能會開口問他發生什麼事情了。
不過遠距工作後,這個人幾點下班你不知道,工作是否遭遇到困難,家裡是否有狀況你是很難觀察出來的,通常只有他自己願意說,或者你在與他交談的過程中發現,不然他就只能想辦法自癒了,不過就我的經驗看來,很多人並不會覺察到自己有狀況,即便察覺了,主動提出需要幫助的比例也是偏低的。但是這會讓一個人的心理壓力愈堆愈大,工作狀態也會愈來愈差。
第四,當孩子也開始停課在家學習,家長的壓力是指數級成長的
先前只是企業啟動在家辦公,但現在則是學校也停課了。公司內或許有很多的員工是有小孩的,想想,小孩在家,得料理他的三餐,還要關注他在做些什麼。如果開會開到一半,或者專注工作到一半,兩個孩子吵架了,或者小小孩找媽媽了,要不要先中斷手邊的工作呢?
同時照顧小孩跟工作,工作被中斷,要頻繁context switch,這對每個人來說都是一種精神與效率的損耗,但肯定會發生。但公司的專案還是有進度在,為了趕上原定的工作進度,工時很可能會因此上升,這又進一步打亂了原先的生活步調,你可能會捨棄掉運動或休閒的時間,結果就是工作與生活的壓力難以抒發,持續累積。
我還是要再次強調,從理性層面看到疫情,或者停班停課問題這都是需要的,畢竟這能讓我們做出可靠的判斷。但我認為疫情對社會最大的影響是源自於情感層面的,有太多人是需要被理解與同理的。
以上這些狀況,其實都是在家工作可能會面對的局面,那身為企業主與HR,我們又該如何因應呢?以下五點,是我特別建議從公司角度應該思考的。
掌握員工的家庭需求,並予以協助
在平常,在社會各種機制運作正常時,每個員工都可以較輕易的將自己的生活或家庭給安置妥當,例如小孩送學校、安親班、課後輔導等,父母親即使是個大忙人,都有人可以幫忙照顧小孩到晚上,有些收入較高的家庭甚至可以請全天候的保姆幫忙照顧小孩。疫情一來,學校跟安親班都停課了,保姆可能也得回家照顧自己家的小孩,父母親得自己照顧小孩,與此同時,還得按原先步調上班。

沒有小孩的員工,彈性較大,但有小小孩的員工,如果又沒有長輩可以幫忙帶小孩,那真的是蠟燭兩頭燒。這種狀態下,試問員工要如何投入在工作上,又要如何產出高績效呢?
民團緊盯菸防法公告前準備工作,籲完善健康風險評估與申報機制

我們想讓你知道的是
菸害防制法修正案雖三讀通過,然真正的挑戰才剛開始,民團表示將含淚監督,呼籲政府重視健康風險評估以及申報機制等配套措施,以維護國人健康。
逾十數年未修的菸害防制法,歷經5次立院朝野協商,總算在本月12日通過三讀,達成加熱菸載具嚴管、禁絕加味菸、圖文警示提升至50%、校園全面禁菸等重大變革,確立台灣朝禁止電子煙、嚴管加熱菸方向前進。為呼籲政府重視健康風險評估等各項配套措施之落實,確實維護國民健康,全國家長會長聯盟、台灣醫界菸害防制聯盟及董氏基金會等台灣拒菸聯盟團體也緊急在農曆年前召開記者會提醒政府,新法中,包括「類菸品」、「指定菸品」、「健康風險評估」等用字模糊不清,等於讓主管機關留有很大「空白授權」空間。法令正式公告前,務必審慎進行把關。
健康風險評估:一套評估安全容許濃度的健康科學
健康風險評估屬於一門攸關人體健康的系統性風險管理,目的在於決定如何管制醫藥品、食品、化粧品、農藥、生活及職場環境中存在之化學物質最大殘留濃度(Maximum Residue Level, MRL),亦即安全容許濃度,以建立危害人體健康之風險及效益分析(risk and benefit analysis)。健康風險評估的建立原因,通常是體系中出現了過去不曾經歷或不曾被發現的新有害物質,台灣過去較知名的健康風險評估建立經驗,包括塑化劑食品事件、含萊克多巴胺之美牛與美豬開放事件、日本福島食品等事件等。
訴諸科學證據,健康風險評估乃為國人把關的重要關鍵
健康風險評估之所以重要,在於講究科學證據,為爭議政策提供最核心的決策基礎。較著名的健康風險評估應用,是在2011年台灣發生的塑化劑食品安全事件,起因為部分食品上游原料供應商在常見的合法食品添加物「起雲劑」中,使用廉價的工業用塑化劑(非食用添加物)以撙節成本。最終,衛福部提出健康風險評估研究數據,由國內各領域專家於2011年6月21日達成初步共識,比照歐盟標準,依據科學證據針對5種常用塑化劑,定出每人、每日、每公斤體重容忍值〈TDI〉,例如DEHP容忍值為50微克、DBP容忍值為10微克等。
2020年8月28日,總統蔡英文宣布開放萊克多巴胺(瘦肉精)豬肉及30月齡以上的美國牛肉進口,即表明政策決定絕對不會以國民健康作為交換,而是以在科學證據累積充分的情況下,政府已經做好完整的國人風險評估及配套措施,確保食品安全及豬農生計不受影響的前提下所做出的決定。
美豬健康風險評估,涵蓋不同層面之敏感族群
含萊克多巴胺之美國豬肉進口爭議長達15年,主要爭議則在於國人飲食習慣與他國不同,畢竟豬肉在華人飲食料理中是相當廣泛使用的食材。以2019年為例,美國單人每年平均吃下近24公斤豬肉;台灣則為39公斤。此外,國人比外國人嗜吃內臟,尤其坐月子中的婦女等,專家因此呼籲應該針對國人飲食習慣,以及心血管疾病患者等高風險族群,進行健康風險評估。食藥署最終委託成大醫學院環境醫學研究所/環境微量毒物研究中心完成「108食用肉品暴露萊克多巴胺之健康風險評估報告」,特別針對不同年齡層民眾、敏感族群進行分析,包括小孩、幼兒、青少年、成年人、老人以及育齡與正在坐月子的婦女,進行針對豬萊克多巴胺的殘留容許量標準,方才消除各界疑慮。
必須重視在地證據 台灣人基因易感性也必須納入評估
除客觀環境因素,跨人種的易感性基因差異也是健康風險評估的重要環節,畢竟人種基因可能導致受化學成分影響程度產生差異。近期著名例子,在於國健署所提出近五成台灣人患有酒精不耐症(Alcohol Intolerance)基因缺陷。酒精不耐症是一種先天的基因缺陷,導致人體內缺乏乙醛去氫酶(Aldehyde Dehydrogenase, ALDH2),無法正常代謝酒精轉化成的乙醛。前國健署署長王英偉在任時即指出,台灣人酒精代謝基因缺陷機率高居世界第一,飲酒將大幅提高罹患癌症的機率,重度飲酒者得到食道癌的風險甚至可高達50倍,因此呼籲台灣人飲酒習慣不應比照外國標準。
2018年政府針對新型庫賈氏症提出的「美國進口牛肉相關產品健康風險評估報告」,即考慮人種易感性基因型分佈的差異,並根據國家攝食資料庫公告之細項食物攝食量計算國人食用美國牛肉的潛在健康風險。而過去由國家衛生研究院、中研院領導之台灣肺癌遺傳流行病學研究團隊,也陸續找出數種肺癌的易感基因(predisposing gene),包括第10號染色體的 VTI1A、第6號染色體的ROS1-DCBLD1和HLA class II、第5號染色體的TERT、第3號染色體的TP63等都是易感的基因位點,都可能因為空污、菸害、職場環境提高罹癌機率。
加熱菸內含多種新化學物質,政府應召集跨領域專家協助審查
根據董氏基金會提供資料顯示,2020年沙烏地阿拉伯的學術機構研究發現,加熱菸產生的氣霧 (aerosol) 中,共含62種化學物質;其中丁二酮(diacetyl)、乙酰基丙酰基(2,3-pentanedione)、鄰苯二甲酸二辛酯(diethylhexyl phthalate )等。董氏基金會因此曾提出質疑,加熱菸還有多少化學物質未被揭露?如何擴散?需要更多證據予以驗證。
以歐盟為例,要求菸商必須於申請新興菸品產品上市前,提出詳盡的檢驗報告,方才能予以核准。訴諸科學證據需要體系的建立,畢竟連國健署署長吳昭軍都在菸防法協商現場都承認,確實國健署連其他國家怎麼進行健康風險評估都不清楚。
台灣醫界菸害防制聯盟祕書長郭斐然呼籲,因應加熱菸之特殊性質,必須建立指定菸品之健康影響評估,此外也應同步修正「菸品資料申報辦法」,增加應申報項目。郭斐然指出,依據國際的經驗及資料,加熱菸菸草柱的添加物一直成謎,尤其是添加物的相關毒性資料是否完備,政府是否已掌握這些資料並要求菸商要如實申報,同時政府是否具有查核的能力?專家也指出,新興菸品必須在研究上需要更多時間累積數據,除了參考國外研究外,台灣自己應該要對新興菸品進行健康風險評估,一旦有了風險評估,才能衡量這些菸品的危害加以把關。
林奕華呼籲:盼國健署勿忘為國民健康把關的初心
儘管國健署草案由原先電子煙、加熱菸雙禁改為後來一禁一開的版本,對雙禁陣營造成巨大打擊,但是林奕華委員依然想提醒各界:反制菸害對國民健康所造成的影響,才是這次修法的主要目標,也呼籲國健署、各黨立委,即便在修法完成後,也毋忘修法初衷,繼續為國民健康把關。她更進一步表示,無論結果如何,菸害防制還是要以教育為本,才能達到從源頭阻絕菸品對年輕世代的傷害,這也是她會持續努力的方向。
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