疫情期間給企業主與HR的「遠距辦公」指南:溝通管理、訊息分級、建立員工關懷機制

疫情期間給企業主與HR的「遠距辦公」指南:溝通管理、訊息分級、建立員工關懷機制
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

同時照顧小孩跟工作,工作被中斷,要頻繁context switch,為了趕上工作進度工時上升,進一步打亂了原先的生活步調,工作與生活的壓力難以抒發,持續累積。這些狀況都是在家工作可能會面對的局面,企業主與HR又該如何因應呢?

自5月15日開始,台灣疫情升溫,雙北已經進入三級警戒,許多企業紛紛啟動在家工作(Work from home),學校也宣布停課,紛紛轉為線上學習,八大行業被勒令暫時停業,甚至連醫療體系也開始構思遠距醫療或無接觸醫療的可能性,警戒的升級都在告訴我們疫情並不樂觀。

雖然我們都希望疫情盡快遠離,但我們仍得做好最壞的打算,萬一,這波疫情短時間內不會消退,那我們的工作與生活該如何過下去?

身為多年的專業經理人、企管顧問,到現在自己經營一家全遠距的企業,以及身為兩個孩子的父親,我想從幾個層面跟大家分享疫情期間,遠距辦公的各種注意事項,我預計會撰寫三篇文章:第一篇寫給企業主/HR,談論在疫情期間遠距工作的指南;第二篇寫給每個工作者,談談如何在遠距工作時保持高效,並能平衡家庭與生活;第三篇寫給每一個人,談論我們該如何面對這些困境,調整自己的心態,一同渡過這個難關。

這是第一篇,我想先跟大家聊聊企業主/HR在面對疫情以及遠距工作時到底有哪些注意事項。


首先,我想先談談「在家辦公」這件事,或許很多人會認為在家工作不就是員工換一個地點上班,然後把線下的溝通模式搬到線上來,只要選好視訊溝通工具就解決了。誤以為在家辦公是單純的技術問題,只要花錢就能解決。根據我們自己的親身經驗,遠距辦公其實有幾個很常見的問題需要被克服:

第一,不是所有的工作性質都能輕易的遠距處理

例如需要肢體接觸、交付實體商品、運用特定器材的服務,像是醫療、餐飲、生活服務等等,公司內可能有些職務可以遠距,但有部分難度就相對高了。

以學院為例,原先我們有成員是專門負責社群活動的,本來在線下運作好好的,突然要全面轉到線上,初期也花了不少時間研究工具,以及調整工作流程,為了提升線上活動的體驗,其實又增加了許多前置工作,不過我們認為這是一件好事,趁著疫情,我們就順勢把自己變成一家擅長舉辦線上活動的公司吧。

第二,線上溝通遠不如線下那麼容易

當大家都進辦公室時,很多的討論會在辦公室發生,即便進了會議室,你也會跟坐在旁邊的同事交換意見,但這些在線上化之後可能都會消失,所有人的溝通都是official的,很多意見可能不會被聽見,很多意見可能也未經過充分的交流,如果繼續仰賴固定時間的線上會議來同步想法其實是遠遠不夠的。

今年團隊擴編以後,很多溝通的問題紛紛浮現,當中最嚴重的莫過於資訊未充分揭露,意見未被充分表達,但這並不是因為大家刻意隱蔽資訊,而是因為大家平常交流的時間太少,資訊透通的比例也太低了。以前在公司上班,大家會在茶水間、會議室、辦公區等各個地方交流,資訊也會在這些地方流通,遠距後這些行為大幅減少,溝通的問題自然也一一浮現了。

iStock-1222379068
Photo Credit: iStock

第三,員工的狀態不好掌握

這一點是很容易被忽略的,如果今天有個同事連續幾天加班到10點鐘,同事或主管很容易察覺,如果有個同事一早來上班精神就很差,或者面色凝重,我們都是很容易發現的,我們可能會開口問他發生什麼事情了。

不過遠距工作後,這個人幾點下班你不知道,工作是否遭遇到困難,家裡是否有狀況你是很難觀察出來的,通常只有他自己願意說,或者你在與他交談的過程中發現,不然他就只能想辦法自癒了,不過就我的經驗看來,很多人並不會覺察到自己有狀況,即便察覺了,主動提出需要幫助的比例也是偏低的。但是這會讓一個人的心理壓力愈堆愈大,工作狀態也會愈來愈差。

第四,當孩子也開始停課在家學習,家長的壓力是指數級成長的

先前只是企業啟動在家辦公,但現在則是學校也停課了。公司內或許有很多的員工是有小孩的,想想,小孩在家,得料理他的三餐,還要關注他在做些什麼。如果開會開到一半,或者專注工作到一半,兩個孩子吵架了,或者小小孩找媽媽了,要不要先中斷手邊的工作呢?

同時照顧小孩跟工作,工作被中斷,要頻繁context switch,這對每個人來說都是一種精神與效率的損耗,但肯定會發生。但公司的專案還是有進度在,為了趕上原定的工作進度,工時很可能會因此上升,這又進一步打亂了原先的生活步調,你可能會捨棄掉運動或休閒的時間,結果就是工作與生活的壓力難以抒發,持續累積。

我還是要再次強調,從理性層面看到疫情,或者停班停課問題這都是需要的,畢竟這能讓我們做出可靠的判斷。但我認為疫情對社會最大的影響是源自於情感層面的,有太多人是需要被理解與同理的。


以上這些狀況,其實都是在家工作可能會面對的局面,那身為企業主與HR,我們又該如何因應呢?以下五點,是我特別建議從公司角度應該思考的。

掌握員工的家庭需求,並予以協助

在平常,在社會各種機制運作正常時,每個員工都可以較輕易的將自己的生活或家庭給安置妥當,例如小孩送學校、安親班、課後輔導等,父母親即使是個大忙人,都有人可以幫忙照顧小孩到晚上,有些收入較高的家庭甚至可以請全天候的保姆幫忙照顧小孩。疫情一來,學校跟安親班都停課了,保姆可能也得回家照顧自己家的小孩,父母親得自己照顧小孩,與此同時,還得按原先步調上班。

iStock-1249627169
Photo Credit: iStock

沒有小孩的員工,彈性較大,但有小小孩的員工,如果又沒有長輩可以幫忙帶小孩,那真的是蠟燭兩頭燒。這種狀態下,試問員工要如何投入在工作上,又要如何產出高績效呢?

我建議HR可以統計一下員工在疫情期間的家庭需求,例如:

  • 家裡是否有小孩?小孩的年紀、數量,以及是否能做基礎的生活自理?
  • 是否有長輩,另一半或保姆等其他資源能幫忙照顧小孩?

猜你喜歡

Tags: