疫情期間給企業主與HR的「遠距辦公」指南：溝通管理、訊息分級、建立員工關懷機制

自5月15日開始，台灣疫情升溫，雙北已經進入三級警戒，許多企業紛紛啟動在家工作（Work from home），學校也宣布停課，紛紛轉為線上學習，八大行業被勒令暫時停業，甚至連醫療體系也開始構思遠距醫療或無接觸醫療的可能性，警戒的升級都在告訴我們疫情並不樂觀。

雖然我們都希望疫情盡快遠離，但我們仍得做好最壞的打算，萬一，這波疫情短時間內不會消退，那我們的工作與生活該如何過下去？

身為多年的專業經理人、企管顧問，到現在自己經營一家全遠距的企業，以及身為兩個孩子的父親，我想從幾個層面跟大家分享疫情期間，遠距辦公的各種注意事項，我預計會撰寫三篇文章：第一篇寫給企業主/HR，談論在疫情期間遠距工作的指南；第二篇寫給每個工作者，談談如何在遠距工作時保持高效，並能平衡家庭與生活；第三篇寫給每一個人，談論我們該如何面對這些困境，調整自己的心態，一同渡過這個難關。

這是第一篇，我想先跟大家聊聊企業主/HR在面對疫情以及遠距工作時到底有哪些注意事項。

首先，我想先談談「在家辦公」這件事，或許很多人會認為在家工作不就是員工換一個地點上班，然後把線下的溝通模式搬到線上來，只要選好視訊溝通工具就解決了。誤以為在家辦公是單純的技術問題，只要花錢就能解決。根據我們自己的親身經驗，遠距辦公其實有幾個很常見的問題需要被克服：

第一，不是所有的工作性質都能輕易的遠距處理

例如需要肢體接觸、交付實體商品、運用特定器材的服務，像是醫療、餐飲、生活服務等等，公司內可能有些職務可以遠距，但有部分難度就相對高了。

以學院為例，原先我們有成員是專門負責社群活動的，本來在線下運作好好的，突然要全面轉到線上，初期也花了不少時間研究工具，以及調整工作流程，為了提升線上活動的體驗，其實又增加了許多前置工作，不過我們認為這是一件好事，趁著疫情，我們就順勢把自己變成一家擅長舉辦線上活動的公司吧。

第二，線上溝通遠不如線下那麼容易

當大家都進辦公室時，很多的討論會在辦公室發生，即便進了會議室，你也會跟坐在旁邊的同事交換意見，但這些在線上化之後可能都會消失，所有人的溝通都是official的，很多意見可能不會被聽見，很多意見可能也未經過充分的交流，如果繼續仰賴固定時間的線上會議來同步想法其實是遠遠不夠的。

今年團隊擴編以後，很多溝通的問題紛紛浮現，當中最嚴重的莫過於資訊未充分揭露，意見未被充分表達，但這並不是因為大家刻意隱蔽資訊，而是因為大家平常交流的時間太少，資訊透通的比例也太低了。以前在公司上班，大家會在茶水間、會議室、辦公區等各個地方交流，資訊也會在這些地方流通，遠距後這些行為大幅減少，溝通的問題自然也一一浮現了。

Photo Credit: iStock

第三，員工的狀態不好掌握

這一點是很容易被忽略的，如果今天有個同事連續幾天加班到10點鐘，同事或主管很容易察覺，如果有個同事一早來上班精神就很差，或者面色凝重，我們都是很容易發現的，我們可能會開口問他發生什麼事情了。

不過遠距工作後，這個人幾點下班你不知道，工作是否遭遇到困難，家裡是否有狀況你是很難觀察出來的，通常只有他自己願意說，或者你在與他交談的過程中發現，不然他就只能想辦法自癒了，不過就我的經驗看來，很多人並不會覺察到自己有狀況，即便察覺了，主動提出需要幫助的比例也是偏低的。但是這會讓一個人的心理壓力愈堆愈大，工作狀態也會愈來愈差。

第四，當孩子也開始停課在家學習，家長的壓力是指數級成長的

先前只是企業啟動在家辦公，但現在則是學校也停課了。公司內或許有很多的員工是有小孩的，想想，小孩在家，得料理他的三餐，還要關注他在做些什麼。如果開會開到一半，或者專注工作到一半，兩個孩子吵架了，或者小小孩找媽媽了，要不要先中斷手邊的工作呢？

同時照顧小孩跟工作，工作被中斷，要頻繁context switch，這對每個人來說都是一種精神與效率的損耗，但肯定會發生。但公司的專案還是有進度在，為了趕上原定的工作進度，工時很可能會因此上升，這又進一步打亂了原先的生活步調，你可能會捨棄掉運動或休閒的時間，結果就是工作與生活的壓力難以抒發，持續累積。

我還是要再次強調，從理性層面看到疫情，或者停班停課問題這都是需要的，畢竟這能讓我們做出可靠的判斷。但我認為疫情對社會最大的影響是源自於情感層面的，有太多人是需要被理解與同理的。

以上這些狀況，其實都是在家工作可能會面對的局面，那身為企業主與HR，我們又該如何因應呢？以下五點，是我特別建議從公司角度應該思考的。

掌握員工的家庭需求，並予以協助

在平常，在社會各種機制運作正常時，每個員工都可以較輕易的將自己的生活或家庭給安置妥當，例如小孩送學校、安親班、課後輔導等，父母親即使是個大忙人，都有人可以幫忙照顧小孩到晚上，有些收入較高的家庭甚至可以請全天候的保姆幫忙照顧小孩。疫情一來，學校跟安親班都停課了，保姆可能也得回家照顧自己家的小孩，父母親得自己照顧小孩，與此同時，還得按原先步調上班。

Photo Credit: iStock

沒有小孩的員工，彈性較大，但有小小孩的員工，如果又沒有長輩可以幫忙帶小孩，那真的是蠟燭兩頭燒。這種狀態下，試問員工要如何投入在工作上，又要如何產出高績效呢？