疫情期間給企業主與HR的「遠距辦公」指南:溝通管理、訊息分級、建立員工關懷機制

疫情期間給企業主與HR的「遠距辦公」指南:溝通管理、訊息分級、建立員工關懷機制
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

同時照顧小孩跟工作,工作被中斷,要頻繁context switch,為了趕上工作進度工時上升,進一步打亂了原先的生活步調,工作與生活的壓力難以抒發,持續累積。這些狀況都是在家工作可能會面對的局面,企業主與HR又該如何因應呢?

我建議HR可以統計一下員工在疫情期間的家庭需求,例如:

  • 家裡是否有小孩?小孩的年紀、數量,以及是否能做基礎的生活自理?
  • 是否有長輩,另一半或保姆等其他資源能幫忙照顧小孩?

如果發現某位同仁家裡有一位3歲的小孩,同時又是單親得自己照顧小孩,那這樣的同事即便平常是個女強人,在疫情的這個當下都是極端需要協助的對象,否則她工作能力再強也無法發揮出來。

統計完之後要幹嘛呢?我的建議是讓彈性大(沒有小孩,自己一人生活)的人來配合彈性小(有小小孩,沒人可以幫忙照顧小孩)的

以學院自身為例,我們有幾個同仁都是家有小小孩,然後我則是有兩個6歲的孩子,我們有同事在疫情前是每天下午5點得去接小孩,而我則是4點,所以有這位同事參與的會議,她5點會先離開,所以我們會先討論跟她相關的議程;而我的部分則是我3:55至4:15分中間會中離,大家都已經很習慣這件事。然後有同事則是需要陪小孩用餐或要餵小孩吃飯,所以可能上午10點,下午4點這幾個時間會有半小時左右的時間是離線的。

我們這幾位有家庭的人,在團隊中就是屬於彈性小的人,我們並不是刻意要這麼安排,而是確實有這樣的需求。而其他夥伴的彈性則相對較大,早一點開會或晚一點開會,只要我們溝通好,其實並不會因此而影響到其他彼此。

不過這件事為什麼要由企業主或HR來發起呢?大家只要稍微想想,這種事對每個人來說都是「私事」,一般人怎麼好意思因為自己的私事來「麻煩」其他人呢?所以多數人會想盡辦法扛著,可能是讓小孩在學校等,等現在的會議開完再去接小孩,可能等20分鐘,或者等50分鐘,然後自己一顆心懸在那,怕小孩餓著了或怎麼了。

換個場景,今天小孩在家,然後因為出狀況哇哇大哭,但你正在會議中簡報,身為一個專業的職場工作者,你有多大的比例會跟大家喊停,然後先去看看小孩怎麼了呢?

Beautiful middle aged African American woman or businesswoman working on her cell phone & laptop computer and looking after her female child daughter
Photo Credit: Depositephotos

由企業主或HR發起的好處是,可以讓大家知道所有員工都適用相同的規則,可以把需求提出來,大家一起來調整,有需求的人更能兼顧好家庭與工作,無需求的人也不用因為各種臨時的更動而調整原定計畫。企業主與HR可以跟員工們溝通,疫情期間大家應該互相扶持與包容,這也有助於強化同理心與團隊意識。

揭露需求,建立默契,彼此扶持,共度難關。

2. 建立遠距工作守則,但給予一定的自由

針對個別員工狀況給予協助,並與所有人同仁溝通了互助合作,共度難關的精神後,緊接著我們需要建立起遠距工作下,大家一起合作的一些工作守則。而這些守則是針對遠距工作時最常見的幾大問題而設計。

第一,提早做計劃,並持續對齊進度與目標

在實體辦公時,資訊的揭露充足,各種正式與非正式的溝通較為密集且頻繁,溝通的落差通常較小,但遠距工作下,工作進度或想法的同步速度較慢,經常會出現彼此工作互卡,或者A已經改變了計畫,但B還按著原定計畫進行的狀況發生。

為了大幅減少這件事情發生,我會建議大家在每個團隊內實施「一週計劃」與「每日計劃」。所謂的「一週計劃」指的是每個人都要在週一一早把這禮拜的計劃排到行事曆上,並與其他人共享,提早做計劃的好處是更早預期了一週的行程,這些行程有些可能是完成自己手上的,有些則是需要與其他人一同進行討論的工作,當每個人都預做規劃,並提早跟相關的夥伴同步過,那大家互相干擾的機率就會下降

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作者提供

每個人都是組織運作的一個節點,一個節點的工作都會影響到其他人,如果你自己沒有計劃,那你就是受其他人牽動,然後你受牽動,又會進一步去牽動到其他人,搞到最後所有人都在互相傷害,所以預先做好「一週規劃」並且跟相關人員進行同步,這可以大幅減少一週內工作頻繁變更的機率。

而「每日計劃」呢?則是每天早上時可以花10-15分鐘左右以文字或視訊的形式跟大家同步一下昨天的工作狀況以及今天的預計計劃,這樣子就可以確保大家的資訊可以持續對齊。落實這兩件事情後,你會發現每位員工的工作掌握度與節奏開始提升,成效非常顯著。

第二,縮短每個會議的時間,避免開長會

以前在實體辦公時,有時週會動輒3個小時,中間大家可能會有很多1對1閒聊,或者去廁所、茶水間交換意見,但這些在線上都不會有,所以意見的交換並不頻繁,大家看似在一個會議室,但其實都是一個人在位置上空想,基本上是缺乏激盪的。

此外,在公司時大家可以一起叫便當或下午茶充飢,會議可以無限延長,同時還不用照料小孩的三餐,所以想開多長就開多長,但如果自己在家,沒有人可以幫忙訂餐,同時還要準備小孩的三餐,或者抽空看看小孩的狀況。在這些狀況下,過長的會議其實也不恰當。

基於上述理由,我會建議企業應該重新檢視每個會議的開法,縮短會議時間的方法很多,而我認為有幾項是一定得做的:

  • 會議的目的與議題不要太多,每個會議不超過3個議題,其實很多的議題其實日常就可以討論,不需要在會議上溝通
  • 會議前2天先提供會議資料,並要求所有人在會議前先閱讀完會議資料,並寫下自己的看法
  • 事前收集相關建議,減少與會者數量,控制在8人以下,讓每個人有表達想法的機會,但又不會讓一堆人晾在會議室浪費時間

把每個會議的時間限定在1小時內,並減少12點前後一小時會議的比例,團隊的會議一定會開的更有效率。

第三,約定上下班時間,避免超時工作

當員工能做到上述第一與第二兩點,你會發現員工的工作習慣變得愈來愈好了。而上述兩點,也會有助於解決遠距辦公的另一個side effect,那就是忘了下班。很多人在公司實施在家辦公的早期,因為工作缺乏計劃,或者是沒有明確的上班、下班的儀式,所以會忘了下班,有時在電腦前一坐就坐到晚上八九點鐘,這其實不是一個好現象。


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