疫情期間給企業主與HR的「遠距辦公」指南:溝通管理、訊息分級、建立員工關懷機制

疫情期間給企業主與HR的「遠距辦公」指南:溝通管理、訊息分級、建立員工關懷機制
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我們想讓你知道的是

同時照顧小孩跟工作,工作被中斷,要頻繁context switch,為了趕上工作進度工時上升,進一步打亂了原先的生活步調,工作與生活的壓力難以抒發,持續累積。這些狀況都是在家工作可能會面對的局面,企業主與HR又該如何因應呢?

所以我會建議HR應該設定一個提醒大家下班的儀式,或許是全公司共同的行事曆,在晚上6點鐘時會跳出來提醒所有人下班時間到了,以免有人會因為各種原因而忘了下班。

從前在實體辦公,大家都遵循著相同的工作規則,在沒有後顧之憂下賣力工作,但經常忽略計劃與效率的議題,反正拚一下總是會產出結果,但疫情期間,每個人要一邊適應遠距工作,還要兼顧家庭狀況,應該更充分的善用時間與專注力,用更高效的方法來做事,而這些好的工作習慣屆時回歸實體辦公一定也要帶回去,公司肯定是賺的。

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第四,自由與責任,給員工自由度,但提醒不要辜負這份信任

在家辦公後,很多老闆會擔心員工是否會打混摸魚,基本上我認為把時間花在盯緊員工不如把時間花在想辦法達成目標。對於員工工作的掌握,我會建議你善用一週計劃讓各級主管去掌握每個員工的工作進度與狀態,至於其他的,我會建議你選擇相信員工。

他可能會臨時需要去照顧小孩,或者臨時需要外出處理一些事情,這部分請給予一些彈性,相信他不會因此忽略了工作,不過稽核機制還是要有,那就是看他的一週計劃執行狀況,如果發現有落差,那就給予回饋,並請他修正,若持續有落差,了解一下是否有請假的必要,而不要占用大量的工作時間處理私人事務。如果有出現明顯的打混摸魚的事實,那你可以考慮是否收回給這個員工的自由度。

跟員工溝通自由與責任是一體兩面的,給了充分的自由,與之對等的就是責任擔負起來,否則就沒辦法繼續想有這樣的自由與信任。總之,不要把時間花在盯著員工,而是把時間花創造價值上。

趁著工作模式的改變,重新建立公司的工作守則,千萬不要錯過這樣的好時機囉。

溝通管理與訊息分級,免於遭受訊息炸彈攻擊

遠距工作時,所有人會很習慣用郵件、LINE或其他企業級溝通軟體進行溝通,這些工具是好的,但過度濫用是很容易成為效率殺手。實體辦公時,如果你發訊息給我,你可能不會預期我會馬上看,但遠距辦公時,所有人狀態都是「在線上」,此時你可能會預期我應該會馬上看,但其實我當下可能在會議中,此時,我們兩個人之間的溝通就出現了時間差。

反之,如果我是一個頻繁check mail或訊息的人,我可能會經常去看每個來源的訊息,但這些訊息的急迫度說真的並沒有這麼高,晚個一小時甚至半天再處理都沒有太多問題。但說真的,如果沒有一套約定成俗的邏輯在,同仁要不錯過重要的訊息,要不就是把時間花在處理不緊急的任務上,那到底如何有效處理這種問題呢?

根據我自己這五六年帶領遠距團隊,我認為定義好溝通形式以及訊息分級是關鍵。

所謂的溝通形式,指的是LINE、郵件、電話、視訊等,這相對好理解,很多人習慣動不動就開會,但其實很多事情只要做好彙整與摘要,把資訊發出來大家就能同步了,這其實就是沒有做好溝通形式的規劃。我的習慣是這樣分的:

  • LINE或其他社交工具,主要應用在不具時效性的交流與討論
  • 郵件,主要是將討論後的資訊做彙整,並同步給所有人,一般對時效性的要求較低
  • 電話或語音交談,針對具備高時效性的事件,需要與對方立刻同步或確認
  • 視訊,有明確的議題需要多人一起討論,或者需要較深入的討論一些議題並做出決策

上面這類的定義可以在團隊內同步,讓大家知道各種溝通形式的使用時機,而理解這件事情後,我們就更容易進行訓息分級了。

以我們團隊為例,雖然我們日常的溝通大多在Slack上進行,但你並不需要一直盯著Slack上的訊息,因為Slack上的訊息多半是不具高度時效性的,你晚一點看並沒有差別,當大家理解這件事,就不需要一直盯著Slack上的各種訊息,只要抽空的時候看一下就好,email基本上也是如此。

但如果有緊急的事件發生時怎麼辦呢?直接撥Slack語音或者LINE語音,這樣我們就知道有重要的事情需要我現在立即處理了。不緊急的發Slack訊息,重要且緊急的撥語音,這就是最基本的訊息分級處理。

這個動作並不難,但可以讓遠距工作團隊免於受訓息轟炸,讓每個人都可以更專注在手邊的工作上。

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數位轉型靠這次,趁勢引入好用的數位工具

前面的段落中我們提到重新建立工作守則,其實背後也隱含了另一個議題,那就是趁機引入各種工作流程的變革。

原先大家沒有善用數位行事曆或使用專案管理工具的習慣,趁著這次被逼著不得不的狀況下跟員工的溝通可能會順利許多,當你沒法當面拿紙本文件或資料給我,那你得學習使用其他工具來做這件事,當你沒法用便利貼寫幾個字貼在我座位上,那你就得學會用系統派工作給我,當你沒法天天想到什麼就來找我聊,那你得學會做計劃,並跟我同步行程,讓彼此的工作可以更有效的銜接。

當工作守則建立起來,大家已經開始接受了工作模式的改變,也感受到新的工作模式帶來的好處,對新東西的接受度也會提高,不失為一個轉型或變革的好時機。

疫情當然對企業有一些衝擊,但多數企業有了去年的經驗,今年應付起來應該是相對熟練,短期會有衝擊,但我們還是要繼續放眼長期。公司要持續發展,員工也要持續成長,引入新工具、新流程,改善整體運作效率並提升長期競爭力是難以避免的;線下培訓暫時無法進行,但員工的成長不能停下來,企業應該是著評估線上學習的可能性。

如果大家有需要,可以填寫這份商業思維學院企業培訓需求的問卷,我們能提供給企業很到位的線上培訓課程,填寫後我們會盡快跟您聯繫,讓您更了解我們的課程

建立員工關懷機制,疫情期間不孤單

本文的最前頭,我有提到遠距工作者在缺乏社交刺激下,心裡的情緒經常無處抒發,很容易悶出心理疾病,針對這議題,我建議HR除了掌握員工家庭需求外,還可以刻意設計一些社交活動,舉例來說,我們自己在使用的有以下幾項:


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