疫情期間給工作者的「遠距辦公」指南:建立上下班的儀式感,別忘了人與人的連結

疫情期間給工作者的「遠距辦公」指南:建立上下班的儀式感,別忘了人與人的連結
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我們想讓你知道的是

疫情前的遠距工作,與現在的在家工作是兩種不一樣的概念,而現在我們面對的是後者。在此之下,我們該如何於遠距工作時保持高效,並能平衡家庭與生活,一起度過這個難關呢?

自5月15日開始,台灣疫情升溫,雙北已經進入三級警戒,許多企業紛紛啟動在家工作(Work from home),學校也宣布停課,紛紛轉為線上學習,八大行業被勒令暫時停業,甚至連醫療體系也開始構思遠距醫療或無接觸醫療的可能性,警戒的升級都在告訴我們疫情並不樂觀。

雖然我們都希望疫情盡快遠離,但我們仍得做好最壞的打算,萬一,這波疫情短時間內不會消退,那我們的工作與生活該如何過下去?

身為多年的專業經理人、企管顧問,到現在自己經營一家全遠距的企業,以及身為兩個孩子的父親,我想從幾個層面跟大家分享疫情期間,遠距辦公的各種注意事項,我預計會撰寫三篇文章:第一篇寫給企業主/HR,談論在疫情期間遠距工作的指南;第二篇寫給每個工作者,談談如何在遠距工作時保持高效,並能平衡家庭與生活;第三篇寫給每一個人,談論我們該如何面對這些困境,調整自己的心態,一同渡過這個難關。

這是第二篇,我想先跟大家聊聊每個工作者在面對疫情以及在家工作時到底有那些注意事項。


最重要的呼籲

首先,我想先讓大家知道的是,遠距辦公與在家辦公不是等號,疫情前,你可以在咖啡廳、渡假村,或者任何一個地方工作,你可以選擇自己想要工作的地點,但現在,你就只能乖乖待在家,如果你是獨居,那不會有人跟你交談,你可能一整天都接觸不到人。如果你不是獨居,那家人可能會三不五時來打斷你的工作,如果你有小孩,那你不只要工作,還得照顧小孩。

總之,疫情前的遠距工作,與現在的在家工作是兩種不一樣的概念,而現在我們面對的是後者。

你必須正視現在的狀況,你會發生的問題,其他人也會發生,你有的需求,很多人也會有,所以不要害怕跟其他同事或夥伴求救。

如果你開會開到11點鐘非得去準備小孩的午餐,你可以提早跟同事說一聲,過去我們不習慣這麼做,那是因為多數人都能把這件事處理好,可能的原因是小孩要不在學校,要不就是有保姆幫忙帶。總之,疫情前,我們多數人是不會有這種要邊上班邊照顧小孩的問題。

但疫情開始後,有這類需求的人其實並不在少數,除了企業HR得重視這一塊之外,每一個人其實也可以更勇敢地提出自己的需求,如果你自己沒有這樣的需求,那建議你除了體諒有需求的同事外,也可以為他們發聲,讓大家都能在疫情期間獲得來自身邊同事的給力支援。

接著,我們開始進入到今天的正題,來跟大家聊聊疫情期間在家工作的八個訣竅。

訣竅1:與團隊夥伴協議好工作守則

如果你不是自由工作者,公司一直以來也不是以遠距辦公為主,那瞬間變成遠距辦公,你們將遭遇到的問題絕對不僅僅是換個地方工作的問題,而是溝通、協作、互動方式的重大改變。

平常習慣走到座位旁聊聊天,或者在走廊上碰面打個招呼,但現在你可能得特地傳個訊息給對方,但這樣做,你可能又覺得沒必要。此時,你與同事之間最頻繁而基礎的互動就這麼消失了。

平常你們在會議開始前可能都會聊一些跟會議無關的話題,會議中可能會跟坐旁邊的人私下交換各種意見。而現在線上會議,大家會陸續進會議室,但通常麥克風都是關閉的,不太會有一對一捉對閒聊的狀況,在會議室內就是討論跟會議有關的議題,所以你可能會發現線上會議的效率比線下更好,原因就在這。

但這只是表面上的效率好,實際上,會議中的意見經常是沒有充分被表達的,而且人與人之間的連結,也比線下少了很多很多。

平常在公司,你有超級多的機會可以跟同事們交流互動,但來到線上,很多東西都不一樣了。大家必須要根據現況,討論出適合當下協作方法,而這也是我上一篇提到的重要觀念。這部分的調整,有時光靠員工自己推動起來太累,我建議各位可以將上一篇分享給公司的老闆、主管以及HR夥伴們,一起重新建立起遠距工作的守則,讓彼此的協作更輕鬆。

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訣竅2:提前做計劃,定期覆盤與對齊

當所有人都在遠端,你現在正在做什麼?沒人知道,你是否遭遇了問題?也沒人知道,我們是否正在為同一件事情努力呢?

我們也不知道。

這是因為我們彼此之間的資訊因為缺乏同步與對齊,所導致的不一致。要同步資訊,或許可以使用電子看板,或者各種工作管理、專案管理工具,不過在這邊,我會更建議你試著使用OTPR敏捷工作法,如果可以,也把這個工作法推薦給你的同事們。

要大家在每週一的一早安排本週的任務,讓所有人提早做計劃,把自己的行程確認下來,也提早告知他人自己所需要的協助,這樣大家都能提前安排任務。有不一致的部分,也可以提早調整,這是一個讓團隊方向持續同步的有效方法。當每個人都做完計畫後,同步回行事曆上,讓大家再次確認是否有哪些行程出現衝突,需要再做調整。

以學院自身為例,我們有幾個同仁都是家有小小孩,然後我則是有兩個6歲的孩子,我們有同事在疫情前是每天下午5點得去接小孩,而我則是4點,所以有這位同事參與的會議,她5點會先離開,所以我們會先討論跟她相關的議程;而我的部分則是我3:55至4:15分中間會中離,大家都已經很習慣這件事。

有同事則是需要陪小孩用餐或要餵小孩吃飯,所以可能上午10點,下午4點這幾個時間會有半小時左右的時間是離線的。

當每個人都習慣提早告知自己的時間安排,不論是自己或他人,在工作中的例外就會減少,大家就比較不需要疲於奔命。

而OTPR的另一個關鍵就是覆盤,讓每個人在一天的結束時做一下今天工作的自我盤點,作為一天工作的結束。

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