疫情期間給工作者的「遠距辦公」指南:建立上下班的儀式感,別忘了人與人的連結

疫情期間給工作者的「遠距辦公」指南:建立上下班的儀式感,別忘了人與人的連結
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我們想讓你知道的是

疫情前的遠距工作,與現在的在家工作是兩種不一樣的概念,而現在我們面對的是後者。在此之下,我們該如何於遠距工作時保持高效,並能平衡家庭與生活,一起度過這個難關呢?

自5月15日開始,台灣疫情升溫,雙北已經進入三級警戒,許多企業紛紛啟動在家工作(Work from home),學校也宣布停課,紛紛轉為線上學習,八大行業被勒令暫時停業,甚至連醫療體系也開始構思遠距醫療或無接觸醫療的可能性,警戒的升級都在告訴我們疫情並不樂觀。

雖然我們都希望疫情盡快遠離,但我們仍得做好最壞的打算,萬一,這波疫情短時間內不會消退,那我們的工作與生活該如何過下去?

身為多年的專業經理人、企管顧問,到現在自己經營一家全遠距的企業,以及身為兩個孩子的父親,我想從幾個層面跟大家分享疫情期間,遠距辦公的各種注意事項,我預計會撰寫三篇文章:第一篇寫給企業主/HR,談論在疫情期間遠距工作的指南;第二篇寫給每個工作者,談談如何在遠距工作時保持高效,並能平衡家庭與生活;第三篇寫給每一個人,談論我們該如何面對這些困境,調整自己的心態,一同渡過這個難關。

這是第二篇,我想先跟大家聊聊每個工作者在面對疫情以及在家工作時到底有那些注意事項。


最重要的呼籲

首先,我想先讓大家知道的是,遠距辦公與在家辦公不是等號,疫情前,你可以在咖啡廳、渡假村,或者任何一個地方工作,你可以選擇自己想要工作的地點,但現在,你就只能乖乖待在家,如果你是獨居,那不會有人跟你交談,你可能一整天都接觸不到人。如果你不是獨居,那家人可能會三不五時來打斷你的工作,如果你有小孩,那你不只要工作,還得照顧小孩。

總之,疫情前的遠距工作,與現在的在家工作是兩種不一樣的概念,而現在我們面對的是後者。

你必須正視現在的狀況,你會發生的問題,其他人也會發生,你有的需求,很多人也會有,所以不要害怕跟其他同事或夥伴求救。

如果你開會開到11點鐘非得去準備小孩的午餐,你可以提早跟同事說一聲,過去我們不習慣這麼做,那是因為多數人都能把這件事處理好,可能的原因是小孩要不在學校,要不就是有保姆幫忙帶。總之,疫情前,我們多數人是不會有這種要邊上班邊照顧小孩的問題。

但疫情開始後,有這類需求的人其實並不在少數,除了企業HR得重視這一塊之外,每一個人其實也可以更勇敢地提出自己的需求,如果你自己沒有這樣的需求,那建議你除了體諒有需求的同事外,也可以為他們發聲,讓大家都能在疫情期間獲得來自身邊同事的給力支援。

接著,我們開始進入到今天的正題,來跟大家聊聊疫情期間在家工作的八個訣竅。

訣竅1:與團隊夥伴協議好工作守則

如果你不是自由工作者,公司一直以來也不是以遠距辦公為主,那瞬間變成遠距辦公,你們將遭遇到的問題絕對不僅僅是換個地方工作的問題,而是溝通、協作、互動方式的重大改變。

平常習慣走到座位旁聊聊天,或者在走廊上碰面打個招呼,但現在你可能得特地傳個訊息給對方,但這樣做,你可能又覺得沒必要。此時,你與同事之間最頻繁而基礎的互動就這麼消失了。

平常你們在會議開始前可能都會聊一些跟會議無關的話題,會議中可能會跟坐旁邊的人私下交換各種意見。而現在線上會議,大家會陸續進會議室,但通常麥克風都是關閉的,不太會有一對一捉對閒聊的狀況,在會議室內就是討論跟會議有關的議題,所以你可能會發現線上會議的效率比線下更好,原因就在這。

但這只是表面上的效率好,實際上,會議中的意見經常是沒有充分被表達的,而且人與人之間的連結,也比線下少了很多很多。

平常在公司,你有超級多的機會可以跟同事們交流互動,但來到線上,很多東西都不一樣了。大家必須要根據現況,討論出適合當下協作方法,而這也是我上一篇提到的重要觀念。這部分的調整,有時光靠員工自己推動起來太累,我建議各位可以將上一篇分享給公司的老闆、主管以及HR夥伴們,一起重新建立起遠距工作的守則,讓彼此的協作更輕鬆。

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訣竅2:提前做計劃,定期覆盤與對齊

當所有人都在遠端,你現在正在做什麼?沒人知道,你是否遭遇了問題?也沒人知道,我們是否正在為同一件事情努力呢?

我們也不知道。

這是因為我們彼此之間的資訊因為缺乏同步與對齊,所導致的不一致。要同步資訊,或許可以使用電子看板,或者各種工作管理、專案管理工具,不過在這邊,我會更建議你試著使用OTPR敏捷工作法,如果可以,也把這個工作法推薦給你的同事們。

要大家在每週一的一早安排本週的任務,讓所有人提早做計劃,把自己的行程確認下來,也提早告知他人自己所需要的協助,這樣大家都能提前安排任務。有不一致的部分,也可以提早調整,這是一個讓團隊方向持續同步的有效方法。當每個人都做完計畫後,同步回行事曆上,讓大家再次確認是否有哪些行程出現衝突,需要再做調整。

以學院自身為例,我們有幾個同仁都是家有小小孩,然後我則是有兩個6歲的孩子,我們有同事在疫情前是每天下午5點得去接小孩,而我則是4點,所以有這位同事參與的會議,她5點會先離開,所以我們會先討論跟她相關的議程;而我的部分則是我3:55至4:15分中間會中離,大家都已經很習慣這件事。

有同事則是需要陪小孩用餐或要餵小孩吃飯,所以可能上午10點,下午4點這幾個時間會有半小時左右的時間是離線的。

當每個人都習慣提早告知自己的時間安排,不論是自己或他人,在工作中的例外就會減少,大家就比較不需要疲於奔命。

而OTPR的另一個關鍵就是覆盤,讓每個人在一天的結束時做一下今天工作的自我盤點,作為一天工作的結束。

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相信我,當你使用這樣的工作法一段時間後,會漸漸的習慣以下幾件事,這對你個人的工作方法的改善會大有幫助,如果你可以讓團隊的大家都使用,成效會是加倍的好。

  1. 提早做計劃,並與其他夥伴對齊
  2. 習慣每天回顧自己的工作,持續改善工作方法
  3. 溝通時擁有共通語言,溝通的效率提高
  4. 因為經常覆盤,會很容易覺察到自己各方面的狀況

訣竅3:建立自己的工作儀式

平常你到公司上班,起床刷牙洗臉完,出門買早餐,搭交通工具或者開車前往公司,這過程中你早就醒了,而且踏進公司大門的那一刻,你就將自己的狀態調整好。但是當你在家工作時,早上在家裡,白天在家裡,晚上也在家裡,環境沒有改變,心境也很難從休息狀態切換成工作狀態。

我會建議你給建立一個啟動一天工作以及結束一天工作的儀式感。

這個儀式感每個人都不同,在此,我跟大家分享我們團隊成員們的經驗。我每天早上起床會先到樓下陪小孩吃早餐,然後送小孩去上學(最近不需要了),接著我會給自己泡一杯茶,然後到書房開始閱讀,閱讀的時間約莫一個小時,這就是我每天早上會做的事情。做完這些事情,我就可以進入工作狀態了。

我們團隊有人則是會把睡衣換掉,改穿外出的服裝,有人則是每天早上會去跑步,有人則是只要從房間移動到書房就可以,有人則是聽輕音樂或重金屬音樂,還有人是透過每天早上簡短的daily meeting來醒腦,總之,你得找到自己的啟動儀式,否則你可能會一直處於昏昏沉沉的狀態。

那結束一天工作的儀式為什麼重要呢?因為很多人在家工作時會忘了下班時間。我平常下午4點鐘的時間要去接小孩下課,所以那是我第一個下班的提醒,然後晚餐時間是第二個,然後我會開始做最後一件事,那就是清mail跟訊息,這樣我就可以安心地結束這一天。

有些同事則是晚上固定要陪家人吃飯,有人則是要去運動,有人則是要上課,這些在生活中規律的事情其實都可以作為結束的儀式感,總之,我會很建議大家同時建立啟動與結束儀式,這樣子你生活的節奏才會穩定。

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訣竅4:45+15間歇性工作

遠距工作,因為經常面對電腦,加上沒人會來打擾(小孩除外),我們會很容易一坐就忘了時間,忘了喝水,忘了起來走走。但其實一個人能持續專注的時間是很有限的,我個人的經驗是45分鐘左右,超過這個時間我會開始疲憊,精神會開始無法集中,如果此時繼續逼自己坐在位置上做事,效率也會下滑。

所以我自己的習慣是45分鐘專注在主要工作上,例如做計劃、製課、批改作業、會議等等,然後15分鐘做其他事情,像是回覆一些訊息、上廁所、起來走走、喝喝水等等,當15分鐘緩衝完,我會再次進入專注狀態,可以再戰45分鐘。

45+15是我個人的習慣,有些人可能使用的是番茄鐘,也可能有些人專注力驚人,可以一次專注2小時,但我建議最好還是偶爾起來走走,喝喝水。

如果你家裡剛好有小孩也在停課狀態,你可以把這個時間調整成跟小孩一致,讓你每個小時都有一些切換時間可以看看孩子的狀況。

訣竅5:遠離手機、平板,尤其是通訊軟體

遠距工作時,手機與通訊軟體真的是效率殺手,三不五時就會跳出訊息讓你分心,尤其參與那些與你無關的線上會議時,因為在遠端不會有人看見,所以你可以很安心地滑自己的手機,但這根本是在糟蹋時間。

我會建議你將手機或平板從眼前拿走,甚至把通訊軟體關閉,不要一直常駐開著,因為那些聲音、懸浮視窗真的太容易讓人分心了,如果你抗拒不了它們,那就是讓他從自己眼前消失,很有用的,相信我。你的瀏覽器上最好也不要一直開著Facebook或LinkedIn這些會經常有通知訊息的網頁,否則你看到頁籤上的數字變化,你就會很想去看看是怎麼一回事。

你可以使用它們,但我建議是在主要工作之外的時間,例如前一個訣竅中我提到的那15分鐘的時間。除了這些,我還會建議你跟團隊一起討論出訊息分級規則,讓大家更清楚知道不同管道的訊息有不同的優先緊急程度,這可以避免大家被過多的訊息轟炸,然後不斷分心。這個概念我在上一篇的訣竅3中有更完整的說明。

  • LINE或其他社交工具,主要應用在不具時效性的交流與討論
  • 郵件,主要是將討論後的資訊做彙整,並同步給所有人,一般對時效性的要求較低
  • 電話或語音交談,針對具備高時效性的事件,需要與對方立刻同步或確認
  • 視訊,有明確的議題需要多人一起討論,或者需要較深入的討論一些議題並做出決策
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訣竅6:學習善用數位工具,優化工作所需的硬體

遠距工作後,很多的事情都發生在線上,會議在線上,工作偕同在線上,各種溝通討論全部都是數位化,你原先習慣用口頭說,習慣帶到會議室畫白板,現在你可能得習慣文字,或者熟悉電子白板的使用,總之,為了讓工作可以順暢地進行,你得逼自己多多使用這些數位工具,並用到熟練。

除此之外,因為每天你都得連線上網,也經常得開視訊或語音會議,我會建議你升級一下家裡的網路,同時也購買一個品質比較好的耳機、麥克風跟網路攝影機,這會讓你免於在會議過程中經常因為連線不穩、鏡頭模糊、收音不佳而感到抱歉。也不需要總是因此而延誤到重要的事情,這個投資不算高,但我認為絕對划算。

訣竅7:維持基本的運動量

我啟動在家工作的第一年,因為我每天的時間都在家裡,平均一天走不到1000步的距離,加上缺乏運動,我腿部的肌肉退化的超級快,上下樓梯很容易腿軟。

過往我不認為這種事情會發生在我身上,因為我以前一直都是運動健將,腿部的肌肉一直鍛鍊得很好,以前還在外上班時,平均一天都要走10000多步,也不太會腿痠或腿軟。但去年一整年的在家工作,讓我身體出現這種慢性老化的狀況。

後來我把每週的運動調整成有氧+重訓,花了半年的時間才讓自己的肌肉長了回來,疫情期間無法去健身房,所以我改成每天到戶外走走路,或者站著工作,避免一整天坐著。

給自己設定一個最基礎的目標,那就是得走個5000步,可能是一大早或晚上,如果長期不運動,肌肉退化是一件事,核心肌群變弱,你整個人的健康與精神狀況也不會太好,千萬要多多留意啊。

訣竅8:再忙,也要維持基本社交

遠距工作,我們失去了在茶水間、走廊、大廳、電梯巧遇的機會,我們所有的溝通都是為了工作,同事之間不太會做「多餘」的社交,例如講幹話、抱怨老闆、聊聊下班去哪玩,或者說說八卦,但這些工作之外的社交行為,其實是人際關係的重要催化劑。

一旦這些行為從你的身邊消失,剛開始你不會感受到立即性的影響,但隨著時間拉長,你會發現你與他人之間的連結消失了,你會覺得沒人在關心你,而你似乎也從其他人的生活中抽離了。

但人是群居的動物,因為我們需要與他人交流,從他人身上感受到自己被需要,被重視。

你可以定期邀請工作夥伴們一起在線上吃午飯,或者大家開鏡頭一起聊聊天,甚至是一起唱唱歌也沒問題。

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國外也有一家網路公司開發的一套線上服務Gather,讓大家感覺好像在同一個空間中一起工作,從這邊你就可以看到大家多需要社交,多需要彼此有連結。

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不過社交這件事不見得只能跟同事,跟家人或朋友也是可以的,不過關鍵點,就是別讓自己因為遠距工作而失去與他人的連結,這對你來說很可能是一種心理層面的慢性自殺。

上面這8個訣竅就是我給大家的衷心建議,也是我自己跟我們團隊這些日子來的真實體悟,提供給各位做參考。


給家裡有孩子的父母親的行動指南

5月18日開始,全國學校開始停課,所有的小孩開始在家上課,最焦慮的人除了學校老師外,還有身為家長的各位。我們早已脫離孩子的生活太久,久到不知道他們現在學校的生活過得如何,也許久不曾出現在他們的成長歷程中,就這麼一瞬間,我們必須回過頭來重新面對這一切,肯定感到措手不及。

疫情期間,如果你有小孩,而且沒有長輩可以幫忙照顧,那你就得面對一邊照顧小孩一邊工作的狀況。我會建議,你應該把如何妥善安排孩子的時間當成第一個重要任務,因為唯有孩子被安頓好了,你可以更專注在自己的工作上,比較不會蠟燭兩頭燒,把自己搞到壓力過大,疲憊不堪。

如果家裡是6歲以下的小小孩,我會建議大家可以參考自學領域專家鄭婉琪的建議,設計一些讓孩子可以一次沉浸很久的活動。一開始孩子可能會很習慣要黏著你,你可以早一點起床陪他玩一陣子,然後試著讓他學會獨處。

如果你的孩子是小學到高中,那除了跟著學校引導外,也可以多多使用均一、學習吧與PaGamO組織的防疫不停學陪伴孩子在家安心學線上學習資源,課程內容非常豐富,孩子的學習資源非常豐富,基本上不用擔心沒事情做。

不過這個年紀的孩子,在缺乏學校的約束下不見得會規規矩矩,我會建議家長跟著孩子一起安排學習的時間,並給予適當的放鬆時間。你可能會很擔心孩子會不會不認真上課,或者上網做其他事情,但我會建議大家相信你的孩子,這可能是一個他長大成人的契機,以前在學校時他可能沒有機會學著對自己負責,這正是一個好時機,你愈盯著他你愈煩,你愈無法專注,搞到最後就是你跟孩子都不開心。

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不過呢,你可以用中午與晚上一起吃飯的時間跟孩子聊聊,多聊聊他的學習狀況,也多聽聽他在學校的生活點滴。以前你忙碌於工作時沒機會做的事,趁著疫情有較多聚在一塊的時間,快點彌補回來。孩子的學習能力比你想像的更強,他們能感受到你的關心,也會漸漸適應對自己負責的生活。

給同樣身為父母的各位,把孩子的生活安排好,也把親子的時間安排好,你會發現這段時光其實真的是上天的給予。但如果你沒有安頓好,那你肯定覺得這根本像地獄一樣啊!

本文由作者授權,原文發表於此

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航


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《沉默呼聲》
上映日期:2022.8.12
上映地點:全台戲院同步上映
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