即便在家中,你也應該穿著褲子工作:「STAR法則」是我的遠端工作4秘訣

即便在家中,你也應該穿著褲子工作:「STAR法則」是我的遠端工作4秘訣
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我們想讓你知道的是

遠端工作的難點,其中一個就是少了「茶水間時間」,你沒辦法在休息時間跟不同部門的夥伴閒話家常嘮嘮嗑。似乎除了工作進度跟進跟會議外,很難有其他閒聊時刻。這時候就需要我們創造出來。我們可以提出固定跟團隊領導或者關鍵合作夥伴的1-on-1會談,過程中除了報告工作外,也能分享近況。

文:何則文

疫情期間遠端工作已經成為未來的一個趨勢,然而許多人面對遠端工作,卻手足無措,面對家人同處以及工作與生活的界限消失,加上降低流動可能的移動限制,都讓人壓力倍增。世界衛生組織就研究發現,遠端工作反而會使得工時增加,造成超時工作的現象。

到底遠端工作應該怎樣的來建立起提升效率的工作模式呢?在這裡跟大家分享我歸納總結出的STAR法則,在空間(Space)、時間(Time)、人際連結(Association)、以及協作規範(Regulation)上作出指引。

Space:建構你的專注泡泡空間

遠端工作最讓人詬病的,就是工作與生活界線的混雜與消失。你可能上一秒還在廚房做早餐,下一秒就拿著早餐邊吃邊處理郵件,下午的會議還可能被孩子亂入背景影響。工作還沒結束,可能家人就又催促著要吃晚餐了。如何面對不斷有外在事物干擾,是遠端工作的一大課題。

而建構你的專注泡泡會是很棒的解方,試著用一些儀式感的行為,進入工作狀態,比如即便在家中,你也應該穿著褲子工作。找到一個你專屬的工作場域,試著屏除外界的干擾,像是用一些屏蔽軟體避免分心使用手機或被網路不相干資訊吸引走專注,在這個領域,坐上位子你就知道你是在工作狀態。這個空間的建構要能「感受」到工作與生活的差異。

如果你住在套房,或者住家空間狹小很難獨立劃分專屬工作空間,你可以擺上一些物品,像是番茄鐘之類的,使心理暗示場域的轉換。或者放一些工作時專屬的音樂,產生制約效應(你會需一個好耳機)。這可以讓你更快的達到專注的心流。同時也要跟同住的家人或室友說明,當你坐在「工作場域」時,避免無關的干擾。

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Time:標籤與劃分你的時間段

另一個會讓工作與生活界線模糊的,就是時間的劃分。為什麼遠端工作在國外很多國家,往往會使得工時變長呢?這很好理解,你如果在辦公室,沒事的話當然想盡快回家。但若你就在家遠端工作,「結束工作」就沒有一個時空上的分別點。那我們只要開始設定時間錨點,分割時間就好。

你可以試著假裝自己回到學生時代,給自己明確的「下課」,也就是休息時間。可以是1個小時休息10分鐘,或者任何你感到舒適的結構。在這個下課時間,你可以盡情地划手機,上網看無關的東西,但時間一到,你就要把手機跟無關的訊息視為干擾屏蔽掉,再次進入你的專注泡泡。而午休的機制也要具體的導入,你不應該在電腦前拿著一碗泡麵邊工作。

中午時段,就要像上班一樣,塑造一個不被工作干擾的區間。這段時間你可以是跟你的家人共進午餐,或者打開Youtube,用1個小時暫時拋開工作纏累。晚餐也是同樣的道理。規律化很重要,可以試著讓自己在固定的時間作固定的事情。固定的午休與晚餐時間。

而「一日三省」的概念也可以作為避免被瑣事干擾的方法。也就是一天只開信箱三次,固定時間回郵件,你可以訂在09:00、12:00跟15:00,這樣的間隔可以讓你避免一直緊張兮兮地刷郵箱,或者突然被什麼信件干擾當下工作,分心去處理其他事情,中斷原本的心流。3個小時的區間通常是適宜的,但也是要建立緊急要處理的事情可以接收到訊息的機制。

Association:在隔離中維持人際連結

遠端工作的難點,其中一個就是少了「茶水間時間」,你沒辦法在休息時間跟不同部門的夥伴閒話家常嘮嘮嗑。似乎除了工作進度跟進跟會議外,很難有其他閒聊時刻。這時候就需要我們創造出來。我們可以提出固定跟團隊主管或者關鍵合作夥伴的1-on-1會談,過程中除了報告工作外,也能分享近況。

同時你也可以主動尋求幫助他人的機會,建立正向連結。美國研究發現,在遠端工作中職場中資歷較淺的夥伴容易遇到困境,這些人或許也是你可以主動關心的。同時,部門也可以開設與工作無關的閒聊群組,讓大家在工作之餘的情感有宣洩分享的空間。

同時,工作之餘,也可以試著參加線上讀書會,與家人、同事之外的人產生連結。無法出遊的疫情期間,人與人之間的交流能適度地降低緊張的情緒與壓力。你也可以趁這個機會參與一些線上課程,接觸過去不會接觸到的主題。甚至組織你的朋友小聚,每隔一個時段跟同窗老友線上話家常。

Regulation:制定遠端工作具體規範

無效的會議往往是讓人遠端工作痛苦的原因之一,亞馬遜創辦人貝佐斯有個「兩個披薩理論」,也就是當參與會議的人定兩個披薩還不夠吃,那就是人太多了。一般能達到理想充分討論的是6人左右的會議。在遠端協作上,能避免無效的會議就應該避免,因為這是干擾高效產出的阻礙。許多人就是無聲掛在會議上,同時處理自己的事情,反而在分心狀態下兩邊不討好。

所以學會拒絕無效會議是一門要掌握的藝術,我們可以用一種方式判斷這個會議自己是不是一定要參加。就是假設「今天你不參加,這會議會不會因此延期?」如果不會,你只是一個需要知道最終結果的人,大可以使用非同步工具來承接會議結論的訊息。能不開會就不開會,因為無意義的會議會拖垮人的身心靈。

遠端會議要區分好報告事項跟討論事項,如果是單純的進度跟進,這種回顧過往的東西,應該要善用協作工具達到訊息一致。會議則要盡量聚焦在需要「決議」的事情。每場會議都要有具體的議程跟討論事項。在開會前大家要對要討論的議題有具體的認識跟準備,以及事後的會議紀錄。

會議中能立即處理決策的事情應該放在最前面,相反的,那些需要腦力激盪的題目應該留在後半段,避免發散過了頭排擠其他重要事項。同時要給會議明確的時間規範,意即到了什麼時間,這場會議不論到哪個階段都必須中止,好讓大家對於時間的掌控都負起責任與關注。

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Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

其他你應該注意的事情

當我們制定好屬於自己的環境與節奏後,另一個需要注意的事情就是作好溝通。比如明確的告訴你的家人或者工作夥伴,哪些時段你已經規劃做為工作時間的專屬時段,你也可以在協作通訊軟體上標示忙碌中、或者請勿打擾等標籤避免干擾。

而與家人的關係也是要經營的重點,理性且溫和的跟同住人說明你需要的空間跟期待。在一些事情上作到分工互相效力。同時,也要規劃一些時間給自己獨處沉思,你可以透過冥想跟運動,維持你大腦跟身體的健康。這些時段最好是固定的,比如禮拜幾的幾點。閱讀也可以是一個很好的方式。

給自己設定各類的目標,不管是健康上、關係上、工作上還是自我成長上。作好長期抗戰的準備,不要把遠端工作當成「只是一小段時間」的忍耐與將就,而要視為一個新常態,或許接下來的一年,甚至未來,你都會以此方式工作。有了這樣的覺悟,我們就不會因為外在的變化感到手足無措與失望。我們可能接下來的人生都會跟這樣的新模式共度,找到屬於自己的步調,或許這樣的危機反而成為你提升自我的轉化時刻。

抱持正面心態,作最好的準備,最壞的打算。你將因此蛻變成一個更能掌握自己人生的人。

本文獲作者授權刊登,原文請見:WFH讓你工作生活一團亂嗎?用STAR法則重整你的遠端工作腳步!

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責任編輯:吳象元
核稿編輯:楊士範


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