三級警戒禁止群聚，「董事會」和「股東會」該怎麼開？

文：陳健豪律師

受到Covid-19之影響，許多台灣企業目前採取遠距辦公或分流出勤之措施，以避免發生群聚感染的效應。不過，此等措施帶來的衝擊即是公司人員將無法如往常一樣面對面地完成公司事務。

在這樣的狀態下，是否會衍生《公司法》之相關法遵風險？特別是公司應該如何合法地完成會議？以下即彙整公司在疫情下的會議召集過程中可能面臨的《公司法》問題，並提供相關分析說明，以供各公司參考。（以下將以非公開發行公司為主要說明對象，公開發行公司及非屬股份有限公司型態之公司暫不納入討論）

依《公司法》第202條規定，董事會為公司之業務決策機關，因此多數公司通常會定期召集董事會就公司之營運狀況進行報告，並就公司未來之業務執行進行決議。但因疫情之關係，董事會之開會時程可能會因此受到影響。

不過，除了董事會依《公司法》第228條第1項每年應於會計年度終了後編造財務表冊（包括營業報告書、財務報表、盈餘分派或虧損撥補之議案，下同）之情況外，《公司法》並未針對董事會之召集頻率設有明文規定。因此董事會之召集可按公司之需要調整或延後，並不會有遲誤法定召集期限之問題。

在疫情的影響下，公司可能無法再透過傳統面對面討論之方式召集董事會，此際是否有其他替代之方法？就此，目前《公司法》設有二種方式：「視訊會議」及「書面行使表決權而不實際集會」。以下分述之：

1. 視訊會議

《公司法》第205條第2項容許董事以視訊方式出席會議。但需注意的是，依據經濟部92年9月15日商字第09202189710號函釋，所謂「視訊」限於「以電傳視訊從事面對面會談情形」，因此解釋上無法投射影像之會議方式（例如電話會議）並無法形成有效之視訊會議。

2. 書面行使表決權而不實際集會

《公司法》第205條第5項容許董事得針對董事會議案以書面方式行使表決權，而不實際集會。但需注意必須滿足以下要件：

依《公司法》第170條第1項規定，股東會分「股東常會」與「股東臨時會」，前者每年至少召集一次，後者則於必要時召集。

次依《公司法》第170條第2項規定，股東常會應於每會計年度終了後6個月內召開。但有正當事由經報請主管機關核准者，不在此限。如違反此召開期限，依《公司法》第170條第3項規定，代表公司之董事會被處新臺幣1萬元以上5萬元以下罰鍰。

因此，如公司因疫情而無法於上述召開期限內召開股東常會時，可向主管機關申請核准展延。另外，依據經濟部2021年5月20日之新聞稿說明，公司如因疫情而無法依上述期限召開股東常會，或無法向主管機關申請核准展延者，公司亦得自行延期召開股東常會，主管機關目前不會依《公司法》規定進行裁罰。

在疫情之影響下，公司可否採取其他開會方式以替代傳統面對面之開會？就與董事會相同，目前《公司法》設有二種方式：「視訊會議」及「書面行使表決權而不實際集會」。以下分述之：

1. 視訊會議

依《公司法》第172條之2第1項規定，公司得以視訊會議之方式進行股東會。但前提是章程應定明「股東會開會時，得以視訊會議或其他經中央主管機關公告之方式為之」（目前中央主管機關尚未公告視訊會議以外之方式）。

至於所謂之「視訊」，主管機關目前並無相關函釋予以說明，但考量股東會與董事會同樣是以參與人員當面討論為其本質，因此前述經濟部對於董事會視訊會議之解釋應可作為股東會視訊會議之實行標準，亦即無法投射影像之會議方式（例如電話會議）並無法形成有效之視訊會議。

2. 書面行使表決權而不實際集會

《公司法》第356條之8第3項容許股東得就股東會議案以書面方式行使表決權，而不實際集會。但需注意必須滿足以下要件：

另需注意，如公司屬於上述可採用「視訊會議」或「書面行使表決權而不實際集會」之方式召開股東會者，理論上即無因受疫情影響而無法召開股東會之問題，此時是否仍然可以依據《公司法》第170條第2項但書向主管機關申請延後召開股東常會？或依經濟部2021年5月20日之新聞稿主張延後召開股東常會？即可能容有疑問。

附帶說明，《公司法》第177條之1有另外規定「以書面或電子方式行使表決權」之制度（亦即所謂的通訊投票制度），而此制度適用於所有公司，不像《公司法》第356條之8第3項僅適用於「閉鎖性股份有限公司」。

然而，此制度與《公司法》第356條之8第3項最大之差異在於：解釋上《公司法》第177條之1之通訊投票制度僅為行使表決權方式之一種，因此公司在現實上仍需集會；至於《公司法》第356條之8第3項之方法，則是實際上根本未集會，而以書面行使表決權之方式完全取代股東會之召集。

責任編輯：丁肇九
核稿編輯：翁世航