Google雲端硬碟更新,共用檔案的網址「將會異動」,使用者該如何因應?

Google雲端硬碟更新,共用檔案的網址「將會異動」,使用者該如何因應?
Photo Credit:電腦玩物

我們想讓你知道的是

常常使用Google雲端硬碟的朋友,可能都曾在Google雲端硬碟上共用檔案。然而,隨著Google雲端硬碟的更新,9月13日之後,進行安全性更新的檔案網址可能會產生變動,舊的網址會無法直接開啟檔案。本篇文章讓你了解有哪些檔案會受到影響,又該如何因應這種情況。

前幾天Google宣布推出一項將影響所有Google雲端硬碟使用者的更新(涉及Google Workspace企業版、教育版使用者,也會影響一般的Google個人帳號使用者), GoogleDrive雲端硬碟將會在2021年9月13號針對「檔案共用連結」進行安全性更新,具體的改變是

完成更新後,部分Google雲端硬碟共用檔案和資料夾的網址「將會異動」。新的檔案網址連結中會含有資源金鑰。

也就是說,我們以前設定為公開分享的Google雲端硬碟檔案網址將會變動,未來如果新的使用者開啟「舊的(不包含金鑰)的共用檔案網址」,那麼將可能無法直接讀取原本已經公開分享的檔案、文件、資料夾。(可參考Google官方部落格說明)

這篇文章,幫大家整理Google具體的官方說明,以及會造成什麼影響的案例解說,並加上使用者可以在什麼時間、做些什麼設定的教學。

會造成什麼影響?

相信常常使用Google雲端硬碟的朋友,可能都應用過這樣的檔案分享方式:在Google雲端硬碟上的檔案、資料夾開啟「共用」,選擇「開啟連結共用設定」,這樣一來只要把連結網址分享給任何人,對方就能直接開啟、下載,甚至編輯檔案。(可參考:GoogleDrive共用檔案潛規則,與救回他人誤刪檔案

或許你還會用來快速產生一個「可以公開分享的文件公告或檔案下載連結」,可能還會把這些公開分享的網址張貼到不同管道上,甚至可能是製作成你的海報、網頁上的短網址、QRCode。

那麼這時候,我們確實需要擔心與思考,一旦前述的安全性網址更新後,未來新的使用者打開那些已經公開發布到不同管道的舊網址時,會面臨哪些問題?

這邊我整理會發生的重要影響,皆來自 Google官方的說明,加上我理解的案例補充:

  • 之後還是可以共用檔案、公開分享,只是在安全性更新後,網址會加上一個金鑰。
  • 本次更新後,部分檔案的共用連結會產生異動。但是,如果使用者曾查看受影響的檔案,或是可以直接存取這些檔案,他們的存取權將維持不變。
    • 白話來說,如果我公開分享了一個A檔案給甲,甲在2021/9/13之前已經開啟過這個A檔案的共用連結,那麼即使9/13之後網址變動了,甲還是可以繼續打開舊的檔案共用連結。
    • 另一個案例,如果我授權了A檔案給乙的Google帳號,那麼9/13之後的網址變更,對於乙來說不會有任何影響,他還是可以根據他的授權權限使用A檔案。
  • 但如果是其他不在上述條件下的使用者要存取這些共用檔案,可能就必須提出存取權要求。
    • 白話說,如果我公開分享了A檔案,並把共用連結網址發布到不同管道,2021/9/13更新後共用網址變動了,但其他管道中有新的人打開了我以前分享的舊網址,這時候他就會出現類似下方需要「要求存取權」的畫面。對方必須登入Google帳號,提出要求存取權,我們才能重新授權給對方。
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使用者可以做的設定

如果擔心上述的更新會影響到自己「之前已經公開共用的檔案連結」,我們可以在更新前做些什麼設定呢?

首先,無論企業或個人使用者,都可以手動調整或移除上述更新對檔案的影響。

根據Google官方的說法,有幾個重點:

  • 從2021年7月26日開始,Google雲端硬碟將通過電子郵件向受影響的用戶發送上述安全更新的消息。並且這時候在郵件中,會有連結允許用戶去自己的雲端硬碟管理受影響的檔案。
    • 但是 Google Workspace for Education使用者無法移除這個安全更新。
  • 使用者可以手動選擇針對之前已經共用的檔案,移除這項安全更新,讓其舊的網址不會受影響。

所以意思就是,如果你之前會利用Google雲端硬碟共用檔案,而且是採取共用連結、公開分享的方式,那麼一定要注意「從2021年7月26日開始寄送的通知郵件」,在郵件中會引導你去管理自己受影響的檔案文件,並且會「提供選項讓你移除這項更新( have the option to remove the security update.)」。

如果是Google Workspace的管理員,現在開始就可以到管理員後台,去設定自己的企業是否要套用這項更新。

設定的地方在「應用程式」-「Google Workspace」-「雲端硬碟與文件」-「共用設定」,該頁面最下方會新增「檔案專用安全性更新」,這裡可以調整設定:

  • 套用安全性更新,且不讓使用者移除:
    • 這是Education版本的預設選項,也就是所有使用者的共用檔案都必須更新到有加上金鑰的新網址。
  • 套用安全性更新,但允許使用者針對特定檔案移除更新設定:
    • 這是Education以外,其他企業版本的預設選項,會發通知郵件讓企業內的使用者自己決定哪些檔案要套用、哪些檔案不要套用更新。
  • 移除安全性更新(不建議):
    • 檔案連結會維持不變,資料夾的安全性更新則無法移除。
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所以會在Google雲端硬碟共用檔案、公開分享檔案的使用者,要注意三個時間點:

  • 2021/9/13之後,共用檔案的連結將會陸續進行安全性更新,更新完成後檔案網址可能會產生變動,舊的網址會無法直接開啟檔案。
  • 2021/7/26之後,使用者會陸續收到更新通知,這時候可以手動選擇哪些共用檔案要移除更新,不要受到網址變動的影響。
  • 今天開始, Google Workspace的管理員都可以進入後台調整這項設定。

以上是我目前整理的相關資訊與設定方法,因為正式的更新也尚未推出,實際的影響或許也要等到之後實際發生時,再跟大家追蹤報告。

你還可以參考幾項Google雲端工具近期的重大更新:

本篇文章授權轉載自電腦玩物,原文刊載於此

責任編輯:李芯
核稿編輯:翁世航


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