「把email當LINE用」的年輕人,你知道如何正確使用email來聯繫工作嗎?

「把email當LINE用」的年輕人,你知道如何正確使用email來聯繫工作嗎?
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我們想讓你知道的是

或許再過五年email就會被某種更方便而且大家都好上手的東西取代了。但在那之前,只要email還是某個圈子通用的溝通格式,你還是有理由掌握大家的使用習慣,畢竟了解和配合主流的溝通文化也是表達敬意和禮貌的常見方式。

文:朱家安

偶爾會看到人抱怨大學生把Email當LINE使用,一開始覺得不可思議,但後來逐漸可以理解:Email是一種溝通格式,人需要學習才能掌握新的溝通格式,像我至今依然搞不懂怎樣的內容和編排適合各種「限時動態」。

溝通格式之間的差異可以很微妙。同樣是信,我們往往可以接受Email的用詞比紙信隨便,在Email上用「感謝!╱小明」足以表達的禮貌,在紙信上可能得要寫「感激不盡╱小明敬上」,這並不是說我們一旦開始使用Email,對於禮貌的需求就忽然變低,而是溝通格式的不同,改變了溝通文化。

網路時代的溝通格式大爆炸

在網路時代,平台之間的競爭讓新的溝通格式不斷增生,論壇和部落格不同,部落格文章和臉書動態不同,批踢踢文章底下的推文跟推特的回應又不太一樣。現代人生產的多數內容都在網路上,人不太可能脫離網路生活,如果你要了解其他人在講什麼並且讓自己的意見有一席之地,就需要加入平台並熟悉它們提供的溝通格式。

如果某些溝通格式讓你覺得困惑,我會很高興自己不是唯一為此困擾的人,例如說,臉書和Instagram的「限時動態」一直讓我難以理解。為什麼會有一個溝通格式是以直立的圖片為基礎?我應該把它當成每日照片來用嗎?但是大家好像都會放上一些文字?

限時動態如此流行,幾乎所有社群平台都有這功能,我相信它不會只是偶爾出現的新奇玩意,而是彌補了人類在目前社群平台尚未受到滿足的某種溝通需求。這種溝通需求是什麼呢?跟MSN時代的「狀態列」類似嗎?我不確定。我跟那些擅長使用限時動態的人擁有同一種社群平台帳號,但我們不見得擁有同一種心態和文化,因此也不見得有同一套需求。

看著我光禿禿的限時動態內容,我好像了解我的長輩面對各種「年輕人的東西」的感覺。當然,至今尚未有人因為我不會使用限時動態而責怪我,但我相信這只是我運氣好,沒有成為擅用限時動態的世代的下一代

相較之下,有些人運氣顯然比我差。他們活躍於Instagram、抖音、Dcard和其他我不知道名字的社群平台,他們比我更知道這些平台上的正常互動該如何進行,並且光是藉由這些平台提供的功能,就能和同個世代的朋友順暢溝通。然而,他們當中有些人不確定該怎麼使用Email,這意思並不是說他們搞不懂Email介面上的各種按鈕和功能,而是說,他們知道Email跟私訊哪裡相同,但不知道它們哪裡不同。這造就了他們在各種地方被抱怨「把Email當LINE用」,有些人甚至會進一步認為由此可看出年輕人在語文能力和社會適應上的不足。

我並不這樣想,因為我們沒理由相信下個世代的基因基礎、成長環境或教育資源比上個世代差,因此當我們發現年輕世代在某些地方力有未逮,文化差異往往能提供比較可靠的說明。

填補文化差異,需要知識和體驗,以下我以「Email原住民」的身份說明一下我對Email的理解,希望對「Email移民」有幫助。當然,我的說明倚賴我的個人經驗,不見得有代表性。

Email功能分解

對我來說Email大致用於工作,我和合作夥伴藉由Email取得該怎麼做事情的共識,並確認細節,例如:

  • 確認要不要加入某個讀書會,如果要的話,確認時間題目分配報告等細節。
  • 確認對方繳交的內容(例如報告或作業)並給予回饋(例如意見或分數)。
  • 確認要不要接某個演講,如果要的話,確認講題時間費用等細節。
  • 我要請假,對方要應允。

在這些事情上,Email除了溝通功能,也有存檔功能,我們在Email上確認細節,事後也利用Email查詢確認過的細節,這些功能讓我們對工作分配有足夠共識,可以順利合作。

注意這兩個功能,你就更容易理解撰寫Email的各種合理方式。例如你不該把Email當成私訊使用,因為對方會期待每封Email包含一個足夠完整、有存檔價值的溝通意見。

值得注意的是,這些功能分析並不代表Email是執行這些功能的最好選擇。為什麼工作邀約多半來自Email而不是臉書私訊?照我的編輯臥斧的說法,這除了跟Email容易存檔和搜尋有關,也跟Email的悠久歷史和「書信」敘事有關。然而,人對常見做法都有路徑依賴,我相信現在已經有一些人更習慣用臉書或LINE群組處理工作案件,而不是Email。

總之,以下用法來自我用Email聯繫工作的經驗,如果你的某些Email不是為了工作,而是寫給很熟識的人私交用,那當然就不需要參考。

1. 標題

以「溝通」來說,標題需要讓對方知道這封Email是關於哪件事情,以「存檔」來說,標題需要讓你和對方事後搜尋時容易找到想要的那封 Email。因此標題應該盡量由能指涉那件事情的關鍵字組成,避免不相干的詞彙。

好的標題:

  • 員山大學學生會敬邀王小明演講
  • 大一哲學概論王小明請假(學號:014457463)
  • 文化工程讀書會03閱讀材料

不好的標題:

  • 敬邀演講
  • 請假
  • 老師抱歉我下次上課要請假因為

2. 自我介紹

以「存檔」來說,自我介紹要盡量簡短。以「溝通」來說,自我介紹要對對方有意義,只需要提供相關的資訊就可以。

然而怎樣算是「相關」,需要看例子判斷。如果你要跟老師請假,報上姓名系級、課程名稱和學號就夠了,如果你要問老師願不願意指導你的某個研究計畫,那除了上述資料,還需要連帶說明自己的研究興趣、計畫內容,以及為什麼你認為對方是好選擇。

許多時候,完整的自我介紹會包括說明自己跟對方有什麼關係。若你要請假,對方勢必是你的老師或上司,若你想邀請對方加入某個工作,那表示你事先對他有所了解,例如因為對方的活躍或作品而印象深刻。稍微交代一下這些事情,可以讓對方對於後續互動有更具體的想像。

3. 需求

不管是以「溝通」還是「存檔」來看,Email都要讓對方了解你的需求,以及滿足此需求需要的周邊資訊。像是:

  • 請假:老師或上司會需要知道你的身份、事由、想請的假別。
  • 演講邀約:對方會需要知道演講的時間、地點、聽眾性質、費用、交通建議,以及對演講內容的期待。

4. 對回覆的期待

有時候你不只是「告訴對方一件事情」,還需要對方回覆信件。這時候你應該提供一些資訊來協助對方了解該怎麼跟你繼續合作:

  • 如果你的提案需要對方評估是否接受,可以給對方一個期限。
  • 如果對方答應你的演講邀約,你會需要他提供一個講題。
  • 如果你邀請同學參加讀書會,可以給他一個答覆的期限,順便請他選想要輪到哪一天報告。

5. 署名

你已經在信裡自我介紹過了,但還是需要署名,因為當我們想知道這封信是誰寄的,首先都會往信的末尾去找。如果你有可以方便對方查詢的單位名稱和其他聯絡方式,可以一起放在署名處。

學寫Email是一輩子的事

或許吧,但也有可能不是。或許再過五年Email就會被某種更方便而且大家都好上手的東西取代了。但在那之前,只要Email還是某個圈子通用的溝通格式,你還是有理由掌握大家的使用習慣,畢竟了解和配合主流的溝通文化也是表達敬意和禮貌的常見方式。以上的整理只是基於我的個人經驗,不見得人人通用,但依然希望這篇文章能幫助你和你的Email對口經歷愉快的一天。

※感謝JuYa Tsai給本文初稿的諮詢意見。

本文經Readmoo閱讀最前線授權刊登,原文發表於此

責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰


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