善用「5S成長曲線思維」,讓重複性的庶務工作也能找到價值

善用「5S成長曲線思維」,讓重複性的庶務工作也能找到價值
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我們想讓你知道的是

一位美國亞利桑那州立大學商學院教授曾說:「在美國,採購『曾經』是一個人被解僱前最後的落腳處。」但你有發現,為什麼是曾經嗎?因為他們已經開始嘗試讓自己的角色提升被看見的價值

文:Ruby Chou

前幾天一位曾任科技業HRBP(人力資源業務夥伴)的朋友跟我分享,在公司內會接觸及協助到許多供應鏈管理相關職務的同仁,但他們大多不知道這份工作的價值在哪裡,在工作上找太不到方向與目標,或是有些同事在同一崗位工作久了,因處理每日例行工作感到疲乏沒有成就感只求準時上下班,你是否曾經也有相同的想法?

一般大家認知供應鏈管理大概有幾項職能,例如採購、需求管理、供應商品質管理、庫存管理、生產管理、物流管理等等,或許有人會說這些職務無法直接給公司創造收入價值,可是其實這些職務都是背後創造價值最重要的每一環。

雖然有些人也認為這些職務僅為重複性庶務的工作,一位美國亞利桑那州立大學商學院教授曾說:「在美國,採購『曾經』是一個人被解僱前最後的落腳處。」但你有發現,為什麼是曾經嗎?因為他們已經開始嘗試讓自己的角色提升被看見的價值,在工作中我們如何提升自己的工作價值受到公司重視,在這裡,分享「5S工作價值曲線」讓我們可以在公司中成為不可或缺的存在!

Standard process:流程養成期

在我們剛出社會、到職新公司這個時期,我們在學習與適應這個社會及新公司的規則,因此稱為流程養成期。在這個階段我們會接觸到公司最基本的流程操作面、學習相關職務的SOP、了解各個系統等等,了解公司各部門的角色。

就像在供應鏈管理範疇上,這些流程都是為了公司可以超前部署,例如需求預測制定、購買原物料、確認庫存系統,這個階段就是培養基本知識,讓自己可以在下一個階段面對不同的人、事、物。

Service:創造內部客戶價值期

知名作家何則文在他的暢銷著作《個人品牌》書中提到,我們平常在職場中最重要的是創造價值,可以把自己當作在公司內部提供服務的供應商,而我們的客戶就是整個公司及同事,創造比其他人更多的價值,我們自己的表現就會被其他人所看到。

雖然採購平常需要面對供應商,但大多數時間仍需要完成回覆主管的要求、達到業務銷售產品交期需求、達到財務結帳票期的規定等等,雖然這些同事都是我們的內部客戶,但同時也是我們的夥伴,提供服務創造內部客戶的價值同時也是創造自己與公司的價值。

Synthesize:內部客戶整合期

公司裡一項產品的成功是因為每個環節環環相扣,可是各個角色互相不一定都有聯繫,如果是在供應鏈管理的角色上可能每個單位都會接觸到,這時我們可以身兼類似專案管理者角色,搭每個角色中間的橋樑串接每一位角色。

例如一款產品從供應商進貨後,品管檢驗時發現產品上有小瑕疵,這時到底誰決定退貨?業務可能已經急著面對客戶了,還是要等工程師確認是否影響產品性能,而眼看上市時間逼近行銷人員也會時刻來問供應商的進度,這些內部客戶們可能只急於各自負責的部分。採購其實也急著確認是不是要退貨,但需要所有相關職務的同仁大家協同合作,這時可以跳出來整合大家的意見可以讓案子順利進行,這些內部客戶彼此也會滿意。

辦公室
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Strategy:數據戰略價值期

在公司前期,我們可能都只是數據輸入者,下一步就是我們需了解如何使用這些數字進行分析,進而我們每個人都可以是數據的使用者,我們可以導出需要的數據及報表,協助我們進行高價值加值任務,像是擬定策略、營運分析等等。

而供應鏈管理角色可以整理及分析系統擁有的資料數據,例如歷年與供應商的交易金額、交貨準時率、品質產品良率等等,這些都可以用來做供應商評估、擬定降價策略等報告。

Significant:不可或缺保價期

在職場中不怕沒事做,就怕做了沒人看見,試想如果在公司中大家遇到問題第一個想到的人是你,都去找你幫忙解決問題,你會覺得很煩還是很有價值呢?

因公司分工各部門有各自要報告的對象,其他單位可能對供應鏈管理、採購、物流都不了解,像是我們有PM因想要開發VR眼鏡,因此須將競品買到台灣做研究,但她對公司採購流程不熟就會找上我們單位,例如此供應商是否有交易過、如需刷信用卡採買財務是否同意、再來到台灣時進口海關有沒有什麼規定、稅金要繳多少等等,我們就幫她把事情一條龍處理到好並提供我們專業上的建議。 價值就是他下次遇到相同的問題,第一個一定想到你。

創造個人價值,未來我們無可取代

所有的工作都是有價値的,世界上每一樣工作職能角色都有它存在的目的,除非是我們把它變得沒有價値或是還沒有找到而已。嘗試用5S價值成長曲線,了解基本流程、提供內部客戶服務、統合各方意見、分析數據戰略來全面提升自我職場工作的價值,相信我們人人都可以擺脫重複性工作,創造個人價值,未來我們是無可取代的。

關於作者:Ruby Chou,科技業外商擔任供應鏈管理職位,曾任科技品牌大廠採購,對於採購、國際貿易、物流管理皆有涉略。經營《紫色露比。供應鏈管理筆記》部落格分享供應鏈管理專業知識、職涯分析與工作甘苦談。

本文獲作者授權刊登,原文請見:善用5S成長曲線思維,讓你不怕被人工智慧取代!

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責任編輯:吳象元
核稿編輯:楊士範


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後疫情時代,零接觸服務的需求,使得智慧科技的角色愈發重要,智慧城鄉計畫與先進醫資共同推動人工智慧影像辨識技術,擴大既有的共照雲服務,協助民眾獲知疫情訊息,為民眾建立個人自主健康照護服務。

在科技不斷進步的過程中,許多過去不存在的工具,到今日已成為現實。2008年「智慧地球」的概念出現後,全球便開始推動智慧城市的發展。臺灣向來以科技之島自居,自然也不例外。在政府多年來力求數位轉型的政策下,臺灣進入了「智慧城鄉」的時代;所謂智慧城鄉,是運用大數據、物聯網、AI人工智慧等科技,串連市民、產業與地方,以創新的方式讓彼此有效溝通,並針對地方的特色和需求提供客製化服務,進而改善人民的生活品質。

把問題當作燃料,用科技強化服務力

然而,城鄉發展必然會有不均的問題,藉由科技介入、釐清現實痛點的立意雖良善,卻也無法忽視城鄉間的數位落差。在偏鄉地區因為人口流失、高齡化、科技產品使用率較城市低,數位化的腳步自然較為緩慢,向來是各項服務設施鞭長莫及之處。

先進醫資從2018年開始,在經濟部工業局「普及智慧城鄉生活應用計畫」的支持下,在高雄、屏東與澎湖發展「雄健康打造智慧樂活社區共照應用服務」(以下簡稱「雄健康」)。當時總經理黃兆聖就非常清楚,首先要解決的就是資源不足、人力不足、缺乏回饋三大問題,而數位化、智慧科技等創新力量,正好可以有效的連結偏鄉生活需求與痛點,讓在地化、客製化的服務與設施,全面提升民眾的醫療照護品質。

用最體貼的科技,讓照護範圍沒有邊界

「雄健康」計畫的目標,是在衛生所、醫療院所、長照據點、社區活動中心及商業通路等多元化的據點,設立「智慧健康照護站」,提供血壓機、血氧機、血糖機等生理量測設備的整合服務,同時還支援多種身分識別登入、數據隨身、遠距諮詢、銀髮族健康管理量表等功能,讓市民可以依自己習慣的生活圈,就近接受基礎的照護服務,並且養成定期自主量測的習慣。這些健康紀錄將會上傳雲端、整合數據,不只可以將結果傳送給自己作為提醒,在民眾實際就診時,也能成為醫生評斷的參考,協助醫護人員及早發現異常或是調整用藥,大幅降低醫療資源及人力不足的問題。

同樣對提升醫療資源與人力應用效率有幫助的還包括「雄健康」計畫中的客服機器人腳本。這個功能是針對不同客戶需求,開發多達50種服務的腳本客服機器人,用來即時解決民眾常見的健康問題。只要民眾對自己的健康狀況有疑慮,就可以詢問線上客服機器人,並獲得最初步的協助。最重要的是,這個客服機器人以國人常用的社交軟體LINE作為平台。有鑒於LINE的普及率高,使用者無需重新下載及適應新軟體,對年長者來說更是友善,使用意願便明顯提高,如此一來,為民眾所建立的個人自主健康照護服務,就這樣一步一步地建立起來了。

立基於「雄健康」在高屏地區和澎湖的發展十分順利,2021年開始便積極與臺南、臺中、高雄、屏東、金門地方政府合作,務求達到更深入、體貼的服務,發展出獨特的「健康共照雲」系統。

靈活因應疫情變化,滾動式修正共照雲服務

原本是為了打造數位醫療照護服務而發展的共照雲,參考了「雄健康」所建立的數位化照護服務內容,同樣使用LINE作為平台,目標同樣是為了解決偏鄉資源和人力不足的問題。沒想到今年五月,在傳染力更為強大的Omicron變異株的肆虐下,疫情擴散迅速,臺南市共照雲的發展也臨危受命,在短短五天之內將服務上線,主要協助民眾獲知疫情訊息、確認自身狀況,另外也提供下載居家隔離單、施打疫苗、申請補助等服務內容。在疫情猛烈的攻勢下,共照雲成為市府、醫療院所與民眾溝通、解惑的最佳橋樑,甚至做到AI快篩辨識服務,協助許多臺南偏鄉地區的民眾不需冒險接觸人群,線上就可以判斷是否確診,後續再由醫療人員介入協助,減少很多不必要的擔心和移動。

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臺南市衛生局長許以霖與先進醫資總經理黃兆聖。

同時,客服機器人,也在疫情期間提供了最佳輔助。在衛生局、先進醫資和醫療院所的共同努力之下,不斷地優化、精進客服機器人腳本。無論市民為確診者、居隔者、密切接觸者⋯⋯盡可能讓每一個人都能在機器人的服務中,找到問題的解答。臺南市衛生局長許以霖表示:「對抗疫情,臺南市的目標很明確,就是要讓就診人數維持在醫療量能之下。客服機器人的出現,減輕了醫護人員疲於接電話、回答民眾問題的瑣碎流程,更能專心在照顧中、重症患者,在疫情大爆發期間不至於崩潰,如此才能真正守住所有市民的健康。」

當然,疫情是一時的,市民的健康才是長久的,「健康共照雲」的目標,是希望可以透過民眾健康紀錄的數據化,成為日常自主照護的重要幫手。下一步,先進醫資希望能跨縣市留存健康資料,成為全國性的第一線照護服務。而這些數據,都將成為中央和地方政府參考的基準,以便未來做到精準打造各縣市的特色照護服務。

以人為本,發展城鄉均好的未來

在2025年即將邁入超高齡社會的前提下,如何幫助國人健康、安心地迎向老年,已是國家與全民必須面對的重大課題。與此同時,臺灣也是一個充滿創新能量、技術發展快速的地方,所以過去所面臨的困難,今日已可以透過科技來解決。

「智慧城鄉計畫」從2018年起,持續針對地方需求,鼓勵業者提出新興解決方案,在推動健康領域方面,不僅是智慧照護,包含遠距醫療、健康量測、智慧運動以及登革熱防治等,都秉持著以人為本的初心,以科技的力量來照顧臺灣這片土地上的每一個人,透過政府和企業攜手合作,協助地方數位轉型,並降低城鄉之間的落差,共同建立一個城鄉均好、全民均享的理想未來。

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