居家辦公管理指南:做對這四件事,團隊遠端工作也能保持高效率

居家辦公管理指南:做對這四件事,團隊遠端工作也能保持高效率
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我們想讓你知道的是

本文將幾個居家辦公管理心得分享給大家,包含:遠端辦公會遇到的挑戰、怎樣提升線上會議的效率、公司在居家辦公管理上的解決辦法、如何維繫員工間的信任和關係等等。

文:Phoebe Wang

從2020年的試行到2021年5月,我們團隊正式啟動了居家辦公,在過程中邊做邊學習,一邊與管理顧問、律師、會計師共同討論修正,一邊將這些原則應用在公司的管理辦法當中。

以下我們將摸索過程中所總結出來的幾個居家辦公管理心得分享給大家,包含:遠端辦公會遇到的挑戰、公司在居家辦公管理上的解決辦法、對員工的工作關懷。希望給想要嘗試遠端辦公,或是剛啟動的企業一些經驗分享和指引。

居家辦公管理的四個挑戰

雖然在家工作(WFH)在歐美已經行之有年,但是在台灣的工作環境似乎還是很難普遍執行。就我們的觀察,企業啟動遠端辦公所關乎的,不只是資訊系統的轉換,隱藏在背後的還有企業營運流程、企業文化、管理方式、顧客體驗、員工滿意度等,導致這件事情茲事體大,轉變遲遲未發生。

但是,經過這次疫情的衝擊,企業不得不在短時間內甩開過去的抗拒和顧慮,被迫採取居家辦公的模式。與此同時,又有疫情的干擾,因此,管理上可能會碰到的挑戰主要有以下四個:

1. 無法決定哪些職務可以遠端辦公

企業想盡可能讓最多的員工能夠遠距辦公,但是需要實體操作機械工具的員工(像是工廠的員工),或是需要運輸物品的服務人員(例如送貨員),或是餐飲服務業從業人員,這些工作者可能有遠端工作上的困難。

然而原則上,根據哈佛商業評論建議,可以將職位職責分成3類後再做出決策:(1)工作可以在人員沒有進入工作場所的情況下完成,即使只是部分完成;(2)無法在實體辦公室之外完成;(3)情況不確定。

即使是「情況不確定」的職位,也建議一一檢視原先認為該職位無法進行遠距工作的一切假設,並且試著挑戰這些可能不正確的假設。即使這個職位的某些工作仍然要在辦公室進行,倒不如趁著這個時間,順勢將這個工作數位轉型吧。

2. 當員工居家工作之餘仍要帶小孩

從5月中教育部宣布全國停課後,身兼員工和家長兩種身分的員工壓力之大可想而知,尤其是身為家庭主要照顧者的員工。在家裡一方面要張羅孩子的課業學習、三餐、生活教育,還要為各種突發狀況傷腦筋。

工作上仍有指派的任務、進度要完成,工作可能因此時常中斷,並且不斷在家庭與工作的情境、身分中作轉換,上班和下班的界線不但模糊,員工為了完成工作,也勢必會加班導致工時的拉長。

3. 員工工作狀態難以掌握

企業管理者對於遠距上班最常見的顧慮,即是無法保證員工工作的成效與狀態。以往辦公室上班時,員工是否在非休息時間離開用餐?或是員工工作時是不是在滑手機、逛網拍?甚至,今天員工到辦公室時身心狀況是否良好?以上這些情況,較可以透過面對面的觀察來判斷。但是一旦開始在家辦公之後,這些狀況無法直接得知,導致管理者無法適時地處理或給予提醒、關懷。

4. 線上溝通困難

部門內的溝通,以往可能是面對面的口頭交代事情,這時你可以看到對方的表情、辨認加重的語氣等等,有很多線索可以輔助大腦判讀所接收的資訊。然而到了線上,以往可以隨時面對面的討論模式,多數轉變成文字訊息。

這時,我們必須先承認人類對於文字這種高階資訊處理能力的溝通方式並沒有這麼擅長,人類也是先學會聽,才學會認字,因此漏接訊息或漏看了幾個標點符號而會錯意的情形,必定會發生。

另一方面,線上視訊會議有時會因為軟硬體的狀況,有斷線或是被聲音干擾的情形發生,會議也可能開到讓人注意力難以集中。並且,這些會議多在討論工作,少了很多員工私下交流的機會,使得消息的傳遞可能不通暢,而這些是以往在辦公室上班時鮮少發生的。再者,訊息來源的管道眾多,如果以文字訊息聯繫對方,該期待對方多久才回覆,以達到交流的暢通?

以上四個挑戰是我們曾經遇到的,如果你正在遇到類似的問題,下面是我們建議企業去思考並應用的四個方向:

四個可行的解決方法

1. 體諒員工的家庭照顧需求,給予支持和協助

在疫情防線還沒失守前,每個家庭的支持系統(如:幼稚園、安親班、帶小孩的親屬等)都能正常運作,但是當台灣的疫情在各處擴散後,影響到的群體及層面必隨之擴大,甚至影響到員工居家上班。這時企業對員工的協助不僅是在工作上,也要擴大到員工的家庭生活。

企業可以做到的地方像是:(1)體諒員工需求而彈性調整工時,例如:需為家人準備午餐,原本午休1小時,延長至1.5小時,額外的半小時由當天補回;(2)避開用餐時間開會;(3)給予員工申請「防疫照顧假」照顧家人。

其中,建議企業管理者或HR在以上幾點可以採取主動發起的角色,讓公司內的全體員工可以互相配合、共體時艱。畢竟華人在職場中,常有「不好意思麻煩別人」的文化,所以遇到突發狀況時,當事人可能默默地往自己身上扛。然而,當家庭和工作都顧不來的時候,勢必影響到工作的效率,這是企業管理者、HR所不樂見的。因此,此時同理員工的難處,並給予必要的支持,不僅能發揮及時雨的幫助,同時也能建立高度互信的企業文化,凝聚員工的向心力。

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2. 訂定四個居家辦公工作規範,但仍保留彈性

企業管理者、HR為員工排除了前述的壓力後,該如何管理遠距辦公的員工?其實,好的居家辦公工作管理辦法可以避免掉絕大多數的問題,而好的管理有以下四個切入點:


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