居家辦公管理指南:做對這四件事,團隊遠端工作也能保持高效率

居家辦公管理指南:做對這四件事,團隊遠端工作也能保持高效率
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我們想讓你知道的是

本文將幾個居家辦公管理心得分享給大家,包含:遠端辦公會遇到的挑戰、怎樣提升線上會議的效率、公司在居家辦公管理上的解決辦法、如何維繫員工間的信任和關係等等。

(1)以SMART原則設定工作目標,並滾動式調整

首先,管理居家辦公的員工最重要的是「設定明確的工作目標」。在居家辦公的期間,企業應避免擔心員工此時此刻究竟在做什麼,而需專注在確保員工是否達成目標及成效。換句話說,企業管理者和HR應將重心放在目標的達成上,而非想要掌控、監視員工的一舉一動。

如果真的有員工出現明顯出格的行為時,經過勸戒而仍未修正,這時你可以考慮緊縮他的工作自由。如上面所說,遠端工作的溝通效率不及面對面溝通,因此何謂好的成果?何謂快速?哈佛企管建議可以使用SMART原則,達到高功效的產出:

  • S(Specific)目標明確:[X]業績增長;[O]Q2前,增加500個新客戶。
  • M(Measurable)可衡量:以數字為導向,如果可以用數字來驗收能否達標,代表這是個好的目標。
  • A(Attainable)可實現:目標訂定是為了達到,而不只是制定,因此制定前須衡量手邊的資源是否充足。
  • R(Relevant)具相關性:每天的目標應該與團隊的大目標具有相關性,每個目標之間卻不互相衝突。
  • T(Time-based)有明確的截止期限:設定目標時一定要有任務完成的時間表,可以避免目標一延再延。遠距工作時,設立明確的每日、每週、每月的目標,可以幫助員工更加聚焦,不至於因在家辦公失去了效率。
  • 滾動式調整的彈性:最後,在目標制定上仍保有一定的彈性,才可以做出滾動式檢討、調整。

因應這次疫情而實施的遠距辦公,說不定能意外幫助企業找到一個效率更高、成本更低的工作模式,進而進行數位轉型。

(2)建立主動回報的習慣

遠端工作時由於看不見彼此,當遇到問題、需要暫時離開電腦前,或是工作目標突然轉變時,要有一方提出來讓團隊可以同步。因此,做到以下幾點會讓團隊工作的節奏順暢:

  1. 上下班、午休時,同事互相在通訊軟體上打招呼;
  2. 中途離開電腦時,像以往在辦公室一樣告知主管;
  3. 工作問題卡關時,養成主動回報的習慣;
  4. 建立Google共享行事曆,方便讓合作的同事彼此知道什麼時間不方便打擾,或是對方什麼時間暫離等。

總結來說,遠距工作需要比往常更主動的做出回報、同步工作,一方面讓團隊工作更順暢,一方面也讓同事保有自己專注的時間。

(3)控制線上會議時間在30分鐘內

大家應該都有在辦公室開會時開太長導致恍神,又或是有人開啟了一個番外篇的討論,結果一發不可收拾。但這些情形,在遠端工作時是不適合的,一方面是注意力會更加不集中,導致會議幾個小時下來,問題難以得到有效解決。

另一方面,疫情期間在家工作可能還有照顧家人的壓力,員工無法一直在開會。因此,趁著這次疫情,企業管理者可以順勢訂定開會的方法,讓未來企業在回歸辦公室上班時也受益。分享以下四個方法,方法背後的立意和邏輯,可以有效率的進行會議:

  1. 實行站立會議(stand-up meeting):顧名思義是站著開會,以報告工作進度為主,一般不超過15分鐘。過程中會搭配每個人的Trello(專案管理工具)任務卡,由任務執行人逐一報告三件事:(1)完成了什麼,(2)預計要做什麼,(3)任務有遇到什麼困難,這也意味每位與會者都需對會議進行充分的事前準備。
  2. 會議當下就撰寫任務卡:報告完任務進度,可以在會議中討論下一步,並請同事們也幫忙確認,可以避免做了一圈發現做錯,也方便會議結束後馬上進行follow up。
  3. 沒發言的人關麥克風:避免干擾他人發言,也避免不屬於會議的聲音出現在會議中,關上麥克風是最好的方式。
  4. 設定會議agenda:透過預先準備好開會的內容,以加速開會進度,如果中途有其他番外篇的討論,則可以另闢會議進行討論。

當這些規定嚴格遵守了幾次之後,團隊也會漸漸形成效率開會的共識。

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(4)建立訊息回覆的溝通策略

企業管理者、HR可以先跟員工約定好每種通訊管道的優先級,以保持順暢聯繫,依時間緊急性可以切分為3級:

  • 第一級:具高度即時性,使用電話、語音交談,需當下回應。
  • 第二級:具中度即時性,使用企業內部的通訊軟體,可能是任務的差派,可以約定半天內需回覆完畢。
  • 第三級:具低度即時性,使用Email,一般是統整完的資訊和跨部門的需求,可以約定一週內必須回覆完畢。
  • 其他:討論型和例行性的會議,使用視訊會議。

依此約定來進行團隊的溝通,不但可以讓員工清楚知道優先緩急,也可以免於被多方訊息干擾,讓團隊的遠距工作時間做更有效、專注的運用。

3. 尊重員工,建立互信

除了有一套好的居家工作管理辦法可以確保團隊工作成效之外,遠端辦公的能否成功的另一個關鍵是企業與員工的互信。企業需要信任員工會把他們職份內的事情做好;員工也要相信,即使疫情期間遠端工作,企業能公平地給予他們應得的報酬,而不會扣減他們的薪資。疫情本身就是一個外部環境的大轉變,剛好趁著這個機會,將企業內的互信文化建立起來,企業和員工都將受惠。

4. 趁勢啟動「數位轉型」

根據2016年行政院中小企業營運數位化概況調查,台灣中小企業使用電腦或網路設備用於管理與決策作業僅2.67%,且僅有 2.38%導入ERP等系統,顯示台灣中小企業在數位優化速度上較為落後。這波疫情的到來,不僅凸顯了數位轉型的必要性,也讓過去抗拒變革的員工不得不開始學習數位化工作。

此外,世界各大經濟體,大多數都比台灣進行了更長時間的遠端工作。因此,與世界做生意的台灣,更需要搭上數位轉型的這班列車。

在我們前面提到的遠距辦公的方法指引中,像是「Google 共享行事曆」、「專案管理工具 Trello」,都是所謂的雲端軟體(SaaS),隨著數位科技進步,這些雲端軟體的應用已涵蓋廣泛,舉凡企業熟知的CRM、ERP、到近幾年普及的線上人資打卡系統、線上協作軟體、業務開發管理工具、線上費用管理系統等。

對於中小型企業來說,這些雲端軟體的價格平易近人,甚至多數是免費就可為工作帶來更多的便利,也解放員工的時間去做更有價值的事。因此,企業趁著這波疫情導入這些雲端服務軟體,也同時更新內部工作流程,提升整體工作效率。

員工關懷、凝聚向心力不可少

根據資深遠端工作者的經驗分享,因疫情而長期關在家遠距工作的狀態下,工作者會因缺乏與人實際的互動、對未來的未知產生焦慮,因而漸漸有抑鬱傾向,進而影響到工作的投入。因此,確保員工的身心健康保持在良好的狀態會是管理者的一大挑戰。透過3個小方法可以建立更有溫度的遠距辦公模式:

1. 舉辦線上社交活動

無論是在每週例會前進行閒聊分享自己生活的趣事,或是視訊會議時規定dress code讓大家找藉口打扮一下,目的都是讓公司裡外向的人、內向的人都有表達自己的機會(是的,穿著也是一種表達),並透過這個機會,大家可以彼此關注,恢復人際間的輕鬆交流和連結。

2. 建立正向反饋的文化

在疫情期間,每個人的焦慮指數都比過去太平時期高,因此保持正向、激勵的團隊工作文化非常重要。當在工作中有好的產出,身為管理者要不吝嗇的說出肯定的言語,並在員工產出不夠好時,以正面的激勵帶出成長。從管理者開始,由上到下建立起表揚工作成就的文化,可以更深的激勵團隊進步和成員的參與感,並帶出更出色的工作成果。

3. 讓員工有管道回報工作心情

上面提到,由於長期在家工作後,與同事交流的時間不比過去充分,HR、管理者較難察覺員工心理的變化,並給予適當的協助。此時,可以透過每月one-on-one會議開始時,讓員工談談工作以外的事情,人生觀、家庭、休閒活動等,讓管理者可以更了解員工,也讓員工接下來可以較敞開心地談對於工作的想法和工作滿意度。




原廠認證中古車如何異軍突起成首選?針對三大痛點迎頭痛擊是關鍵

原廠認證中古車如何異軍突起成首選?針對三大痛點迎頭痛擊是關鍵
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我們想讓你知道的是

疫情、缺工缺料、貨運塞港、戰爭影響等因素,讓全球新車交期飽受影響,加上後疫情時代,通貨膨脹嚴重,許多有車輛使用需求的消費者轉而選擇中古車。但面對始終存在著「一車、一況、一價」的中古車市場,潛在危機與隱藏風險讓許多消費者望之卻步,該如何選擇高效率且值得信賴的方式?

縱使當前中古車商已逐步邁向聯盟化、認證制度,但良莠不齊的狀況始終存在,中古車交易糾紛新聞時有耳聞,在媒體報導中,仍可常看見像是買到的車況與中古車商所提供的資訊存在巨大差異、車輛行駛里程經過「巧手調整」、嚴重甚至有買到AB車而刑責上身的問題。正因中古車狀況的不夠透明,讓消費者很難於中古車買賣過程中完全信任賣方,也無法放心購買,就連部分自認資深懂車人也曾有陰溝裡翻船的狀況。簡而言之,難以信任、無法放心、資訊不透明的三大痛點,在在讓消費者對於中古車購買望之卻步。

中古車的購買需求持續存在,但近來可以發現購買趨勢逐漸朝向「原廠」路線靠攏,主因就出在各汽車品牌以自家「商譽」為擔保的原廠認證中古車一一成立。以成立相當悠久的奧迪嚴選中古車而例,完全瞄準上述三大痛點的核心價值就是其可成為同業標竿、獲得消費者青睞的原因。

奧迪嚴選原廠中古車優勢一:信任

敢於品牌名後掛上「嚴選」,就是因為奧迪所提供的中古車輛,不僅皆有完整原廠服務記錄可供查詢,且經過了110項原廠標準的詳盡車況檢查,這兩點的資訊先建立消費者對於車輛來源的信任度後,在整體的銷售過程中,第一線的銷售人員也以客戶的需求推薦適合車款,舉凡是車型、顏色、配備甚至預算等都可層層篩選,而非像傳統中古車商以「清庫存」為第一銷售目標;再加上等同於新車銷售同樣等級的專業流程與產品知識,當客戶確認購買後,也會依照客戶的財務狀況提供客製化的方案;入手後也享有奧迪原廠標準售後服務流程與保固內容。在每個階段中,皆以原廠標準流程作為基礎,以信任作為買賣雙方溝通與往來的基石。

奧迪嚴選原廠中古車優勢二:安心

取得信任後,更要進一步超越顧客期待,為顧客達成安心的購買流程。因此奧迪嚴選中古車所銷售的車輛,除了保證無重大事故或泡水情事發生,更以原廠標準檢修與整備,範圍包含維修保養紀錄、外觀、內裝、動力系統、電子系統、底盤、配件等面向。此外,每一輛奧迪嚴選中古車在交車後至少享有一年不限里程原廠保固,保固期內無須擔心預期以外的維修費用,不僅可讓客戶買得安心,更可駕得開心。

奧迪嚴選原廠中古車優勢三:透明

選擇中古車的多數買家,無疑希望詳盡了解購車時的價格、後續的養車成本,簡言之就是要把一切買車、用車資訊透明化,因此奧迪嚴選中古車首先針對車輛資訊透明化可以減少後續養車潛在成本以外,車價也保證透明,並提供彈性付款方式,盡可能減輕車主的購車負擔。就算真的車輛出問題,也可享有保固維修服務與代步車使用,當然,24小時的Audi服務專線與全天候的道路救援服務等也可提供車主零時差的專業協助,幾乎等同於新車服務流程的保證,一切完全透明毫無隱藏與保留。

奧迪嚴選中古車作樣板,讓鍾愛即刻成真、更顯從容餘裕

以信任、安心、透明作為三大基石,有效擊退過往消費者購買中古車心中所擔心的痛點,不僅讓奧迪嚴選中古車成為當前中古車買賣最受歡迎的途徑,更是中古車買賣的最佳樣板。當購買中古車不再需要擔心信任、安心與透明問題,民眾就可以用相較新車更輕鬆的門檻,擁有過往無法企及的夢想車款,讓鍾愛不僅可以即刻成真,還比原先想像的更從容餘裕。

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