如何用英文委婉給他人建議?六個有效表達想法的技巧與句型

如何用英文委婉給他人建議?六個有效表達想法的技巧與句型
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我們想讓你知道的是

在職場上,如果要給予他人建議或批評,可以使用哪些技巧與說法,讓對方更願意聽你要說的話呢?以下推薦幾個實用的英文句型。

相信大家都知道職場人脈的重要性,在給予建議、指教或指責時,我們說的每句話都可能影響別人對我們的觀感。聰明的人會善用專業、委婉的表達技巧,避免自己在職場上樹敵。

這篇文章提供六個實用的英文表達技巧及觀念,並附上參考例句,幫助你建立良好的英文溝通概念。

技巧一:以稱讚開場,建立好氣氛

假設今天你在聆聽一位同事提案,無論對方講得好不好,聽完別人的報告都應該說一句Thank you for your presentation,這是基本的禮貌。

若你覺得對方的簡報不是很完美,為了讓接下來的指責不那麼「殘忍」,可以先稱讚對方的簡報,建立較好的氣氛和信任感,讓對方更願意聽你即將要說的話。

1. 若想稱讚對方的簡報可以說:

I enjoyed your presentation, and I can tell that you put a lot of effort into it.
我很享受你的簡報,可以看出你為此簡報付出了很多努力。

You presented a lot of good and helpful information today.
你今天的簡報提供了很多很好又實用的資訊。

另外,在評論或指責的過程中,適時鼓勵對方,也能讓對方明白你不是一味地指責他,而是看重他、對他有所期待,是個緩和氣氛的方法。

2. 若想鼓勵對方可以說:

You are better than that.
你的表現應該不只如此。

I believe you can do better next time.
我相信你下次會表現得更好。

技巧二:以「詢問」代替「質問」

「Where is the figure analysis I asked for? 」

我要求的數據分析在哪?

這句話是「質問」的語氣。不管是英文還是中文,「質問」都帶有攻擊性,容易讓對方覺得「我是不是做錯了」、「你是不是不相信我」,而不是「我該如何改進」。以下分享兩個避免質問的方法:

1. 以詢問代替質問:

What are some difficulties that you had with analyzing the figures?

你在分析數據時遇到了什麼困難呢?(沒遇到困難的話,你應該會將數據分析放進簡報中才對。)

2. 使用I was wondering if…的句型

使用I was wondering if…的句型,聽起來較溫和,指責的成分也較低。

I was wondering if you’ve had the chance to analyze those figures.

我在想你是否有機會分析那些數據。

技巧三:不是「你應該」,而是「我建議」

「Should」是台灣人很愛說的英文單字。在日常生活的對話中,我們可能會說You look tired. You should go to bed earlier. (你看起來好累,你應該要早點睡。)表達親朋好友之間普通的關心。然而,若是在職場上使用should表達建議,則有種命令的感覺,容易引起聽者的反感。

只有委婉有禮地提出建議,對方才會願意採納,以下推薦三種提供建議的句型:

1. I would suggest/recommend…

I would suggest digging into the data before proposing a plan.

我建議你在提議一個計劃之前,要先分析數據。

2. Why don’t you…? / How about…?

How about digging into the data before proposing a plan next time?

下次在提議一個計劃之前,先分析數據如何?

3. Next time you might want to…

Next time you might want to dig into the data before proposing a plan.

下次你也許會想在提議一個計劃之前,先分析數據。

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技巧四:客氣地表達要求

I hope you send me a video presentation via email.
我希望你將簡報錄成影音檔,以電郵形式寄給我。

Please get the work done before next Wednesday.
請在下週三之前完成這項任務。

先看第一句:「I hope / I need…」 是老闆在命令下屬時使用的句型,職位高低相同的同事之間不太適合使用,會讓聽者聽了不舒服。

再看第二句:很多人覺得「please」的意思是客氣的「請」,便認為在句子中加入please,等於加入了禮貌的語氣。然而,please除了客氣的請求之外,還經常與祈使句連用,表達「命令」。在指責的情況下使用please,對聽者來說更像「嚴肅的命令」而非「禮貌的要求」。

若想用英文客氣、委婉地要求他人,有以下兩方法:

1. 使用正向的單字:nice、great、good、appreciate(感謝、感激)

It would be nice/ great if you send me a new video presentation via email.
如果你能將新的簡報錄成影音檔,以電郵形式寄給我,那就太好了。

It might be a good idea to send me a new video presentation via email.
將新的簡報錄成影音檔,並以電郵形式寄給我,應該是個很棒的點子。

I would appreciate it if you send me a new video presentation via email.
我會很感謝你將新的簡報錄成影音檔,以電郵形式寄給我。

2. 使用疑問句:

Is it possible for you to finish the work before next Wednesday?
你有沒有可能在下星期三之前完成這項任務呢?

Could you finish the work before next Wednesday?
你是否能在下星期三之前完成這項任務呢?

技巧五:「現在進行式」比「現在式」溫和

生氣或是與他人爭論的時候,我們可能會脫口說出具強烈指責性的話語,因而得罪對方,甚至造成雙方關係的破裂。有一個方法可以避免這樣的情況發生:以「現在進行式」代替「現在式」。以下用例子說明:

You are impatient.
你很沒耐心。(表達「我覺得你就是個沒耐心的人」,指控的是對方的人格特質。)

You are being impatient.
你現在很沒耐心。(表達「我覺得你此時此刻很沒耐心」,指控的是當下對方的狀態。)

職場上難免有意見不合的時刻,如果使用現在式,就是在形容這個人一直以來都是如此,是會馬上得罪人的。就算是怒火中燒的時刻,也要記得以「現在進行式」代替「現在式」,僅針對當下的狀況作出回應,以免造成難以彌補的錯誤喔!

技巧六:不要再說「我認為(I think)」

「I think…」絕對是台灣人最愛使用的句型,也有很多人會說「In my opinion…」。但是表達自己的意見時,不要只會說這兩句。除了I think跟In my opinion之外,還能怎麼表達「我認為」?

1. I would say… 我會說‥…

I would say Tokyo is the best city to travel to around the world.

我會說,東京是全世界最適合旅行的城市。

2. As I see it,… 依我看來……

As I see it, he was not telling the truth.

依我看,他並沒有說實話。

3. To be honest,… 說真的……

To be honest, Tom performed way better than Betty.

說真的,Tom表現得比Betty好太多了。

4. I guess… 我認為……

Guess除了「猜測」之外,還有較謙虛、溫和的「認為」之意:

I guess you are not fully prepared.

我覺得你沒有做好萬全的準備。

委婉不傷感情地指責別人,同時客觀禮貌地提供建議,最後客氣地提出要求。學會以上這六個實用技巧,不只能避免衝突、讓自己說的話更有說服力,還能展現個人修養,獲得同事的敬重。

本文經CLN|Corporate Language Network授權刊登,原文刊載於此

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責任編輯:游家權
核稿編輯:翁世航


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