如何用英文委婉給他人建議？六個有效表達想法的技巧與句型

相信大家都知道職場人脈的重要性，在給予建議、指教或指責時，我們說的每句話都可能影響別人對我們的觀感。聰明的人會善用專業、委婉的表達技巧，避免自己在職場上樹敵。

這篇文章提供六個實用的英文表達技巧及觀念，並附上參考例句，幫助你建立良好的英文溝通概念。

技巧一：以稱讚開場，建立好氣氛

假設今天你在聆聽一位同事提案，無論對方講得好不好，聽完別人的報告都應該說一句Thank you for your presentation，這是基本的禮貌。

若你覺得對方的簡報不是很完美，為了讓接下來的指責不那麼「殘忍」，可以先稱讚對方的簡報，建立較好的氣氛和信任感，讓對方更願意聽你即將要說的話。

1. 若想稱讚對方的簡報可以說：

I enjoyed your presentation, and I can tell that you put a lot of effort into it.
我很享受你的簡報，可以看出你為此簡報付出了很多努力。

You presented a lot of good and helpful information today.
你今天的簡報提供了很多很好又實用的資訊。

另外，在評論或指責的過程中，適時鼓勵對方，也能讓對方明白你不是一味地指責他，而是看重他、對他有所期待，是個緩和氣氛的方法。

2. 若想鼓勵對方可以說：

You are better than that.
你的表現應該不只如此。

I believe you can do better next time.
我相信你下次會表現得更好。

技巧二：以「詢問」代替「質問」

「Where is the figure analysis I asked for? 」

我要求的數據分析在哪？

這句話是「質問」的語氣。不管是英文還是中文，「質問」都帶有攻擊性，容易讓對方覺得「我是不是做錯了」、「你是不是不相信我」，而不是「我該如何改進」。以下分享兩個避免質問的方法：

1. 以詢問代替質問：

What are some difficulties that you had with analyzing the figures?

你在分析數據時遇到了什麼困難呢？（沒遇到困難的話，你應該會將數據分析放進簡報中才對。）

2. 使用I was wondering if…的句型：

使用I was wondering if…的句型，聽起來較溫和，指責的成分也較低。

I was wondering if you’ve had the chance to analyze those figures.

我在想你是否有機會分析那些數據。

技巧三：不是「你應該」，而是「我建議」

「Should」是台灣人很愛說的英文單字。在日常生活的對話中，我們可能會說You look tired. You should go to bed earlier. （你看起來好累，你應該要早點睡。）表達親朋好友之間普通的關心。然而，若是在職場上使用should表達建議，則有種命令的感覺，容易引起聽者的反感。

只有委婉有禮地提出建議，對方才會願意採納，以下推薦三種提供建議的句型：

1. I would suggest/recommend…

I would suggest digging into the data before proposing a plan.

我建議你在提議一個計劃之前，要先分析數據。

2. Why don’t you…? / How about…?

How about digging into the data before proposing a plan next time?

下次在提議一個計劃之前，先分析數據如何？

3. Next time you might want to…

Next time you might want to dig into the data before proposing a plan.

下次你也許會想在提議一個計劃之前，先分析數據。

Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

技巧四：客氣地表達要求

I hope you send me a video presentation via email.
我希望你將簡報錄成影音檔，以電郵形式寄給我。

Please get the work done before next Wednesday.
請在下週三之前完成這項任務。

先看第一句：「I hope / I need…」 是老闆在命令下屬時使用的句型，職位高低相同的同事之間不太適合使用，會讓聽者聽了不舒服。

再看第二句：很多人覺得「please」的意思是客氣的「請」，便認為在句子中加入please，等於加入了禮貌的語氣。然而，please除了客氣的請求之外，還經常與祈使句連用，表達「命令」。在指責的情況下使用please，對聽者來說更像「嚴肅的命令」而非「禮貌的要求」。

若想用英文客氣、委婉地要求他人，有以下兩方法：

1. 使用正向的單字：nice、great、good、appreciate（感謝、感激）

It would be nice/ great if you send me a new video presentation via email.
如果你能將新的簡報錄成影音檔，以電郵形式寄給我，那就太好了。

It might be a good idea to send me a new video presentation via email.
將新的簡報錄成影音檔，並以電郵形式寄給我，應該是個很棒的點子。

I would appreciate it if you send me a new video presentation via email.
我會很感謝你將新的簡報錄成影音檔，以電郵形式寄給我。

2. 使用疑問句：

Is it possible for you to finish the work before next Wednesday?
你有沒有可能在下星期三之前完成這項任務呢？

Could you finish the work before next Wednesday?
你是否能在下星期三之前完成這項任務呢？

技巧五：「現在進行式」比「現在式」溫和

生氣或是與他人爭論的時候，我們可能會脫口說出具強烈指責性的話語，因而得罪對方，甚至造成雙方關係的破裂。有一個方法可以避免這樣的情況發生：以「現在進行式」代替「現在式」。以下用例子說明：

You are impatient.
你很沒耐心。（表達「我覺得你就是個沒耐心的人」，指控的是對方的人格特質。）

You are being impatient.
你現在很沒耐心。（表達「我覺得你此時此刻很沒耐心」，指控的是當下對方的狀態。）

職場上難免有意見不合的時刻，如果使用現在式，就是在形容這個人一直以來都是如此，是會馬上得罪人的。就算是怒火中燒的時刻，也要記得以「現在進行式」代替「現在式」，僅針對當下的狀況作出回應，以免造成難以彌補的錯誤喔！

技巧六：不要再說「我認為（I think）」

「I think…」絕對是台灣人最愛使用的句型，也有很多人會說「In my opinion…」。但是表達自己的意見時，不要只會說這兩句。除了I think跟In my opinion之外，還能怎麼表達「我認為」？

1. I would say… 我會說‥…

I would say Tokyo is the best city to travel to around the world.

我會說，東京是全世界最適合旅行的城市。

2. As I see it,… 依我看來……

As I see it, he was not telling the truth.

依我看，他並沒有說實話。

3. To be honest,… 說真的……

To be honest, Tom performed way better than Betty.

說真的，Tom表現得比Betty好太多了。

4. I guess… 我認為……

Guess除了「猜測」之外，還有較謙虛、溫和的「認為」之意：

I guess you are not fully prepared.

我覺得你沒有做好萬全的準備。

委婉不傷感情地指責別人，同時客觀禮貌地提供建議，最後客氣地提出要求。學會以上這六個實用技巧，不只能避免衝突、讓自己說的話更有說服力，還能展現個人修養，獲得同事的敬重。

本文經CLN｜Corporate Language Network授權刊登，原文刊載於此

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責任編輯：游家權
核稿編輯：翁世航