寫email不要太直白，如何專業又委婉地用英文指出對方的錯誤？

談話時說出太直白的句子難免使人感到不愉悅，撰寫email時，只能利用文字表達更是如此。收件人無法閱讀寄件者的表情和語氣，太口語化的文句不僅會使專業度大打折扣，也可能被誤會成一位失禮的人。

因此，在職場撰寫書信時，當收件人是上司、客戶或不那麼熟悉的同事時，建議都帶著外交口吻（diplomatic）來書寫。本文將示範如何改寫以下職場常用的三個句子，讓你專業又委婉地指出對方的錯誤！

There is a problem.

假想自己是客戶，開啟email就看到這句話，一定會焦慮地想到底出了什麼問題。所以可以轉換成較完整的寫法：

There seems to be an issue with this, but it’s not serious.

這件事似乎有些問題，並不嚴重。

I disagree.

討論過程中出現意見分歧的時候，如果只說I disagree. 而沒有說出不同意的理由，會讓對方摸不著頭緒。如果希望提出異議並維持雙方情誼，建議採取「先同意，再建議」的用法：

Yes, I can see what you’re saying, but don’t you think that… ?

是的，我了解你的看法，但你不覺得⋯⋯？

It is a bad idea.

當你收到一封信，只看到一句 It is a bad idea. ，就如同上一個例句，沒有原因的被否定了先前的努力，必然會感到灰心。因此，當你是寄件人時，建議使用外交口吻，婉轉地改變此句：

To be honest, I’m not sure if it’s a good idea.

老實說，我不確定這是否是個好主意。

以下提供另外兩種禮貌地指出對方錯誤的方法：

運用不確定的語氣：It seems like… / I’m not sure…

不確定的語氣能夠減緩指責的語氣，如例句：

It seems like you don’t understand the situation.
你似乎不太了解情況。

I’m not sure I agree with you about this.
我不確定我是否同意你。

運用帶有歉意的語氣：I’m afraid…

這是指句中帶有「不好意思」的意味，如例句：

I’m afraid that’s not quite right.
不好意思，你（說的話）恐怕不是非常正確。

I’m afraid you’re mistaken.
很抱歉你搞錯了。

商用英文email的細節不只這些，掌握愈多細節，愈能提高書信往來的品質，可別因為小地方的失誤而失去一次商務交易機會。

本文經CLN 商用英文專欄授權刊登，原文刊載於此

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責任編輯：游家權
核稿編輯：翁世航