嫌開會沒效率浪費時間?因為你沒下載這個會議記錄範本

嫌開會沒效率浪費時間?因為你沒下載這個會議記錄範本
Photo Credit: John Benson @Flickr CC BY 2.0

我們想讓你知道的是

不是所有的會議都是一個自我表現的場合,尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」,這時候發言不是目的,解決問題才是。

很多時候會議主持人喜歡在開場時說:「等一下希望會議上大家能暢所欲言」,於是一個人接著一個人,鼓勵大家發言,輪流討論,把會議當成議會,把發言當成會議目的。但是,慢慢的我們發現整場會議下來大家愈來愈累,直到最後好像沒有時間完成有效結論?

不是所有的會議都是一個自我表現的場合,尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」,這時候發言不是目的,解決問題才是。

面對職場上這些「以解決問題為目的」的會議,應該怎麼開才能有效率的快速完成?應該怎麼進行才不會把明明要推動工作進度的會議,變成佔用工作時間的兇手之一呢?(延伸閱讀:把瑣事管理好?專案做到死也做不好

最近,我在國外網站發現了一張很有意思的「會議紀錄格式範本」,可以免費下載。它和我們一般常見的範本很不一樣,是用很具體的概念來設計開會方法,改善傳統缺乏效率的會議流程,依照這張範本的設計去規劃會議、執行會議,確實能夠很明確的減少那些浪費生命的開會時間。

有興趣的朋友,可以到「amazemeet」這個網站,去下載他的「Meeting Facilitator Canvas」,這是該位站長特別設計的會議格式。

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透過登錄自己的郵件,「AmazeMeet」就會寄送一封信給你,裡面包含了PDF與Word版本的「Meeting Facilitator Canvas」下載連結。

Word版的優點是可以自己修改與填寫內容,而PDF版除了可以直接列印,還包含了更豐富的使用教學,仔細說明了他如何可以增加「有效會議」的方法。

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如果你是從一兩年前就開始追蹤電腦玩物的文章,那麼應該有看過我寫的「如何建立有效會議記錄?Evernote會議筆記範本格式心得」一文。那時候我就在Evernote上嘗試建立有效的會議紀錄範本。

而在看過前面推薦的「Meeting Facilitator Canvas」這個開會格式後,我也嘗試改良了自己在Evernote上的會議筆記。如果你對我改良後的Evernote專用會議記錄範本有興趣,也可以到這裡下載我的「Evernote會議筆記範本」。

下面,就讓我輔以自己的開會經驗,來說明這個特製會議記錄格式的使用方法與意義。

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首先「Meeting Facilitator Canvas」這張會議記錄格式強調在「開會前」應該要完成「會議目標」、「與會者」、「會議任務議程」三項設計,這看起來很普通?但其實有一些填寫的訣竅。

1. 會議目標不是會議名稱:

「會議目標」填寫時一定要很明確,仔細一點比較好,不要像以前只是取一個會議名稱,而應該真的把開會的目的「論述」出來,寫成一段話來闡述這次開會要解決的關鍵問題是什麼?我們嘗試在這次會議獲得什麼程度的結論?達成這個會議目標可以推動什麼進展,如果沒有達成會怎麼樣?

2. 不需要大家都來開會,確定每個人的會議功能

接著在「參與者」的部分也不要像以前一樣只是寫上誰要開會,而應該要列舉每個與會者的「可能貢獻」、「會議功能」,這樣一來過濾掉不需要參與的人避免浪費他們時間,二來也可以發現要解決會議目標時我們還漏掉了哪些人,可以即時補上邀請。

3. 檢驗出那些不需要開的會議

「Meeting Facilitator Canvas」設計者在這個步驟還提供了一個很有用的建議,如果當我們在構思會議目標、規劃參與者功能時,發現無法歸納有效的核心問題?無法湊足有效與會者?那麼很有可能這次會議是「不值得開的」,應該在這時候就立刻取消這類無效會議。

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將「會議目標」進行明確論述,找出會議要解決的核心問題是什麼?

然後「與會人」具體列舉出每個人的功能,其實就是在研判這些人的合作是不是真的可以解決那個核心問題?

4. 規劃議程不是發言順序,而是任務分配

有了這樣的設定後,盡快先進行「會議任務議程」的規劃,但這裡千萬不要像以前那樣只是把每個人的發言順序寫上去,相對的,我們應該寫的是「如何解決那個核心問題」的討論流程。

「Meeting Facilitator Canvas」範本中建議大家寫出:誰可以負責主導哪一段討論?這一段討論解決核心問題的哪個步驟?這一段討論適合多少時間內解決?

5.不要只給與會者開會時間和地點

把這樣一個前製作業的會議規劃先寄給與會者看,讓他們知道自己負責的任務、限制的時間,以及請他們對會議目標提供修正建議。在會議前先利用線上溝通進行這些前置作業,就能讓開會時更準確迅速的完成目的。

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可以說,「開會前」的那些規劃是最重要的,會議記錄應該在開會前就開始進行,這樣才能用更短的時間完成有效的會議,只是我們常常忽略了這個先行步驟。而使用這樣一個範本的好處,就是提醒自己去確實的完成這些前置作業。

6. 比會議記錄更重要的是?會後行動

那麼真正開會中呢?這裡提供了兩個欄位,一個是填寫「重要會議記錄」的欄位,除了把開會中重要的發言寫下來,也最好能夠註記是誰說的,並且明確寫下針對前面每個問題的最終結論是什麼。

另外一個則是「會後行動」的欄位,我在筆記裡故意把他排在會議記錄的上方,是有統整的意思,每一次會議結束,除了保留記錄,更重要的是從討論的過程與結論中總結出「之後要做什麼?」

會後行動才是所有會議的最終目的,所以要把誰?什麼時候?要完成哪個行動?具體的列舉在會議記錄上,最後寄發給所有與會者追蹤並執行任務。


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雞蛋富翁4ni?!將來銀行x全聯,開戶就拿今年最有感豪禮

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Photo Credit:TNL Brand Studio

我們想讓你知道的是

將來銀行將在今年秋天攜手大股東全聯推出超狂開戶好禮。在揭曉領取方式之前,先根據直覺選擇第一眼喜歡的蛋料理吧,這將神準反應出你的人格特質,並根據特質找到最適合你在將來銀行使用的服務。

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所謂禮多人不怪,但是送禮能送到心坎裡,那才叫厲害。作為台灣開放金融與智慧生活的領導品牌,將來銀行總是可以用最有創意和歡樂的方式,滿足消費者在金融及生活方面的種種需求。今年秋天,將來銀行真心好秋!攜手大股東全聯,要送給開戶的朋友一份最實用、最有感、最令親朋好友厝邊鄰居都羨慕的超狂好禮——大武山雞蛋!

等一下,而且還是兩盒!

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Photo Credit:TNL Brand Studio

完成開戶及裝置綁定就有 100 N 點,再領兩盒雞蛋兌換券

將來銀行與大股東全聯攜手推出「雞蛋券」,只要透過專屬的邀請碼「PXEGGS」開戶,就可獲得100N點(1點=1元),再加上兩盒(一盒10顆蛋)的大武山雞蛋兌換券!在經歷蛋荒的衝擊,意識到生活中有太多地方需要用到蛋的今天,這種豪禮也太奢華了吧!

開戶拿雞蛋券,方法很簡單。首先準備好雙證件以及他行臨櫃開立的帳號之後,下載將來銀行App開戶,記得一定要輸入雞蛋券的邀請碼「PXEGGS」開戶才可以喔;接著會收到一封開戶完成簡訊,按照說明完成裝置綁定,你就會在將來銀行App的票券匣中,看到兩張「大武山履歷蛋兌換券」囉。

接下來,請下載PXPay App加入會員,在PXGO票券夾裡,點選「大武山雞蛋」,可以直接確認附近全聯門市中的大武山雞蛋庫存量,方便你選定門市再出發,完全不擔心白跑一趟。帶著輕鬆愉快的心情到門市之後,直接到架上拿取指定的「大武山牧場雞蛋」,到櫃檯結帳時開啟將來銀行App的票券匣,選擇「大武山履歷蛋兌換券」,然後進入PXGO兌換蛋蛋,讓店員掃描QR Code,就大功告成啦!

雞蛋富翁的奢華料理

一口氣拿到兩盒優質雞蛋,晉升雞蛋富翁的你,當然要先炫富一波。這裡為大家介紹三道非常適合帶出門的豪奢擺闊雞蛋料理,帶著它們一起去露營、戲水、上班、上學都能盡顯非凡氣勢,讓大家知道你在將來銀行開戶之後,不只在科技上與未來金融趨勢更接近,在餐桌上也是領先眾人的大富翁。

1. 蚵仔只是提味用的蚵仔煎
準備木薯粉(或地瓜粉)、太白粉、麵粉、十幾顆蚵仔、三顆雞蛋和一小把青菜。先將兩湯匙的木薯粉(或地瓜粉)、一湯匙太白粉和半湯匙麵粉,加水拌勻成粉漿;然後將蚵仔下鍋,30 秒之後倒入粉漿,等到粉漿的邊邊看起來有點焦焦的,就可以加入三顆打散的雞蛋,再放青菜,繼續煎到雞蛋和青菜全都熟透即可。起鍋後將蚵仔挑起來,把蛋煎分享給爸爸:「爸,我在將來銀行完成開戶及裝置綁定,獲得兩大盒大武山優質牧場雞蛋兌換券,蛋煎都給你,我吃蚵仔就好。」想必爸爸會立刻讚嘆,大武山雞蛋是來自五星牧場的 AA 級動福蛋,雞隻們聽著莫札特的音樂成長生活,產出高品質的安心雞蛋,將來銀行真是懂蛋啊!

2. 香菇只是裝飾用的香菇蒸蛋
準備三朵香菇、一罐雞湯和四顆雞蛋。先將雞蛋在碗公裡面打散,然後加入一罐雞湯以及切成小片的香菇。放入電鍋後在外鍋加兩杯水,按下開關,蓋子記得要留個小縫透氣。開關跳起來之後再悶五分鐘就可以了。上桌之後把所有的香菇都舀起來,把純蒸蛋分享給媽媽:「媽,我在將來銀行完成開戶及裝置綁定,獲得兩大盒大武山優質牧場雞蛋兌換券,蒸蛋都給你,我吃香菇就好。」想必媽媽會露出感動的微笑,畢竟今年雞蛋價格頻頻上漲,要買個蛋還到處缺貨,將來銀行開戶真的是太甘心啦。

3. 一次十顆茶葉蛋
準備十顆雞蛋,用冷水起鍋煮成白煮蛋,煮好以後放涼再冰冰箱過一夜。隔天用湯匙輕輕把白煮蛋表面敲破,放入鍋內,加醬油、水(醬油要比水多,而且要蓋過水煮蛋),然後放一包滷包、一包紅茶包、一些八角和甘草,開火煮到滾。滾了之後轉小火繼續煮十分鐘,然後關火冷卻,連續重複三次就可以了。和好朋友分享的時候記得一口氣全梭出去,自己一顆也不留,讓大家驚訝於你的大方豪爽:「我在將來銀行完成開戶及裝置綁定,獲得兩大盒大武山優質牧場雞蛋兌換券,煮完這十顆我還有十顆。」想必你的朋友一定會覺得,將來銀行的雞蛋券活動,是結合了金融、零售、科技的創舉,真的是超有創意,不參加不行!

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