【教學】如何使用Excel公式製作簡易記帳表,有效控管花費?

【教學】如何使用Excel公式製作簡易記帳表,有效控管花費?
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我們想讓你知道的是

你能清楚掌握自己每個月的金流動向嗎?許多人雖然沒有高額的消費支出,直到月底發現存款金額總是毫無增長,才開始懊惱當初怎麼沒有養成良好的記帳習慣。今天教你用Excel製作簡易記帳表,透過記帳有效控管每月開支。

文:Chris Tsai

先審視自我用錢習慣

不少理財達人或專家都會建議,想要存下人生第一桶金,必須透過記帳來達成這項目標,但「落實記帳」對許多人而言,是一件容易半途而廢甚至痛苦的事情,究竟該如何有效控管花費呢?其實可以從了解自己每個月的收入與支出開始。

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Photo Credit: COMMEET編輯Chris

設計記帳表時,除了先盤點每個月的收入來源、固定支出,也要將實際生活消費依照自己的需求分門別類。這次提供的記帳表範本,幫大家安排了食衣住行育樂等消費類別,其中詳細的消費項目,可以根據使用者的生活花費項目自由填寫。最後再透過月底的生活花費結算,就能了解自己在哪種消費類別花費較多。

如果有預先排定的行程或重要紀念日,此記帳表也有月日曆的配置,當天有比較高額的消費支出,便能藉此日曆進行對照,了解金錢流向。

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1. 收入來源

一般工作者的收入來源,不外乎是每月薪資及額外的三節或業績獎金,假如某天有臨時的收入進帳,像是發票、刮刮樂中獎,可以填寫在當日的臨時收入中,總表的臨時收入金額欄位公式已設定好,會自動計算每月的臨時收入總和,記得不用再另外輸入內容,以免設定好的公式跑掉,導致記帳表無法正常使用。

2. 固定支出

了解所有收入來源後,可以將每個月的固定支出詳列於表格中,你會發現這些開支通常是一個月之中花費金額最高的項目,例如:房租、房貸、車貸等高額款項。

平時沒有記帳習慣的人,就能透過這樣的模式審視這些花費的必要性,倘若發現是電費佔總支出的比例居高不下,節省用電便是你該養成的生活習慣。掌握先從固定支出開始節省的原則,其實會比省小錢、餐費容易許多。

3. 信用卡消費明細

你是屬於外出都使用現金消費的族群嗎?其實善用信用卡的回饋,也可以達到理財的效果。由於信用卡有著「先購物、後付款」的特性,許多人無法有效掌握信用卡的消費金流。因此這次的記帳表有規劃信用卡消費明細的區塊,讓使用者可以詳細紀錄當月的消費款項,主動控管金錢流向,更有機會存下第一桶金。

Excel功能:資料驗證

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使用信用卡消費還有一個要注意的重點,那就是「繳款截止日」,許多銀行雖然提供1~3天的緩衝期,不過仍然有掉進循環利息與支付違約金的風險,為了避免這樣的情形發生,建議利用Excel非常好用的功能「資料驗證」來統一管理所有的信用卡。

在每次信用卡消費時,都必須重新輸入信用卡名實在很麻煩,為了加速記帳的便利性,在進入本次提供的記帳表範本中,可以點選「信用卡一覽」的工作表,A直欄中有A~J的空格,可以直接輸入自己所有的信用卡名稱,並附註上繳款截止日。

回到信用卡消費明細區塊,點選卡名空格,再從上方功能列中,依「資料>資料驗證」的途徑叫出資料驗證視窗,並在允許的下拉式選單中選擇「清單」,來源則框選A欄位中,有信用卡名的表格,便能製作出便捷的信用卡選單囉!(步驟可參考上方圖例)

Excel功能:條件式格式設定

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大家是否常因為工作表無法有效個人化而困擾很久呢?其實Excel有提供這樣的功能,今天為大家介紹「條件式格式設定」的功能,來替每月可支配餘額訂定超標的提醒吧!

假設本月可支配餘額小於零的時候,我希望金額可以從原來的格式變成紅色粗體,首先可以點選可支配餘額的金額表格,並從上方功能列中,依「常用>條件式格式設定>醒目格式儲存格規則>小於」的途徑叫出格式化規則視窗,只要輸入金額、設置好表格的格式方式就大功告成。(步驟可參考上方圖例,其他類似的預算標準都能利用此功能進行設定)

Excel公式:IF函數

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Excel在套入公式的表格中,若無輸入任何內容,會使合計項顯示零,但記帳表中,有超過三十格的表格有設定計算公式,這會導致記帳表雜亂不堪,難以對照金錢的流向,為了解決這樣的情形發生,可以使用IF函數(邏輯式,True,False)。

根據上方圖例,假設我想將A6的合計項顯示成空白格,邏輯式可以輸入加總結果為零「 SUM(A1:A5)=0 」,若等於零,顯示空白格「“”」,若不等於零,則顯示原來的加總結果值「 SUM(A1:A5) 」,完整公式:=IF(SUM(A1:A5)=0,””,SUM(A1:A5))。美美的記帳表格便製作完成囉!

養成記帳習慣其實並不難,每天花五分鐘回顧當日的消費,花錢可以更無負擔。

最後有個小提醒:範本中有提供30日與31日的記帳頁,想製作其他月份的記帳表,只需更改月日曆的日期,以及生活消費支出的星期,其他欄位的公式都已經設定好,無需手動更新。下載記帳表範本,一起有效掌握開支吧!

本文經COMMEET 差旅及費用管理系統授權刊登,原文發表於此

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責任編輯:游家權
核稿編輯:翁世航


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