學會「簡報設計」小撇步，上班族也能做出好看、實用的投映片
我們想讓你知道的是
很多職場或是簡報的書籍和課程，也會談及平面設計的理論，但是如何將這些理論帶進去日常的辦公室生活，應用在改善投映片的設計，著墨就相對較少；或是反過來說，有時候上司或是同事，給予了我們一些投映片設計的回饋或建議，採用過後好像真的好看一點，可是，這種「好看一點」的背後，我們是否已經在實踐了一些看似複雜的設計理論呢？
文：上班族簡報日常
除非你是設計業的同仁，否則「上班族」和「平面設計」好像是兩個風馬牛不相及的名詞。簡報設計背後固然也牽涉到平面設計的理論，但沒有相關設計背景和訓練的上班族，是否就不能把投映片設計好呢？或是其實有一些設計上的小撇步，我們早已在應用了而不知道背後的原委呢？
好的投映片設計從來不是少數人的專利，就讓工科出身的我，和大家探討一下如何把設計理念帶進實戰吧。
很多職場或是簡報的書籍和課程，也會談及平面設計的理論，但是如何將這些理論帶進去日常的辦公室生活，應用在改善投映片的設計，著墨就相對較少；或是反過來說，有時候上司或是同事，給予了我們一些投映片設計的回饋或建議，採用過後好像真的好看一點，可是，這種「好看一點」的背後，我們是否已經在實踐了一些看似複雜的設計理論呢？
在東西方云云設計理念中，我們會來看其中的跟簡報設計息息相關的四個：接近性（proximity）、圍繞性（enclosure）、主體／背景（figure/ ground）和留白（negative space）。
當然，這並不是說，只有這四個理念是重要的；例如利用重覆（repitition）表達核心概念，和利用對比（contrast）表達相反的立場、或是突顯重點，相信也不用花長文解說，而市面上也已經有很多利用三分法（rule of thirds）來做攝影構圖、平面設計或是投映片排版的例子。不瞞你說，也有看過不少簡報文章或是書籍，談及簡報設計理念的時候，展示了上圖便完結，留下了「然後呢？」的疑問，所以要把理論帶入實戰，接下來上班族們一起看下去吧。
接近性、圍繞性以及主體／背景源自或是演化自於十九世紀二十年代的心理學格式塔（Gestalt）學派，對視覺感知的研究，Gestalt在德文是模式、形狀的意思，論述大腦如何以整體方式感知事物。除了引申出以上幾種設計理念外，也包括相似性（similarity）、延續性（continuity）、閉合性（closure）、對稱性（symmetry）、共同命運（common fate）等，對設計帶著深遠的影響。
接近性原則的意思是，距離相近的原素，會被視覺感知成帶著關連的一部分。
我們來看看以下的例字。通常我們在投映片上要快速輸入要點的時候，很容易變成左邊的結果，相對於圖中的右邊，可讀性是右邊高一點，但是為什麼？
察看左邊的行距，在每一行也是一致的；相反在右邊，重點和解說的距離較接近，而解說與下一個重點的距離則被明顯地拉開了。
應用接近性的原則，因為較少的行距，在未曾開始閱讀文字的情況下，視覺感知已經可以判斷出各個重點與解說是屬於一個部分，而右邊是展示著三個部分，這樣的分野可以令觀眾更快速及舒服地理解你的投映片內容。
這幾年的簡報設計流行使用圖示（icons），然而與純文字一樣，圖示的擺放也可以參考接近性原則。下圖是一個簡單例子，在圖示下方多數會有一個名稱或是名詞，所以要留意圖示之間的距離，以及圖示及下方名稱的距離，兩者的比例和分配。縮減圖示與名稱的距離，就如虛線所示，可以更有助在視覺上快速又無形地建立他們的關係。
上班族的簡報除了文字和圖示以外，很多情況下也要展示複雜的結構，例如是人事組織圖、系統流程圖或是晶片設計圖等，需要有妥善的方法去指示出各部分的名稱和解說。簡報軟體預設了很多形狀，我們有時候會覺得不用上它們，好像會流於浪費或是不專業，下圖上方便是幾種常見的形狀應用。
使用這些形狀並沒有對錯之分，只是如果你需要在同一頁投映片中加上很多的註解或是解說，這幾款形狀在視覺上便會做成累贅，也有機會因爲沒有明顯的主客比重，而未能將目光放在主角或重點身上。
嘗試退一步，參考圖中下方的簡約設計，一方面減少了註解太多時視覺的累贅，另一方面簡約的線條也不會搶戲。在這裡再一次應用了接近性原則，只要解說文字與引導線的距離較短，再次如虛線所示，在腦海中自然地感知和判斷成一個整體，而不會與上下的解說或線條做成混淆。
圍繞性原則的意思，就是被圍繞起的視覺元素，例如是利用框線或是色塊，會被視覺感知成為關連的一部分。
框線就正如在前面幾幅圖之中，運用了虛線邊框，圍起了視覺感知會成為一體區域的地方，不需要特別再作解說。
至於色塊，則是簡報設計其中一個最常用的視覺元素，透過圍繞性原則，無論是自行創作或是簡報模版，以色塊切割畫面的例子比比皆是，不用特別指明，單憑色塊便可以在腦海中明白畫面是分開成兩個或以上的部分。在下圖的例子中，（1）及（2）都是接比例切割投映片的方式，分別是橫向地分配給標題和內容，以及縱向地切割出左邊的部分用作主題或圖片之用。
至於（3）和（4）則是平均比例式的切割手法，中間對切特別適用於兩件事情的比較，或是闡述前後的對比，而採用斜線作為分割，一方面維持均分的比例，亦可以帶來一點的動感。當需要顯示三個或以上論點的時候，可以考慮垂直平均切割畫面，讓觀眾未開始細讀文字以先，已經領會到投映片的內容，將會是三個或以上，重要性均等的部分。把畫面平均地分隔開後，幾個色塊之間可以選擇以一個色階作為配色，增加層次感之餘，又可以把目光先帶往最左邊的色塊，讓觀眾的視線與你的解說一致地在投映片上移動。
採用大面積的色塊可以協助分割畫面，而小面積的色塊，則可以幫助我們平衡內容。假設你要為四級疫情對應作一個簡報介紹，由於第一、二級的條件相對比較短，看上去有機會造成左輕右重的感覺。用上小面積的色塊，把四個級別的條件都各自包圍著，一方面加強了級別與條件之間的關係（接近性原則再加上圍繞性原則），另一方面雖然不能完全消除左輕右重的感覺，但是也加強了四個級別之間的視覺平衡。
