為什麼社區需要物業公司協助管理?可以選擇聘用總幹事就好嗎?

為什麼社區需要物業公司協助管理?可以選擇聘用總幹事就好嗎?
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我們想讓你知道的是

管委會成員本身也是住戶,皆為無給職之工作,不可能每天都投入大量時間來執行社區行政事務。另外管委會每年改選,剛上任的委員也很難快速了解社區情況。透過管委會聘僱物管公司或聘任管理服務人(總幹事),專職服務社區是較為理想的作法。

文:昭彥老師

為什麼社區需要物業公司協助管理?

有效分擔管委會的心力。管委會成員本身也是住戶,皆為無給職之工作,在日常也大都有自己的工作,不可能每天都投入大量時間來執行社區行政事務。

另外管委會每年改選,剛上任的委員也很難快速了解社區情況。透過管委會聘僱物管公司或聘任管理服務人(總幹事),專職服務社區是較為理想的作法。

該選擇聘用總幹事或是物業公司?

以廉價航空與一般航空公司來類比,一個是你可以自由搭配需要的服務,例如餐點、行李託運;一個是只能選擇指定的服務方案。

總幹事是社區行政的執行者,而物業公司統包社區行政、保全、環境清潔等服務。

以社區來說,除非你們社區幾乎沒有公共設施,只需要有人在櫃台收發包裹,那麼聘請一位總幹事作為社區管理員即可,只是要記得處理此員工勞健保;如果是跟物業公司簽約,相對就單純許多,物業公司會協助指派保全人員、總幹事;與機電廠商、垃圾清運、清潔公司簽約來協調相關人員進行消防維護、環境清潔、園藝整理。

當然還是要回歸社區預算,但只能說,物業這筆預算支出,省不得。

提供專業諮詢,避免風險

除非本身是社區管理從業人員,或是有花時間投入學習,大多數人其實不熟悉《公寓大廈管理條例》,遇到許多爭議不知道要怎麼處理。

而物業公司就是提供管委會這類專業諮詢的對象。包括像是政府定期的基本消防安全檢查、住戶進行房屋裝潢的基本原則與規範、機電維護保養的經驗、對社區財務管理之管理費用催繳、住家安全管理,或是住戶違規時候幫助管委會訴求法律途徑。

社區經營最難的部分,往往不是設備的維修,而是人之間的紛爭。有專業的第三方提供建議與協助,可以避免人情世故造成的爭議。

物業公司的評估與聘用

通常在管委會改選交接後,上任第一件事就是要處理物業管理公司換約,無論跟原來的物業公司關係如何,都要進行招標,避免利益爭議。

流程如下:

  1. 公開招標資訊
  2. 輪流邀請要投標的物業公司,與管委會面談
  3. 管委會討論決議
  4. 與決選物業公司完成議價、簽約
  5. 公告招標結果

在邀請物業公司投標時,可以將想詢問的問題,連同社區基本資料,提供給想參與招標的物業公司:

  • 戶數與樓層規模
  • 社區公共設施狀態,希望是全天或半天的社區保全服務
  • 清潔人員是自聘或希望物業承包

常見評估面談議題

《主委幫幫忙》團隊整理了過往我們用來評估物業公司是否適合的題目,供大家參考:

1. 是否瞭解社區需求?

  • 安排的保全人數、輪班時間、人員的年資與經驗
  • 指派總幹事或是行政組長
  • 會計方式
  • 機電設備維護、清潔人員管理方式

2. 服務現場人員的作業管理標準為何?

  • 包裹管理
  • 公共設施管理
  • 發生竊案時的處理方式與程序
  • 住戶糾紛的處理方式與程序

3. 合約權益內容

  • (保全)現場發生狀況時的賠償費用方式

4. 對社區的後勤支援?

  • 團康:辦中秋、中元、聖誕活動是否有人力、設備支援?
  • 防災:社區發生颱風時需要沙包、抽水機公司是否會支援?
  • 社區價值:優良社區競賽協助申辦。

5. 針對以上需求的價格方案

  • 明確列出費用項目

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怎麼找物業公司

通常物業公司都是針對區域性的服務,他們的主管會固定到鄰近社區巡視人員執勤情況,相對也熟悉當地情況,知道怎麼處理緊急情況。例如附近山林的動物跑進社區,如果很有經驗就知道通知哪些單位,以及在單位支援前先做好準備。

以下推薦幾個找到好物業公司的秘訣:

  1. 觀察附近社區聘用的物業公司,可以的話,認識一些當地住戶或管委會成員,了解實際合作情況
  2. 若是住戶推薦,除了詢問住戶推薦原因,也可以到全國建築管理資訊系統,查詢物業公司背景資料是否合法
  3. 各縣市政府舉辦的優良公寓大廈評鑑的得獎名單,尋找名單中社區的合作物業公司

結語:彼此尊重,是廠商與住戶的基本處事原則

以前就曾經耳聞,有些社區,物業公司跟管委會有不當利益往來,以確保跟社區能夠長期簽約合作,但物業合約的費用節節升高,行政品質效率卻不彰,例如保全時常人不在位置上,卻沒有改善;住戶通報公設維修,卻遲遲不處理。

我也聽過,少數住戶與物業公司保全有口角,私底下到處放話抹黑,結果變成法律糾紛。花了錢,住戶跟管委會卻沒有體會到服務的好處,甚至引起住戶間的對立衝突,這都是不樂見的情況。

最後分享,如何讓管委會可以更順利導入物業公司、跟住戶能夠和諧相處,以高效率的方式服務社區:

  1. 充分揭露招標、簽約資訊給社區住戶,讓住戶了解續約、更換物業公司的原因
  2. 建立日常打招呼習慣或是活動辦理,讓現場人員與住戶彼此有好的互動,基礎信任感
  3. 管委會定期追蹤管理績效,確保物業公司執行效率

無論是住戶或是廠商,彼此尊重,希望大家都可以找到理想的社區營運模式。

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本文經《方格子》授權轉載,原文發表於此

責任編輯:彭振宣
核稿編輯:翁世航