《20秒電梯簡報》:如何避免答非所問?使用「福利法則」改善自己的表達方式

《20秒電梯簡報》:如何避免答非所問?使用「福利法則」改善自己的表達方式
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我們想讓你知道的是

從進入電梯到抵達目標樓層,在這短短不到20秒的時間,創業者必須將自己的計畫推銷出去,這就是電梯簡報的由來。如今,此種簡報技術在任何場合都可能發生,你要如何用20秒的時間歸納出你想說的重點?這是資訊爆炸、人人都很分心的時代,必備的溝通技能。

文:小杉樹彥

福利法則表達方式,避免答非所問

在電梯簡報中,說話方式也是相當重要的一環。

電梯簡報所追求的並不是無謂的長舌對話,當然,要能持續與對方交流,也是一件重要的事情,但重點不是講越久越好,關鍵在於是否能正確表達,尤其是在對方提問、你要回答時,當場就能看出你的表達能力。

「面對問題,正確回答」,這個比你想像中還要難,即便是東京大學的學生,或是人稱門檻超高的外資金融企業的精英社員,也經常答非所問,這多半是因為不懂表達方式的結構所致。

因此,我建議可以使用「福利法則」,來改善自己的表達方式,這是任何人都可以簡單學會的法則,如圖所示。

福利法則表達法
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取其每一個日文單字的第一個字母「FKRI」,發音就近似福利(FUKURI)。我希望所有人都可以透過電梯簡報來獲得幸福與勝利,而懷抱著這樣的心願,才將這套方式命名為福利法則。若能將這套法則融會貫通,相信你的表達能力會大幅提升。

另外,為了讓任何人都能輕鬆使用,我特別加以改進,簡直可以說是特地開發了這套法則。

接下來是各項目說明:

1. 複誦

就是將對方提出的問題,再重複說一次。

有很多人在面對他人的提問時,會一股腦急著說出自己的回答,在那個當下,提問者反而會覺得:「這人有沒有在聽我說話啊?他有聽懂我在問什麼嗎?」而你的簡報也會在那瞬間被宣判失敗。

基本上,你應該先徹底掌握情報,而非急著擅自解讀,或延伸對方的問題。鸚鵡會完全模仿人類說的話,人類說什麼鸚鵡就說什麼,我希望你就像隻鸚鵡,原原本本複誦對方的問題。舉個例子,當對方提出:「請問你這個企劃最大的優點是什麼?」你要怎麼回答?

這時,你最理想的回答方式應該是:「我這個企劃最大的優點是……。」先複誦一次,再繼續說你的答案,就這麼簡單。僅僅只是改變了這一個小地方,就能讓你不再答非所問,對方也會覺得你有在回答他的問題。最重要的是,這能強調你現在就是在針對他的問題做回應,而且多花一、兩秒複誦對方的問題,也能為你自己爭取一、兩秒的時間重整思緒,可說是一石二鳥的好方法。

誰都能像隻鸚鵡一樣複誦對方說的話,但其實很多人並沒有好好實踐,這也是雙方在溝通時,常常會發生答非所問、離題等狀況的原因。

相信大家多少都有被出其不意的提問,給嚇到不知所措的經驗吧?人在被意外狀況突襲時就會露出破綻,也有些人會故意出其不意、提出意料之外的問題,藉此觀察你的反應,此時若你立刻面露驚慌,明顯就是一副不知如何是好的樣子的話,那你就輸了。

就算內心慌張,你還是要保持淡定,不急不徐的複誦對方的問題,然後利用這短短幾秒的時間,重整思緒,再好好回答問題。

2. 結論

就是將你答案中的重點傳達給對方。

「所以你的結論到底是什麼?」大家是否有被他人如此質問過?尤其電梯簡報的時間通常又快又急又短,對方耐著性子聽你講完話,卻發現你的內容沒有重點,那你就糟糕了。

因此,強調先說結論的福利法則,就是為了電梯簡報而生。要闡述結論時,重點就是用一句話來表達你的結論重點。有些人就算照著福利法則來說,卻還是常常讓別人搞不清楚結論到底是什麼。所謂結論,必須簡潔易懂,抽象、曖昧的說法,只會徒增對方的疑惑與困擾。

前面提到,當你被問到:「你這個企劃最大的優點是什麼?」時,你的結論應該要像這樣:「一言以蔽之,就是可以將影片,以比現在還要快一倍的速度,讓客戶在線上收看。」簡潔、俐落的結論與態度,肯定能讓對方留下好印象。

回答別人的質問也是一樣。例如,當對方已經很明白的問你是yes或no,而你的反應卻是「我無法回答」,這就是答非所問。對方會這樣問,就是想要聽到你二選一、直接的回答。

不論是一鼓作氣或賭一口氣,你都必須明確又直接說出答覆。模糊不清的答案,只會讓對方覺得跟你說話是在浪費時間,進而認為你這個人很不得要領、講話不清不楚;相反的,若你的回答很俐落明快,對方會更有意願與你進一步談下去。

另外,比起說「這就是我的結論!」改說「我先說結論」這種稍微有點鋪陳的說法,也會讓氣氛比較不緊張。

3. 理由

是指用來支撐你結論的根據。

不管你表現出多強烈的自信,希望對方相信你的提案,但對方畢竟與你不熟,不可能輕易信任你,況且電梯簡報大都是雙方初次見面,光是能說上話就非常不容易了,更遑論立即信任你這個人。通常對方都是半信半疑的在聽你說話,不,我想有八成是抱著懷疑的態度在聽你說,因此,為了讓對方相信你的結論,理由(根據)就很重要了。

「我會做出這個結論是基於……」、「我的結論是……理由……」,在說完結論之後,就緊接著闡述理由吧。當你說完理由後,一定要再帶回結論,注意前呼後應。用字遣詞可以簡單一點,用「因為所以」這個句型也沒問題,有時候就算你的簡報對象是母語人士,淺白簡單的詞彙也有助於對方了解。

總之,務必要記得前呼後應。另外,在闡述理由時,列舉三項理由,會是最有說服力的方式,而闡述理由的順序,一定要從弱到強,效果最好。

從結論到理由,述說節奏若能掌控得宜,就會產生非常強大的說服力。

4. 結尾

表達出「我的簡報到此結束」的訊息。

在該結束的時候好好結尾,也避免讓對方處在狀況外,沒跟上你的節奏。畢竟若是對方一臉「欸?就這樣?報告結束了嗎?」這絕對不是一個好結尾。

每一次的發言都做好結尾,有助於你掌握整場報告的節奏,不過,這也並不是絕對,有時候也可以視對方當下的反應來調整,若是對方很明確知道你的報告已經結束了,那省略也沒關係,過度一直強調結尾,反而會讓別人覺得你很咄咄逼人、不知進退,這方面就只能靠你臨機應變。

電梯簡報的結尾,可以用感謝的話語來表示,例如,「冒昧前來打擾,感謝您撥空接見」、「感謝您百忙之中抽空面談,非常謝謝」、「承蒙您寶貴的時間,非常感謝今日與您見面」簡潔明快的感謝,就算是社交禮儀用語也沒關係,但千萬別唸得死板且毫無感情,請務必滿懷真心誠意說出感謝的話語。

很高興、很榮幸、很有趣,正面樂觀的詞彙,也會在無意中影響對方對你的每一個評價,也能幫助你的電梯簡報又更上一層。

俗話說「過程不重要,結局好就是好」,不過用感謝的心情來做結尾,也是為了給對方留下好的餘韻及印象。

以上就是關於福利法則的說明及介紹。

我敢說只要好好運用這套法則,就能讓夠你大幅縮短對話的時間,並且確實傳達想法、建立良好互動喔!

書籍介紹

本文摘錄自《20秒電梯簡報:哈佛商學院、美國矽谷創業者必學的簡報技術,只給20秒,再忙的人都抬起頭來注意你。》,大是文化出版

作者:小杉樹彥
譯者:黃怡菁

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當電梯的門打開,如果裡面站著的人是微軟創辦人比爾蓋茲,
你要如何讓他在走出電梯前,願意買下你手中的這支筆?
這就是哈佛商學院入門的第一堂課:電梯簡報。

本書作者小杉樹彥,還在大學念書就說服了出版商發行他編寫的參考書,
年紀輕輕創業就獲NHK、TOKYO MX、日經、富士TV等媒體邀請,接受專訪,
29歲,成為大學客座講師,並與年營收一千億日圓的企業完成數以百萬計的多筆交易。

年輕的他有個特殊強項,就是電梯簡報(The Elevator Pitch)。
電梯簡報,最早誕生在美國創業者的聖地矽谷,
因為許多創業者與投資者的初次相遇,就是在電梯。

從進入電梯到抵達目標樓層,在這短短不到20秒的時間,
創業者必須將自己的計畫推銷出去,這就是電梯簡報的由來。
如今,此種簡報技術在任何場合都可能發生,
你要如何用20秒的時間歸納出你想說的重點?
這是資訊爆炸、人人都很分心的時代,必備的溝通技能。

20秒的奇蹟,我這樣創造
參加講座或是研討會,記得坐第一排,因為那裡最容易出現你的職場貴人,
這20秒你該怎麼開場?記得,先把對方能獲得的好處告訴他。
如果你一直見不到想見的人?可以試試四個連結法。
作者還有一句「魔法話語」,成功約對方見面的機率高達九成!

第一印象,怎麼做到不扣分?
作者只靠一套正式西裝,就完成150萬日圓的交易,
所以,外表真的很重要,因為你只有20秒。
什麼是吸引人又安全的打扮?第五章會告訴你。
還有,就算你對自己的提案沒啥把握,千萬別讓臉部表情洩了底。

對了,出門前記得檢查名片,因為最糟的開場白就是:
「啊,不好意思,我的名片用完了!」

靠手勢、音調,為你的20秒簡報加分
有五種簡單手勢,可以幫助對方理解你的資訊,一定要學會(書中有圖解),
你的音量要有氣勢,但不是要你很大聲,
你也可以很小聲,但就得有點穿透力,這樣對方會更注意聽。
作者有一套獨特的訓練聲音的方法。

沒有人天生就會,錄影、打逐字稿,這是最好的練習
為什麼要打逐字稿?因為這樣可以抓出你的廢言廢語,
練習時要嚴格守時,記得,你只有20秒,多一秒都不可以。

萬一這次的電梯簡報沒有成功怎麼辦?
很簡單,再找下一個20秒的機會,
因為你的實力,不能敗給情緒。

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Photo Credit: 大是文化出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰


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