在家上班常「分心」?行為大師教你排除外部干擾、保持專注的四個絕招

在家上班常「分心」?行為大師教你排除外部干擾、保持專注的四個絕招
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我們想讓你知道的是

填滿我行事曆、讓同仁知道我們何時不想被打擾、將電郵簡單的分類為「今天」或「本週」、設定「開放時間」,運用這4個方法避免外部干擾的方法保存專注,不管在家或是在公司,都能夠有足夠的時間思考與創新!

當我們在家上班時,也可以用這一的方法。例如,告訴家人當我們坐在書桌前,同時打開筆電就代表在工作,請他們暫時不要打擾我們。

將電郵簡單的分類為「今天」或「本週」,然後在規劃的時間內處理它們

解決了同仁的干擾後,我們就可以進一步的減少手機與電郵帶來的干擾。

Eyal發現,雖然我們常常抱怨手機的通知非常惱人,但是,卻有三分之二的人,從來沒有調整過手機上任何的通知設定。Eyal認為,我們只要花很少的時間,就可以移除一堆我們不需要的App,同時減少被這些App的通知所打擾。

另外,一些工作用的通訊App,例如:Line和Slack的群組,我們也應該關閉它們的通知功能。這些通知當然都很重要,但我們不需要每分每秒都被通知。

最好的處理方法,就是如上面所說的,規劃出時間去處理這些通知。例如,每半天我們可以規劃出20分鐘去檢視Line或Slack的訊息,然後回覆要處理的,而不是不停的被它們打擾。電話也是如此,如果我們的工作中需要大量的通話時間,那我們就應該特別為它規劃出時間,而不是即興式的處理。

當然,我們也應該為電郵規劃出特定的處理時間,但是,由於現代的工作會需要我們處理大量的郵件,Eyal也特別為電郵處理提出了不同的做法。

首先,Eyal認為當我們收到電郵時,我們就應該為電郵分類。這個類別,不應該分得太細(例如:用不同的公司部門、專案、或是工作類別),反而應該簡單的將電郵分類為「今天處理」以及「本週處理」就好。

如果我們不先為電郵分類,我們就會陷入重複的打開同一封電郵,然後決定要不要處理,然後再關掉電郵的迴圈。但是,當電郵被分類後,我們就可以在預先設定的時間內,去處理特定類別的郵件。

Eyal習慣在每天規劃出一個很短的時段(例如:1小時)去處理當天必須要回覆的郵件。然後,每週規劃一個比較長的時段(例如:3~4小時)去處理當週需要回覆的郵件。而每個週一的下午,就是Eyal 的電郵星期一。在那段時間內,Eyal會專注在回覆當週需要處理的所有郵件。

Eyal認為,這樣的規劃,有助於我們在其他時間「保持專注」,而不被不同的「外部干擾」影響。

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設定「開放時間」,讓我們可以減少干擾,同時可以發掘新的想法

除了同仁、電話、電郵、通知之外,我們不時還會被很多人邀約「聊天」或「喝咖啡」。這些人可能是我們的合作夥伴、廠商、客戶、甚至是長官們。Eyal也不例外,在他出版了《鉤癮效應:創造習慣新商機》後,他發現有一堆的人想要請他「喝咖啡」。「如果我接受每一次的邀約,那我什麼都不用做了。」,Eyal說。

因此,Eyal在他的個人網站上公布的「開放時間」,任何人都能夠在那個時間區間內,預約15分鐘的和Eyal聊任何事。這樣做的好處是,Eyal可以控制每週他花費多少時間「聊天」,不會因此影響他的「專注時間」。同時,也能夠透過這些「開放時間」和有需要的人聊聊,發掘新的想法與機會。

Eyal認為,如果有人要找我們「喝咖啡」,那他們的事情一定不會太過緊急,所以等到下一次有空的「開放時間」再聊也不會照成任何問題。更重要的是,透過等待「開放時間」,也可以讓對方想清楚要討論的事。很多時候,對方會在見面前,就找出解決問題的方法。而這樣就更加減少Eyal的干擾了。

除此之外,這些「開放時間」也能夠用來解決和同仁的溝通問題。當我們發現一些電郵上的討論開始失焦,我們可以和大家說:「我這週有三段時間可以討論這些問題,不如我們大家那個時候再做更深的討論。」

Eyal發現,很多時候,面對面的討論能夠節省很多我們浪費在來回電郵的時間。

在家上班雖然可以減少和同事「聊天」的時間,但無數的視訊會議讓這個問題變得更嚴重。因此,活用這個方法將可以避免需要做正事的時間,都拿來開視訊會議了。

在這個所有事情都講求「速度」的年代,我們常聽到「人類的專注力不如金魚」。希望我們能夠透過Eyal的分享,學會如何排除「外部干擾」,再次找到「保持專注」的方法。

本文獲創新拿鐵授權轉載,原文發表於此

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航